Muchas organizaciones están considerando el papel de su PMO dados los cambios a los que todos hemos estado sujetos causado por el aumento del trabajo remoto y eso nos indica que este es el momento de enseñarte cómo construir una PMO de valor añadido.

Por otro lado, hay PMOs que están considerando su catálogo de servicios para adaptarse a la «nueva normalidad» y apoyar mejor a sus organizaciones.

De cualquier manera, es importante construir una PMO (o transformar la que ya tengas) con algunas consideraciones y pasos clave que te permitirán ofrecer un verdadera PMO de valor añadido.

Comencemos con algunos datos de nuestra última encuesta sobre el estado de la gestión de proyectos, The State of Project Management Survey:

• La realización de beneficios sigue siendo la actividad menos probable para formar parte del alcance de la PMO.
• Informes de proyectos mantiene su lugar en la parte superior del catálogo de servicios para todas las PMOs.
• El 89% de las organizaciones (que respondieron) tienen una
• El 71% cree que su PMO aumentará en valor percibido en el próximo año.

Por lo tanto, para que tu PMO sea considerada como un socio comercial de valor añadido, piensa en los siguientes puntos antes de comenzar.

Un modelo con encaja en todas las PMOs

• La «P» en PMO continúa eludiéndonos y la gente todavía se pregunta qué significa la P y qué está dispuesto a hacer el equipo
• El 52% de las PMOs no tienen una estrategia, aunque hay un buen porcentaje de organizaciones que tienen al menos una PMO, muchas PMOs no tienen una visión de futuro.

Antes de comenzar tu viaje PMO, asegúrate de considerar el ADN de PPM en tu organización y lo que lo hace funcionar. Una vez que comprendas esto, puedes considerar:

• ¿Qué significa ser la única fuente de verdad en tu realidad?
• ¿La PMO será el administrador y el guardián del cambio (se le puede dar el contexto organizacional)?
• ¿Cómo de adaptable debes ser para apoyar a tu organización (necesitas un alto grado de agilidad)?

Empieza con un Por qué

• La curva de olvido de Ebbinghaus nos muestra que un día después de cualquier experiencia de aprendizaje, olvidamos hasta el 65% de la información que nos han contado.
• Los hechos contados como parte de una historia tienen 20 veces más probabilidades de ser absorbidos.

Por lo tanto, tu PMO necesita poder contar historias, y el POR QUÉ de tu PMO es la mejor historia posible para compartir. Hazlo por:

• Solo podrás crear la solución correcta si comprendes POR QUÉ tus Clientes necesitan la PMO, así que comunícate con ellos y pregúntales cuáles son sus expectativas. Tu por qué es diferente al de otra persona.
• Hablar humano en lugar de administrar proyectos significa usar un lenguaje que no necesita una formación previa para que las personas puedan conversar y entenderse.

El Valor es la Percepción

• El valor ES la percepción porque somos subjetivos por naturaleza a medida que desarrollamos nuestros valores a lo largo de los años, en función de nuestros antecedentes, estímulos y experiencias.
• Un ejemplo de esto: si preguntas a 40 personas qué significa valor para su organización, encontrarás aproximadamente 30 tipos diferentes de valor, muchos de los cuales no están centrados en el aspecto económico.

El valor de tu PMO se define por la percepción de tus Clientes, que a su vez está influenciada por la forma en que interactúas con ellos:

• Vivir los valores del negocio y de la PMO, una vez que te comprometes con ellos, tus Clientes deberían verte vivirlos.
• El idioma de la empresa existe, así que lleva tu comunicación al siguiente nivel y no solo hables humano, sino que usa también un lenguaje familiar para la organización.
• Comprende el hilo de valor de la organización y desarrolla tu catálogo de servicios para respaldar ese valor.

Eres un Comercial

• Si no vendes bien tu PMO internamente, tu Cliente irá a otra parte de varias maneras posibles:
  • Los Pet projects (Proyecto favoritos de un líder) escaparán del control.
  • Los líderes permitirán y alentarán eludir el proceso.
  • La calidad de los productos sufre y los proyectos fracasan.

Aunque la PMO no es un equipo de ventas, dada la naturaleza del trabajo que hacemos, debemos asegurarnos de que todo lo que hacemos «venda» la idea, la calidad y los valores de tu PMO:

• Considera los comportamientos mostrados por ti y por tu equipo. ¿Actúa como un socio comercial de confianza?
• Haga su PMO sobre la construcción de relaciones y recuerde que las PMO son integradoras (consulte el artículo de Principios de Wellingtone PMO)
• “Si no es sexy, no sale de esta oficina” – un mantra de la PMO; asegúrate de que todos tus productos, plantillas, entregables y resultados cuenten la historia de la PMO, se vean atractivos y sean fáciles de usar.

La métrica importa

• El 54% de las organizaciones no analizan el valor de la PMO porque es algo difícil de hacer sin idear medidas no estándar.
• El 30% de los encuestados en la consulta de noviembre de 2019 dijeron que habían disuelto una PMO, debido a la falta de valor percibido: la mayoría de las organizaciones quieren que demuestres el valor de la PMO.

Mientras piensas en desarrollar una PMO nueva (o existente), es importante recordar el Ciclo de vida del valor de PMO porque cuando las PMOs fallan, es probable que falte uno de estos pasos; la mayoría de las veces el enlace que falta es medida:

• No tengas miedo de ser transparente sobre el progreso, incluso si las métricas y los resultados no ponen en este momento a la PMO en su mejor posición.
• Vuelve a enmarcar la conversación agregando medidas para que pueda contar una historia con sus resultados: los datos son solo datos, no información.
• El Valor del Ciclo de Vida es importante, así que asegúrate de tener los cuatro pasos cubiertos

Y qué?

Todas las PMOs pasan por el mismo proceso, pero cada una con un sabor diferente, así que aprende de las experiencias de otros para tener la mejor oportunidad de tener una PMO exitosa utilizando actividades como el benchmarking con organizaciones de su industria e involucrarse en los diversos canales online.

Tener en cuenta estos temas antes de comenzar puede ayudarte a desarrollar la mejor PMO para tu organización en la que todos estén de acuerdo. Y recuerda ser #HumanFirst y PMO después.