Cómo crear OKRs útiles y efectivos

OKRs, acrónimo de Objetivos y Resultados Clave, es una metodología para el establecimiento de metas de manera colaborativa en empresas, equipos e individuos. Si bien su definición es sencilla, su implementación puede entrañar dificultades. El propósito de este artículo es proporcionarte algunos consejos para crear OKRs útiles y efectivos, además de compartir algunos errores comunes en su definición y cómo tratar de evitarlos.

Un objetivo describe QUÉ se desea lograr a alto nivel, mientras que los Resultados Clave definen CÓMO lo lograrás. Un OKR se podría resumir en una frase de la siguiente manera:

OBJETIVO medido por RESULTADO CLAVE a través de Iniciativas/Proyectos.

Para crear OKRs efectivos, es esencial revisar las características de los Objetivos y de sus Resultados Clave. Para obtener más información sobre la gestión de proyectos exitosa, puedes consultar nuestros artículos o ponerte en contacto para solicitar 30 min de consultoría gratuíta con uno de nuestros asesores.

Un Objetivo debe describir de manera concisa una meta de alto nivel que impulse a la organización en la dirección deseada, que en su consecución la acerque a su Misión. Un objetivo bien definido posee las siguientes atribuciones:

• Claridad: El Objetivo debe guiar de manera precisa al equipo, debe quedar claro lo que se necesita alcanzar.
• Orientado a la Acción: Articula una dirección clara para el progreso de la empresa hacia el cumplimiento de su Misión.
• Relevancia: Los Objetivos deben alinearse con las principales prioridades de la empresa y su estrategia general, contribuyendo al logro de la Misión de la empresa.
• Inspirador: Los objetivos no solo priorizan objetivos comerciales, sino que también inspiran a los equipos para pensar a lo grande y lograr resultados ambiciosos. Esta diferenciación respecto a las tareas rutinarias es la que proporciona el crecimiento necesario para transformar la organización.

Una vez tengas un borrador de tus Objetivos, revísalos respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Están entre las 3-5 principales prioridades para este trimestre? (Relevancia)
• ¿Son claros y fáciles de entender? (Claridad)
• ¿Incluyen detalles cualitativos? (Claridad)
• ¿Inspiran y promueven el cambio? (Inspiración)
• ¿Esta formulados con un verbo? (Orientación a la Acción)

Los Resultados Clave son las métricas que se utilizan para medir el progreso y el logro final de un Objetivo. Definir Resultados Clave puede ser un desafío, especialmente para aquellos que son nuevos en la práctica. Considerar los siguientes factores puede resultar de ayuda al elaborar los Resultados Clave:

• Específicos y Limitados en el tiempo: Los Resultados Clave deben cubrir el Objetivo desde diversas perspectivas. Es aconsejable establecer de 3 a 5 Resultados Clave por Objetivo para obtener profundidad sin perderse en el seguimiento. En su definición contienen el período de tiempo durante el cual se medirá el progreso de la métrica definida.
• Ambiciosos pero Realistas: Los Resultados Clave deben establecerse de manera ambiciosa, incluso si no son completamente alcanzables. Esta ambición fomenta en general un progreso significativo. Sin embargo, también debe considerarse que sean alcanzables para motivar adecuadamente al equipo. Involucrar al equipo en la definición de los Resultados Clave puede facilitar la participación y el compromiso.
• Medibles y Verificables: Los Resultados Clave deben poder cuantificarse, permitiendo mediciones y su verificación final sin ambigüedades al completarse el período.

Comprueba tus Resultados Clave con las siguientes preguntas:

• ¿Contienen los resortes necesarios para lograr el Objetivo? (Específicos)
• ¿Definen los valores a alcanzar? (Específicos)
• ¿Son fáciles de entender? (Específicos)
• ¿Están limitados en tiempo? (Limitados en el Tiempo)
• ¿Son medibles? (Medibles)
• ¿Ofrecen información regular sobre el progreso? (Medibles)
• ¿Ofrecerían señales de advertencia temprana si las cosas no van bien? (Medibles)
• ¿Contienen en su formulación un verbo? (Orientados a la acción)
• ¿Desafían la manera actual de hacer las cosas? (Ambiciosos)
• ¿Se podría responder ‘sí/no’ al final del período para confirmar el cumplimiento de la métrica? (Verificable)

Proporcionamos tres ejemplos de OKRs, teniendo en cuenta las consideraciones discutidas anteriormente:

Objetivo: Convertirse en el departamento de Recursos Humanos más eficiente en nuestra industria, medido por:

• KR1: Implementar la automatización completa de las solicitudes de permisos y licencias, reduciendo el tiempo de procesamiento en un 50% antes de que finalice el trimestre.
• KR2: Alcanzar una tasa de finalización del 100% en los programas de capacitación para empleados y liderazgo antes de que finalice el trimestre.
• KR3: Garantizar que el 100% de los nuevos empleados completen y obtengan una puntuación del 90% o más en las preguntas de seguimiento que acompañan a nuestra serie de videos de orientación de la empresa.

Objetivo: Diseñar una experiencia de usuario (UX) tan intuitiva que no haya consultas de servicio al cliente, medido por:

• KR1: El diseño coincide al 100% con los requisitos del cliente.
• KR2: Menos de 1 consulta de servicio a la cliente relacionada con la UX por semana.
• KR3: Escalar la infraestructura para admitir a 1000 usuarios antes de que termine el trimestre.

