Comité de Dirección de Proyectos (o Programa) (o el Grupo de Gobernanza) es:  

Órgano que patrocina un proyecto, programa o cartera. El consejo representará los intereses financieros, de los proveedores y de los usuarios. Los miembros de una junta de gobierno supervisan el despliegue y toman decisiones a lo largo del ciclo de vida elegido. 

– Association for Project Management 

El Comité de Dirección del Proyecto debe ser un pequeño grupo de personas de alto nivel que ayuden al patrocinador del proyecto a garantizar que el proyecto y sus productos y resultados sigan siendo los adecuados para la organización y que se lleven a cabo de forma que satisfagan las necesidades de la organización.

Normalmente, el comité se reúne mensualmente (o al menos con regularidad) para tomar decisiones sobre cómo hacer avanzar el proyecto.

Muchas organizaciones adolecen de Comités de Proyecto ineficaces, lo que puede suponer un desastre, ya que el Comité de dirección de Proyecto puede hacer que el proyecto avance o fracase:

  • Si los miembros toman decisiones incorrectas, la organización puede optar por proyectos inviables o inadecuados para ella.
  • Si los miembros no pueden tomar decisiones a tiempo, el proyecto puede estancarse.

Por otro lado, un Comité bien informado, con la autoridad adecuada, que toma decisiones a tiempo, ayuda a que el proyecto avance y garantiza que aporte valor a la organización.

Por tanto, dedicar tiempo a diseñar y desarrollar un comité eficaz está vinculado al éxito del proyecto.

Visión general del Comité del Proyecto:

Comité del Proyecto NO debería: Comité del Proyecto debería: 
Ser «una reunión municipal a la que pueda asistir cualquiera que esté interesado» Estar formado por un pequeño grupo de personas que participan activamente en la toma de decisiones del proyecto
Ser espectador Ser un foro de colaboración y decisión activa
Actuar como llamada informativa Estar siempre bien preparado antes de cada reunión
Asumir la responsabilidad del patrocinador Servir de apoyo al patrocinador, garantizando que las decisiones del proyecto se tomen basándose en la mejor información y los mejores conocimientos.

¿Cómo se forma el comité? 

El Comité no se forma orgánica o automáticamente. Tiene que ser cuidadosamente diseñado por el patrocinador. Hay que invitar formalmente a los miembros del Comité y el patrocinador debe encargarse de informar a cada persona para que sepa lo que se espera de ella.

Es un error pensar que, por el mero hecho de ocupar un puesto directivo en una empresa, una persona puede asumir un puesto en el Comité sin necesidad de formación. Estas personas son la clave del éxito del proyecto, por lo que hay que asegurarse de que tengan los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar sus funciones.

¿Quién debería ser miembro del Comité de Dirección del Proyecto?

No existe una «talla única» para un Comité de Dirección, pero por lo general te convendrá contar con los siguientes tipos de miembros:
  • Usuario Senior: debe ser una persona que represente a quienes utilizarán o se verán afectados por los resultados del proyecto. Este miembro deberá tener un buen conocimiento de las personas a las que representa y ser capaz de aunar opiniones divergentes.
  • Proveedor Senior: Se trata de una persona que representa a la empresa, equipo o departamento que suministra los recursos. Por ejemplo: tu proyecto de RRHH incluye un elemento de TI para el que necesitas recursos del departamento de TI. Por lo tanto, el Jefe de TI forma parte del Comité como proveedor Senior.
  • Representante financiero: Persona que delega la autoridad para aprobar los gastos del proyecto. Deberá poder aprobar o rechazar gastos, o cambios en los mismos, en las reuniones de la Junta del Proyecto.
 También puede ser útil que estén representados los Gestores de Cambios Empresariales (aunque podría hacerlo a través del Usuario Senior). Su función es garantizar que cualquier decisión del Comité tenga en cuenta el cambio necesario para que el BAU adopte los resultados del proyecto. Si hay muchos gestores de cambios empresariales, es una buena práctica designar a uno de ellos como gestor principal de cambios empresariales para que hable en nombre de los demás.
También puede tener sentido añadir expertos en la materia.

¿Por qué debería ser pequeño el Comité?

