Cómo Estimar los Costes del Proyecto

La estimación, una de las piedras angulares de la planificación y el control del presupuesto del proyecto, si se hace mal, inmediatamente tus planificiaciones son poco realistas y están condenadas al fracaso. Pero, lamentablemente, estimar no es una ciencia precisa o una técnica sencilla. De hecho, es a la vez un arte y una ciencia. En este artículo, veremos qué es la estimación, algunas de sus trampas y algunas técnicas prácticas que puedes usar para crear mejores estimaciones para tu proyecto y descifrar cómo estimar los costes del proyecto de forma eficiente.

La definición de estimación de la Association for Project Management (APM) es: 

Un pronóstico del tiempo o coste probable de completar el trabajo

Vamos a dividir la frase. “Un pronóstico” or forecast significa mirar hacia el futuro. “Tiempo y coste probables” se refiere a lo que creemos que es más probable que sea real. Entonces, en otras palabras, estimar es mirar hacia el futuro para tratar de averiguar qué pensamos que sucederá. ¡Son conjeturas! Estimar es una palabra elegante para decir adivinar cuánto costará algo o cuánto tiempo llevará hacerlo.

No suena muy bien… ¿me estás diciendo que los planes y presupuestos de mi proyecto deberían basarse en conjeturas?

Pues… en una palabra: SÍ. Porque no tienes opción. Nunca llegarás a un punto en el que tengas un conocimiento absoluto de lo que cuesta algo o cuánto tiempo lleva hacerlo hasta que realmente lo hayas hecho. Y nosotros (profesionales de proyectos) sabemos que es inaceptable seguir adelante con proyectos sin planes. Entonces, para poder hacer planes, tenemos que hacer algunas conjeturas y suposiciones.

La clave es tener cuidado para que esas conjeturas sean lo más informadas posible mediante la recopilación de información necesaria y el uso de técnicas probadas. Y (muy importante): nunca pierdas de vista el hecho de que las estimaciones son conjeturas. Es posible que nos equivoquemos, por lo que debemos ser autocríticos y revisar continuamente nuestras estimaciones a lo largo del proyecto.

El gerente del proyecto es responsable de garantizar que se realice la estimación, pero eso no significa que se espera que el gerente del proyecto tenga el conocimiento y la experiencia para poder estimar todo por sí mismo.

Lo mejor es preguntarle a un experto en el tema en cuestión e, idealmente, preguntarle a la persona que hará el trabajo real porque es más probable que tenga más conocimiento y una mejor perspectiva.

La estimación tiene que llevarse a cabo en varios puntos del proyecto. Al inicio, es necesario realizar una estimación de los costes y beneficios esperados, así como de las duraciones generales. Si no hay estimaciones, la organización no puede tomar una decisión sobre si el proyecto debe continuar o no.

Durante la planificación debe haber estimaciones detalladas sobre las cuales el director del proyecto pueda elaborar presupuestos y cronogramas. Sin esas estimaciones, los planes son solo listas de tareas.

Durante la entrega del proyecto, el gerente del proyecto debe revisar y revisar las estimaciones en función del conocimiento y las lecciones aprendidas sobre cómo avanza el trabajo y cuánto cuestan realmente las cosas. Y, esto debe compararse con las nuevas estimaciones para el trabajo restante. Todo ello es necesario para verificar y validar continuamente que el proyecto es factible.

Hay muchas técnicas para producir estimaciones y es probable que necesites usar varias de ellas a lo largo de la vida de tu proyecto. La técnica que elijas en un punto en particular dependerá de la etapa del proyecto en la que te encuentres y del nivel de precisión que necesites lograr.

Imagina el proyecto inicial (iniciación o etapa de concepto), tal vez tu objetivo sea escribir el caso de negocios o recopilar información para incluir en el caso de negocio.

En este punto, tienes muy poca información sobre lo que implicará el proyecto. No conoces las tareas exactas, o el equipo, material o instalaciones exactos que necesitarás comprar o alquilar. Y, en realidad, en este punto no necesitas un conocimiento al milímetro o una estimación muy detallada o precisa. Tampoco quieres que tu equipo dedique una gran cantidad de tiempo a investigar información antes de que se haya decidido que vale la pena continuar con el proyecto.

