Cada proyecto debe ser una experiencia de aprendizaje y es importante dedicar tiempo para revisar cómo fue el proyecto para mejorar y cambiar. En este artículo, hemos descrito cuatro sugerencias y consejos sobre cómo aplicar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos.
¿Qué son las Lecciones Aprendidas?
Experiencias documentadas que se pueden utilizar para mejorar la gestión futura de proyectos, programas y portafolios.
The APM Body of Knowledge (7th Edition) definición de Lecciones Aprendidas.
Por supuesto, documentar, comunicar y revisar las lecciones aprendidas proporciona un gran beneficio, si se hacen bien. Suelen llevarse a cabo en conversaciones informales en las que el equipo comparte sus puntos de vista acerca de lo que pensaron sobre el proyecto y lo que podría haber salido mejor. Hablar de estas cosas debería ayudar a mejorar el proceso en un proyecto futuro.
1) Recopila las lecciones aprendidas a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Dedica tiempo a capturarlas después de los hitos clave del proyecto, como al final de una fase o etapa del proyecto. Agradecerás a tu yo del pasado por documentar las lecciones mientras aún estaban frescas en la mente de todos, ya que esta actividad te ayudará a escribir la documentación de cierre del proyecto obligatorio. A medida que el proyecto se acerca al final de su vida, tu equipo de proyecto comenzará a disolverse, por lo que es importante capturar sus lecciones antes de que se agote el tiempo y antes de que los recuerdos se desvanezcan.
Además, realizar revisiones periódicas de las lecciones aprendidas a lo largo de la vida del proyecto to preparará para el éxito. Cuanto antes puedas identificar una lección negativa, antes podrás planificar e implementar recomendaciones para recuperar el proyecto. De manera similar, identificar lecciones positivas lo antes posible te permitirá identificar oportunidades para repetirlas.
2) Incluye recomendaciones
Captura recomendaciones prácticas para todas las lecciones aprendidas, de modo que puedas aprender de ellas en el futuro. Durante tus revisiones, es importante poner el mismo enfoque en lo que salió bien, lo que no salió tan bien y lo que podría mejorarse. Al capturar esas recomendaciones, identifica dónde puedes necesitar apoyo para implementar ciertas acciones, de modo que tanto tú como la organización tengáis más probabilidades de aprender de esas lecciones.
Si se niega a discutir y documentar las recomendaciones, todo lo que puede producir es una lista de declaraciones positivas y negativas sobre su proyecto. Esta lista no le ayudará a usted ni a otros a aprender de nada, así que use sus reseñas para evaluar formas de mejorar para la próxima vez.
3) Publica tus Lecciones Aprendidas
Sería una buena idea el almacenar las lecciones aprendidas en un lugar accesible, de modo que puedas compartir tus conocimientos con el resto de la organización. Si todos los equipos del proyecto contribuyeran al registro consolidado de lecciones aprendidas, podrías utilizar esta lista como una valiosa herramienta de comunicación al inicio del proyecto y durante todo el ciclo de vida del mismo.
Además, poner todas las lecciones en un solo lugar significa que las lecciones no caen en el olvido en un documento de cierre de proyecto archivado. Tu PMO y la alta gerencia podrían utilizar esta ubicación central para realizar e informar sobre el análisis.
4) Ser colaborativo
Involucra a tu equipo de proyecto y a las partes interesadas clave, en ejercicios de lecciones aprendidas para que podáis celebrar los éxitos, reconocer lo que se podría mejorar y escuchar a otras personas, en un entorno seguro. Para facilitar estas conversaciones puedes organizar talleres de lecciones aprendidas y entrevistas personales.
Próximos pasos
Considera la posibilidad de contratar a un facilitador independiente para asegurarte de que tus actividades de lecciones aprendidas sean justas y completas. Wellingtone organiza talleres prácticos y enfocados para nuestros clientes, actuando como un partner crítico y brindando orientación, aprendizajes y consejos del mundo real.
Cada situación es única, pero generalmente se caracteriza por lo siguiente:
- A cargo de uno de nuestros consultores de PPM ampliamente experimentados
- Un compromiso definido a corto plazo de 1 a 3 días
- Entregables claramente acordados
- Talleres con las partes interesadas, uno a uno o en grupo
- Informe práctico y conciso
- Presentación a la alta dirección
Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo aplicar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos y crear una cultura de lecciones aprendidas en tu organización.
