Cómo administrar tu jornada laboral de manera efectiva estando en cuarentena

Bienvenido al mundo del trabajo remoto!

Para muchos de nosotros, las últimas semanas han visto un cambio sin precedentes en la forma en que no solo trabajamos, sino que también funcionamos como individuos, familias y sociedad en general. Algunos de nosotros estamos luchando por mantener el impulso durante este período de incertidumbre y cambio. Otros están tratando de adaptarse a trabajar en casa mientras también educan a sus hijos al mismo tiempo. Algunos se sienten abrumados con el gran volumen de trabajo. Lamentablemente, algunos ya han perdido sus trabajos como resultado de Covd-19. Además de implicaciones extremadamente graves para la salud de las personas, claramente hay un gran impacto en la salud mental a medida que avanzamos en la cuarentena.

Cualquiera que sea tu situación de entre las anteriores mencionadas, todos nos estamos adaptando a estar en casa (o «Trabajar desde la oficina central» como yo digo), haciendo todo lo posible para tener un día productivo. Aquí os ejo algunos consejos útiles para garantizar que pueda navegar de manera efectiva por nuestras nuevas formas de trabajar y vivir:

1. Área exclusiva de trabajo. Un escritorio o una mesa es importante, idealmente con algo de luz natural y suficiente espacio para trabajar cómodamente. Tienes que trabajar con lo que tienes, pero te recomiendo un escritorio o una mesa pequeña que puedas usar como escritorio, si es posible. Claro, he hecho trabajos muy productivos desde mi silla de mimbre favorita, pero siento que estoy «en el trabajo» cuando estoy sentada en mi escritorio.
2. Prepárate para el día. ¡Siempre hay una manera ideal de comenzar el día! A algunos tele-trabajadores les resulta útil vestirse como si fueran a la oficina (¡zapatos incluidos!), pero personalmente creo que es demasiado. Me basta con vestir algo con lo que no me sentiré avergonzada si alguien me viera desde fuera. El momento videollamada hace que se refuerce mi teoría. Puede ser tentador huir de la ducha y trabajar en pijama, pero te animo a que no lo hagas. Normalizar mi forma de vestir me hace sentir más como si el día hubiera comenzado oficialmente.
3. Crea una rutina. Si no estableces una rutina diaria, podrías terminar sintiéndose como si no estuvieras haciendo nada o como si nunca dejaras de trabajar. Define un horario; un momento en que comiences a trabajar y termines el trabajo. Haz pausas en momentos que sean compatibles con tu familia. Debes estar dispuesto a ser flexible a medida que surjan cosas (como reuniones virtuales). Este horario también será útil para tus hijos si están en casa contigo. Puedes planificar a qué van a dedicar su tiempo mientras tu trabajas, ya sea una programación educativa, algunas tareas extraescolares o un libro para leer.
4. No te saltes tu almuerzo. Levántate y toma café. Si tienes problemas para recordar tomar descansos, activa una alarma en el teléfono, ordenador o en el fitness tracker para recordarte que debes levantarte y estirar las piernas.
5. Haz un To-Do List. Esto va en relación con el punto anterior. ¿Cómo saber cuándo termina tu jornada laboral? Si no tienes una lista de tareas pendientes, es posible que nunca acabes tu jornada. Piensa en tu lista como si fueran tus metas para cada día. Es posible que no revises todo todos los días, pero te ayudará a mantenerte en el camino a medida que vayas tachando las cosas de la lista.
6. Haz algo de ejercicio. Dependiendo de su situación, puedes hacer una clase de ejercicio online o simplemente hacer algunos estiramientos en momentos puntuales del día. ¡Pronto tendremos nuestro artículo sobre cómo mantener la actividad durante la cuarentena!
7. Piensa en tu visibilidad. Cuando trabajas desde casa, es fácil «salirse del radar». Piensa en los superiores que se beneficiarían al saber en qué estás trabajando y envíales una breve actualización de tus tareas. Propón una reunión de equipo para mantenerte al día con sus actividades y preocupaciones.
8. Maximiza el contacto humano. Concéntrese en las 4 Cs ahora más que nunca: ser Cariñoso/a, Colaborativo/a, Curioso/a, Creativo/a… El hecho de que estéz trabajando de forma remota no significa que no puedas hablar con sus compañeros de trabajo. Vivimos en una era moderna donde hay múltiples formas de chatear, realizar reuniones y compartir documentos desde cualquier lugar. Usa Teams, Skype, mensajes de texto, seminarios web, etc. para mantenerte conectado/a.
9. ¡Intenta limitar las distracciones! Esta es de las buenas. Estar en casa puede ser muy molesto, una vez más, especialmente si tus hijos también están en casa. Ésta es una razón por la que es importante tener un lugar reservado para trabajar. Cuando estás en tu oficina o en tu escritorio, estas mandando una pista a tu familia para que eviten interrumpirte. Es posible que veas las tareas domésticas que tienes pendientes y te sientas tentado/a a hacerlo en lugar de trabajar. Puedes sentirte tentado/a a saltar a las redes sociales en lugar de centrarte en tu lista de tareas pendientes. Resiste la tentación. No mires las tareas domésticas. Pueden esperar. Cierra tus aplicaciones de redes sociales. Concéntrate en tu lista de tareas pendientes.
10. Lo más importante: cuida tu salud mental. Manténte en contacto con compañeros/as, amigos/a y familiares. Celebra los cumpleaños, elogia al equipo por los objetivos alcanzados y los proyectos completados. Tómate tu tiempo para conversaciones casuales y sin olvidar los momentos “máquina del café”. Asegúrate de dedicar tiempo a cuidarte por las noches, es decir, practicando técnicas de relajación, leyendo un libro o viendo una película. Manténte activo/a y lleva una dieta equilibrada.