Lo que necesitas es una estimación indicativa o de alto nivel, suficiente para permitir que los tomadores de decisiones tomen una decisión sobre si la idea es digna de convertirse en un proyecto. Este tipo de estimación puede tener muchos nombres, por ejemplo, «de alto nivel», «indicativa», «ball-park» o «top down».

Una técnica común y una buena práctica es usar información de un proyecto similar anterior. Esta técnica a menudo se denomina Estimación comparativa (porque comparamos este proyecto con uno anterior), Estimación análoga (porque se basa en la historia de otro proyecto) o Estimación histórica (porque se basa en un ejemplo histórico).

Usemos un ejemplo simple: si nuestro proyecto es organizar una gran conferencia de la industria. ¿Cuánto costará? Un buen punto de partida será buscar ejemplos de conferencias similares en el pasado (¿quizás tú o su empresa hayáis organizado una conferencia similar de la que hayáis aprendido lecciones?). Descubrimos que organizar una conferencia anterior, muy similar, costó £50,000. Realizamos algunos ajustes por inflación, aumento del coste del catering, etc. y, por lo tanto, llegamos a una estimación indicativa inicial de £55,000 – £75,000 para nuestra conferencia. Esto no es exacto, pero es suficiente para que tomemos una decisión sobre si continuar o no con el proyecto. Si mi presupuesto es de un máximo de 52.000 euros, ya sé que debo replantearme, tal vez modificar el alcance de la conferencia o no llevarla a cabo en absoluto.

Si tu proyecto no es montar una conferencia, tal vez una serie de conferencias, es posible que desees utilizar una combinación de la técnica comparativa y una llamada Estimación paramétrica.

Digamos que tu proyecto es organizar 10 conferencias. Sabiendo lo que costó organizar una conferencia anterior, ahora puedes multiplicarlo por 10 y hacer algunos ajustes por inflación, etc.

La estimación paramétrica también se puede utilizar para cosas más pequeñas. Tal vez estés tratando de calcular un presupuesto indicativo para los ponentes. Investigas un poco y descubres que una tarifa normal es de 1000 € por speaker. Necesitas 10 ponentes para la conferencia, por lo que tu presupuesto inicial es 10 x 1000 = £10 000.

En la etapa inicial del proyecto podemos salir adelante con una estimación de alto nivel. Sin embargo, a medida que avanzamos en el proyecto, necesitamos muchos más detalles, porque necesitamos llegar a un mayor nivel de precisión en nuestras estimaciones generales.

Para hacer esto, debemos dejar de mirar el proyecto como un todo y, en cambio, mirar sus componentes (es decir, tareas individuales o entregables). Una buena regla general es que cuanto menor sea la tarea o el entregable, más fácil será estimarlo con un alto grado de precisión.

Por ejemplo, si te pregunto “cuánto tiempo se tarda en organizar la conferencia”. Podrías decir «Eeehmmm, ¿quizás de 2 a 12 meses?». Ok, eso no es muy preciso y no es muy útil para crear un plan confiable, pero probablemente sea lo mejor que puedes hacer con esa información limitada. ¿Qué tal si pregunto “¿cuánto tiempo llevará diseñar el folleto para la conferencia”? (suponiendo que tengas algo de experiencia en el diseño de un folleto), podrías decir «Eso serán 2 días». Esto es muy diferente y es una estimación que puedo usar para construir mis planes.

Las técnicas para crear estimaciones más detalladas (y, por lo tanto, presumiblemente más precisas) son:

Bottom up/ analítica

El primer paso para crear una estimación analítica o bottom up es identificar todos los entregables que crearemos y todo el trabajo para crearlos.

Una buena herramienta para esto es una estructura de desglose de productos (PBS).

Un PBS es un desglose jerárquico de todos los componentes que conforman el producto del proyecto (en nuestro ejemplo, la conferencia). Comenzando con el producto completo (conferencia), luego dividiéndolo en sus entregables principales y luego dividiendo esos entregables en componentes más pequeños.

Un PBS para la conferencia podría verse así:

Una vez que tengas tu PBS, céntrate primero en los componentes de nivel más bajo. Este es el nivel en el que deseas estimar. Cuanto más pequeño hayas logrado desglosar tu producto, más fácil será estimar con precisión.