Objetivo: Mejorar la supervisión de proyectos, medido por:

• KR1: Integrar a todos los interesados en el plan de proyecto de Project for the web y supervisar las actualizaciones semanales hasta la finalización del proyecto.
• KR2: El 100% de los proyectos tienen un informe de estado semanal registrado.
• KR3: Mejorar la generación automática de informes en Power BI en un 90% este trimestre.

La práctica de los OKR esta tomando fuerza en las organizaciones que buscan mejorar en la definición y aproximación de sus objetivos estratégicos, es importante por lo tanto como PMO estar al día.

En el curso de PMO Practitioner de Wellingtone discutimos la importancia de las métricas de la PMO y del Cuadro de Mando Integral de la PMO.

Para mantenerse en la vanguardia y continuar agregando valor, la PMO deber revisar sus métricas actuales y alinearlas con las de la organización, o si no tiene aún definidas las métricas, desarrollarlas para permitir a los clientes internos no solo enteneder el valor de la PMO, si no tambien articularlo.

Aquí tienes una lista no exhaustiva de algunos de los errores más comunes a la hora de crear OKRs y consejos sobre cómo evitarlos:

• Los Objetivos no son Claros: Los OKRs deben ser específicos y fácilmente comprensibles por todos en la organización. Un error común es establecer objetivos ambiguos que dejan espacio a diferentes interpretaciones.

Consejo para Evitarlo: Utiliza el Criterio SMART: Asegúrate de que los OKRs sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el Tiempo (siglas de SMART en inglés).

• Falta de Alineación: Es importante que los OKRs se alineen con los objetivos estratégicos de la organización. A menudo se crean OKRs que no contribuyen directamente a los objetivos más amplios.

Consejo para Evitarlo: Comienza arriba: Alinea los OKRs de arriba hacia abajo, asegurando que los objetivos organizacionales informen a los OKRs departamentales e individuales, pero también permite la colaboración para que los equipos/individuos puedan promocionar sus objetivos.

• Establecer demasiados OKRs: Tener demasiados OKRs en un ciclo puede ser contraproducente, al perderse el enfoque. Es mejor centrarse en unos pocos OKRs clave cada trimestre en lugar de dispersar los esfuerzos en muchos y abordar otros en futuras iteraciones.

Consejo para Evitarlo: Prioriza los Objetivos. Anima a los equipos a priorizar y enfocarse en los objetivos más críticos. Limita la cantidad de OKRs a una cantidad manejable que permita un progreso significativo, idealmente de 3 a 5 por trimestre.

• Medición ineficaz de Resultados: Los OKRs deben ser medibles y basados en resultados concretos. No medir ni analizar adecuadamente el progreso es un error que puede llevar al fracaso de la iniciativa.

Consejo para Evitarlo: Define Métricas Clave. Define claramente las métricas clave o indicadores que se utilizarán para medir el progreso. Asegúrate de que estas métricas estén alineadas con los resultados deseados y se sigan regularmente, idealmente de manera semanal.

Para ayudar con la definición y monitorización de los OKRs te puedes apoyar en herramientas software como explicamos en nuestro artículo ¿Qué es Microsoft Viva Goals y Cómo Conecta con Project?

• Tratar los OKRs como procesos de negocio: Un error importante es tratar los OKRs como tareas rutinarias del día a día. Los OKRs deben ser aspiracionales y transformadores, no una continuidad del trabajo regular.

Consejo para Evitarlo: Establece Metas aspiracionales: Anima a los equipos a establecer OKRs aspiracionales y desafiantes que vayan más allá de las tareas rutinarias. Fomenta una cultura de innovación y crecimiento enfatizando la naturaleza transformadora de los OKRs. Para tratar las tareas necesarias apóyate en el nivel de Proyecto/Iniciativa.

• Vincular los OKRs con la compensación: Vincular los OKRs directamente a la compensación puede tener consecuencias no deseadas, como jugar con el sistema o desalentar la toma de riesgos o decisiones. Es esencial encontrar un equilibrio entre la motivación y la equidad en las prácticas de compensación.

Consejo para Evitarlo: Desvincula la compensación y los OKRs: Considera desvincular la compensación de los OKRs para evitar la manipulación y fomentar el enfoque en el desarrollo personal y profesional. Utiliza otros factores, como las revisiones de desempeño, para las decisiones relativas a la compensación.

Crear OKRs efectivos puede suponer todo un desafío, especialmente en las etapas iniciales de implementación. Puede requerir varios ciclos hasta alcanzar un nivel adecuado de práctica. Sin embargo, recuerda que los OKRs tienen sus raíces en los principios ágiles, la iteración y la reflexión son partes clave del proceso.

Que no te afecte la parálisis por análisis, recuerda el dicho: ‘Lo perfecto es enemigo de lo bueno’. Comprométete con el proceso y comienza a trabajar y aprender de él. Descubrirás que tú y tu equipo desarrollareis vuestra capacidad de definir OKRs más rápidamente de lo que pensabas. Acepta el proceso y, con cada iteración, te acercarás más a lograr resultados significativos e impactantes.

Si deseas obtener más información sobre OKRs, herramientas de PPM o discutir cómo Wellingtone puede ayudar a mejorar tu capacidad de PPM, no dudes en contactarnos.