Hay tres razones muy sencillas:

  • Cuando un grupo grande de personas comparte la responsabilidad de algo, es fácil que los miembros individuales se «escondan» detrás del grupo y no asuman toda la responsabilidad personal. Esto a su vez significa que las decisiones pueden tomarse a la ligera o sin la debida consideración. Un grupo más pequeño, en el que sólo una persona es responsable de un tema o asunto concreto o representa a un grupo o área de negocio en particular, refuerza la responsabilidad individual.
  • Un grupo grande de personas es más difícil de coordinar y comunicar eficazmente que un grupo pequeño. Esto puede tener la implicación muy práctica de que quizá no sea posible encontrar momentos de reunión en los que todos los miembros estén disponibles. Si la junta no está completa, podría significar que las decisiones no pueden tomarse a tiempo y el proyecto podría estancarse o verse amenazado.
  • Cuando hay muchas personas implicadas en la toma de una decisión puede llevar mucho tiempo y a veces puede ser imposible. Contar con menos personas, pero bien informadas, que tengan autoridad para tomar decisiones en nombre de otros aumenta las posibilidades de tomar decisiones rápidas.

¿Cómo mantener un tamaño reducido? Esto puede ser más fácil de decir que de hacer, especialmente en situaciones en las que algunas partes interesadas podrían verlo como una afrenta si no se les da la condición de miembros. El patrocinador tendrá que recurrir a su don de gentes y su olfato político a la hora de diseñar el comité, y deberá ser muy estricto a la hora de nombrar a los miembros e invitar sólo a las personas necesarias para tomar decisiones.

Además, aplicala responsabilidad delegada siempre que sea posible. Por ejemplo: si tienes tres gestores del cambio empresarial, nombra a uno de ellos «Gestor Senior del Cambio Empresarial» para que hable en nombre de los tres en el Comité.

¿Cómo garantizo que el Comité sea un foro eficaz de toma de decisiones?

Hay tres claves para el éxito de la participación en el comité:

  • El patrocinador debe tener cuidado al diseñar el comité y nombrar sólo a las personas pertinentes.
  • El patrocinador debe asegurarse de que todos los miembros del comité entienden su papel y su responsabilidad. Es posible que el patrocinador tenga que explicar que están allí para representar a un sector de la empresa y tomar decisiones en su nombre. No se trata de una reunión informativa.
  • El patrocinador debe tratar al comité como una parte interesada clave y realizar el análisis y la planificación de la participación necesarios para gestionarlos de la forma adecuada.

Esto implica identificar:

  • Qué información necesita cada miembro del Comité antes de cada reunión.
  • Cuándo necesitan recibir la información
  • Cómo necesitan recibirla (recurrir al correo electrónico es tentador, pero el patrocinador debe reconocer que los temas complejos y/o controvertidos pueden requerir reuniones presenciales).

Te preguntarás:

¿Es realmente necesario? En pocas palabras… SÍ. Si quieres asegurarse de tener un Comité que funcione bien, entonces tienes que asegurarte de que se establezca y se comprometa adecuadamente.

¿Cómo se supone que el patrocinador va a hacer todo eso con un montón de personas en el comité? Bueno… permíteme volver al punto anterior: El Comité debe ser pequeño. Si es demasiado grande para que el patrocinador se comprometa con el y le prepare suficientemente, es señal de que es demasiado grande.

Un momento… el texto anterior sólo menciona al patrocinador… ¿no tiene el director de proyecto un papel que desempeñar en la implicación del comité? El patrocinador es el responsable de implicar al comité, ya que es probable que sean sus homólogos y el comité está ahí para apoyar al patrocinador. Sin embargo, el Director de Proyecto debe apoyar al patrocinador, informando periódica y honestamente de los avances del proyecto y asegurándose de que se realiza un estrecho seguimiento del mismo, de modo que las posibles variaciones se detecten lo antes posible.

¿Qué hay de la PMO?

La PMO NO forma parte deel Comité de Dirección del Proyecto, pero está situada muy cerca de el. La PMO tendrá puntos de contacto regulares con los miembros de varios comités para proporcionar información, informes y apoyar la resolución de problemas escalados.

La PMO también puede ayudar al director de proyecto a comunicarse adecuadamente, con ideas y datos que pueden ayudar al comité a tomar decisiones informadas. Así que, si tienes dudas sobre la mejor manera de transmitir tu mensaje, habla con la PMO, que sin duda puede ayudarte.

Para saber más sobre el papel y las responsabilidades del patrocinador, consulte nuestro curso acreditado por APM: Sponsoring Successful Projects (disponible sólo en inglés)

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By: Karin Maule

Karin Maule

Publicado: 6 marzo 2023