Una vez que tengas estimaciones para los componentes individuales, puedes agregarlos todos, trabajando de abajo hacia arriba a través de tu PBS. Esto puede llevar algo de tiempo, pero suponiendo que hayas identificado todos los componentes y haya realizado los cálculos correctamente, debería proporcionarte una estimación del coste del proyecto muy precisa.

Comenzando desde abajo y sumando los costes de los componentes, identificamos el coste de cada entregable. Y al sumarlos, encontramos que la estimación del costo del proyecto es £61,540.

Esto encaja dentro de la estimación inicial de alto nivel de £55,000 – £75,000, ¡así que probablemente estemos muy contentos con ese número!

Pero… podrías decir… ¿cómo llegas al punto en el que tienes una estimación para cada componente?

Aquí es donde debes ir y hablar con expertos relevantes. Para obtener una estimación del coste de Multimedia, debes hablar con la empresa de equipos de sonido y video, el ingeniero de sonido y el DJ.

¿Qué pasa si los expertos no pueden darme una respuesta directa o una respuesta definitiva?

Esto es bastante común y, de hecho, incluso podría ser una buena práctica que solicites un rango de estimaciones que luego puedas analizar utilizando cualquiera de las técnicas PERT de tres puntos.

Three point estimating technique 

In a three point estimate you analyse 3 data points: The Best Case Scenario (“Optimistic” or “O”), The Worst Case Scenario (“Pessimistic” or “Pw”) and the Most Likely (ML).  

You then add up all three values (O + ML + P) and divide them by 3.  

So if your Sound Engineer tells you:  

If all goes perfectly it should cost £1,500, but worst case I will need to charge £2,000, however I think it is most likely it will cost £1700. 

Your three point calculation will therefore look like this: 

Aquí podría tener sentido redondear esa cifra para que obtengas £ 1,750.

PERT 

PERT (Técnica de evaluación y revisión de programas) lleva la fórmula de tres puntos más allá y le da más peso al valor más probable (Most Likely Value).

La lógica es que si el experto dice que algo es más probable, debemos darle más peso en nuestro análisis.

En PERT también trabajamos con O + ML + P pero multiplicas el valor de ML por 4. Luego divides el valor total por 6.

En nuestro ejemplo, el cálculo PERT se vería así.

Debido a que los números con los que estábamos trabajando son tan pequeños, es posible que decidas que todavía estás garantizado para usar la estimación de £ 1,750 a partir de la estimación básica de tres puntos o tal vez decidas redondear a £ 1,700.

Si estás trabajando con números más grandes, la diferencia podría ser de miles de libras.

Podrías pensar que una vez que se aprueba el plan, no se necesitan más estimaciones. Esto es incorrecto.

Debido a que las estimaciones son, en efecto, conjeturas, existe la probabilidad de que te hayas equivocado. Si no descubres que te equivocaste y ajustas los planes y presupuestos del proyecto en consecuencia, puedes terminar con un proyecto fallido.

Entonces, a lo largo de la Entrega debes revisar el progreso de tu proyecto y compararlo con lo que habías estimado.

Por ejemplo, para nuestra conferencia habíamos estimado que los costes de viaje y alojamiento para nuestros ponentes ascenderían a £8000. Sin embargo, ahora hemos confirmado 5 de 10 speakers y ya hemos gastado £ 7000 en su viaje y alojamiento, ¡y quedan 5 más por confirmar!

Esta es una indicación de que nuestras estimaciones eran incorrectas.

Lo primero que tenemos que hacer es entender por qué. ¿Nos habíamos perdido un aumento en los costes de hotel? ¿Habíamos olvidado que varios de nuestros speakers tienen que pagar una visa para entrar al país?

Una vez que conocemos esos hechos, podemos volver a estimar cuál será el coste total y actualizar nuestro presupuesto en consecuencia.

Estimar, en esencia, es un trabajo de conjetura, pero eso no significa que debamos tomarlo a la ligera. La clave es tener cuidado de que esas conjeturas sean lo más informadas posible mediante la recopilación de información suficiente y el uso de técnicas probadas. Y (muy importante): nunca pierdas de vista el hecho de que las estimaciones son conjeturas. Es posible que nos equivoquemos, por lo que debemos ser autocríticos y revisar continuamente nuestras estimaciones a lo largo del proyecto.

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