Para aprovechar al máximo tu jornada laboral y mantener una mentalidad positiva y saludable durante esta etapa de cuarentena, creo que es importante que estructures tu día de manera adecuada. Recordemos el horrible incidente de la Minería chilena de 2010, donde un colapso dejó a 33 hombres atrapados a unos 700 metros bajo tierra durante 69 días. Afortunada y milagrosamente, todos los hombres vivieron para contarlo. Algunas lecciones aprendidas de esto incluyen mantener una actitud positiva frente a la adversidad, asegurarse de que todos tengan un papel dentro de la situación, mantener la calma, trabajar juntos como un equipo y mantener la estructura (puede obtener más información sobre cómo colaborar con su equipo ‘on the fly’ en la conferencia Ted X aquí – Amy Edmondson: Cómo convertir a un grupo de extraños en un equipo).

La gestión eficaz del tiempo es esencial si deseas seguir cumpliendo con los plazos cuando trabajas desde su casa. Por lo que os dejo aquí algunos consejos y diferentes métodos para administrar tu jornada:

1. Voltéalo. Dale la vuelta al día y planifícalo al revés. Crea un plan y / o una lista de tareas la noche anterior. Levántate temprano y ataca tu plan. ¡Comienza el día como quieres que continúe!
2. Categoriza tu to-do list – ordena tu lista de tareas por tipos. La categorización te permite pensar sobre el tipo de tareas que necesitas completar y qué actividades se pueden realizar juntas. También puedes mezclarlas. Dedica una hora a trabajar, tómate un descanso y luego otra hora con las tareas del hogar, si eso te ayuda a optimizar el tiempo. Simplemente asegúrate de marcar en tu lista las tareas completadas a medida que avanzas. Yo uso listas de tareas separadas para diferentes categorías, como «personal» y «trabajo». También tengo una lista de tareas a corto plazo y destaco cualquier tarea crítica, así como una lista de tareas a largo plazo (¡generalmente involucra algún tipo de decoración de la casa o bricolaje!).
3. Gestiona tu tiempo. Organiza y prioriza tareas clave en tu To-Do List a través de numeración o resaltándolas. Esto te ayudará a evitar postergar o perder el enfoque al cambiar continuamente las tareas y agregar una capa adicional de estructura a tu día. Haz que las actividades se limiten al tiempo establecido. Define tiempos específicos, no medidas fluidas de tiempo, por ejemplo: no 45 minutos, sino 9.00-9.45am.
4. Los intermedios. También es una buena idea tener una lista de tareas «intermedias». Estos son trabajos relativamente menores que deberían tardar 10 minutos o menos en completarse, y que pueden encajar en tu día cuando tienes un hueco libre. Y no olvides tomar descansos regularmente.
5. La técnica 5-30-30. Cinco días a la semana, invierte 30 minutos en aprendizaje y 30 minutos en movimiento. Fácil de recordar, completamente factible, muy flexible (más aquí).
6. La norma de las 21 porciones. Hay 21 “porciones” de tiempo en la semana: mañana, tarde y noche durante 7 días. Planifica con anticipación cómo podrías aprovechar mejor este tiempo. Utiliza el método de categorización (ver punto 2) y asigna una categoría a cada porción.
7. Crear un calendario en línea que se pueda compartir con el resto del hogar es una excelente manera de asegurarse de que tu tiempo se asigne y se use de manera eficiente, pero también es una manera fácil de comunicarse con el resto de la casa sobre lo que estás haciendo y cuándo. Diferentes categorías y colores podrían ser útiles aquí; por ejemplo, rojo podría significar no molestar y verde podría significar que estoy trabajando, pero disponible.
8. Estos días es más importante que nunca programar llamadas, ya sean laborales o personales. Yo me aseguro de que todo esté en mi agenda con un recordatorio, de lo contrario, las cosas tienden a pasar desapercividas.
9. El método MIT. El método Most Important Task hace la pregunta «¿Cuál es la ÚNICA cosa que puedes hacer esta semana para que al hacerlo todo sea más fácil o innecesario?». Una vez que determinas tus 2 ó 3 tareas más importantes, se programan lo primero en tu día. Luego, progresa en los elementos esenciales antes de ser bombardeado por distracciones. Puedes usar esto junto con el método de bloqueo de tiempo, ahorrando tus horas iniciales para las tareas más importantes. El correo electrónico, las llamadas telefónicas y las reuniones van después de que hayas completado tus tareas esenciales.
10. El método Pomodoro. Trabaja en tramos cortas, especialmente productivos, intensamente enfocados, y luego date un breve descanso. Así es como funciona: elije una tarea, configura una alerta para 25 minutos, trabaja en la tarea hasta que termine el temporizador, toma un breve descanso (alrededor de 5 minutos) y cada 4 sesiones de Pomodoro, tome un descanso más largo (15-30 minutos) .

Las sugerencias anteriores se pueden aplicar claramente al mundo de la gestión de proyectos y PMO. Estoy segura de que muchos de nuestros profesionales ya conocen y probablemente utilizan algunos de estos métodos. Esta no es una lista definitiva ni nada por el estilo. Te recomendaría que uses una combinación de las sugerencias anteriores, pruebes diferentes métodos y descubras lo que funciona para en tu situación. Si has encontrado estos métodos antes, espero que este artículo te sirva como recordatorio de algunas formas efectivas de administrar el tiempo. Si has encontrado un cierto método particularmente útil cuando trabajas con su equipo, me encantaría saberlo, así que ponte en contacto y cuéntanoslo.

¡Te deseo la mejor de las suertes en la aventura del trabajo remoto, productivo y efectivo!