La tecnología en torno a la Gestión de Proyectos avanza cada día y es casi imposible seguirle el ritmo! Si eres usuario de Microsoft TEAMS, este artículo te ineresa ya que voy a explicarte cómo crear Salas de Reuniones en TEAMS y cómo Solicitar Aprobaciones directamente desde la herramienta.

Cómo crear Salas de Reuniones en TEAMS

Hace unas semanas, Microsoft activó la nueva funcionalidad de TEAMS que nos permite crear Salas de Reuniones. AQUÍ se puede encontrar una guía sobre los elementos principales de la funcionalidad.

Personalmente, he estado esperando esta funcionalidad durante mucho tiempo para trabajar (en concreto) la formación. Y aunque me encanta el hecho de que cada sala de grupo tiene la funcionalidad de una reunión completa de MS Teams, descubrí algunos matices que podrían ayudar a que tu primera (o próxima) sesión con Salas de Reuniones se desarrolle sin problemas.

Esto es todo lo que necesitas saber sobre cómo funcionan las salas de reuniones de MS Teams, en términos prácticos: 

1. No es instantáneo, lleva algo de tiempo crear salas de reuniones. La primera vez que presioné ‘Open Rooms’ esperaba que el proceso durara solo unos segundos (ya había trabajado en salar de reuniones en otras plataformas). Después de casi 30 segundos, el grupo comenzó a preguntar si había algún problema.

Sugerencia: presiona el botón mientras haces tus últimos comentarios para asegurarte de que no se haga el silencio y que todos estén mirando las cámaras de los demás esperando.

2. ¡Es demasiado rápido vaciar las salas de grupos pequeños! A diferencia de abrir las salas, al presionar el botón «Close Rooms», esperaba que los asistentes recibieran un aviso de que la sala se cerraría dentro de un período de tiempo (como ocurre con otra tecnología). En cambio, los usuarios fueron llevados directamente a la sala principal sin previo aviso; el resultado fue que se unieron a mí a mitad de su frase.

Sugerencia: usa la función de hacer anuncio para que los asistentes sepan que les quedan uno o dos minutos para que puedan terminar su conversación.

3. Puede atascarse al intentar cerrar las salas. Dos de cada tres días, una de las salas se atascó mientras cerraba y parecía estar en el limbo. Los usuarios pudieron salir y volver a unirse a la reunión principal, pero no pude crear una nueva sala o interactuar con la que estaba atascada.

Sugerencia: este podría ser un problema aislado, pero por si acaso crea una sala adicional al comienzo del día y no le asignes personas. Esto te permite mover personas sin tener que preocuparse de que una de las habitaciones se «cuelgue».

4. No puedes tener más de un moderador a día de hoy. Es útil tener más de una persona que pueda moverse entre las salas para moderar reuniones más grandes.

Sugerencia: define quién/es te apoyará/n cuando los traslades manualmente de una habitación a la siguiente con anticipación y abre un chat privado con ellos para asegurarse de que sus tiempos estén bien coordinados.

Cómo Solicitar Aprobaciones en TEAMS

Después de la implantación de las salas de reuniones, la funcionalidad de Aprobaciones de MS Teams se ha real y ya está disponible para todos los usuarios. Puedes encontrar una guía sobre qué son estas aprobaciones y cómo funcionan AQUÍ.

Si bien esto no es algo que muchos hayan estado esperando con entusiasmo, su introducción ha abierto una serie de oportunidades para que los equipos de proyectos y PMO administren algunos de sus pasos de gobernanza.

• Sencillo y Eficaz al poder solicitar la aprobación de un documento o una decisión en cualquier momento, sin ataduras a ningún otro proceso. Puedes ayudar a los equipos de PPM y PMO a colaborar fácilmente sin el rigor de una etapa de gobierno completa y un proceso de puerta.
• Fomenta la colaboración, aunque los equipos aún requieren los puntos de contacto de mejores prácticas para las aprobaciones, su facilidad de uso alienta a las personas a obtener aprobaciones con más frecuencia sin utilizar flujos de trabajo o procesos complejos.
• Agregar más de un aprobador es una gran característica, aunque no puedes ponerlos en un orden escalonado, reiterando la simplicidad de la solución.
• Todo en un solo lugar permite que los equipos colaboren en un solo espacio, incluida esta importante adición para administrar las necesidades diarias de proyectos y programas.

En conclusión

Si no has trasteado con ninguna de estas dos nuevas (más o menos) características, ¡hazlo pronto!

Ambas son excelentes adiciones a MS Teams y realmente mejoran la capacidad de los equipos para continuar trabajando con sus compañeros y expandir sus comunidades de PPM.

Si quieres saber más sobre cómo hacer que tus equipos trabajen de manera más eficiente y colaborativa, no dudes en contactar con nosotros.