En este artículo, examinaremos los Objetivos y Resultados Clave (OKR), destacando su definición y función. Sin embargo, nos adentraremos más allá de su estructura técnica para explorar su impacto humano, centrándonos especialmente en qué son los elementos de CFR (Conversaciones, Feedback y Reconocimiento). Además, analizaremos los CFRs desde la perspectiva de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), resaltando su relevancia en la gestión organizacional.

¿Qué son los OKR y los CFRs?

OKR es el acrónimo de Objetivos y Resultados Clave (Objectives and Key Results), un marco ágil para definir e implementar objetivos estratégicos en las organizaciones. Consiste en dos elementos principales:

  • Objetivos, es lo que quiero alcanzar. Son nuestra prioridad.
  • Resultados Clave. Son las métricas para saber si hemos alcanzado o no los objetivos.

Típicamente se definen de 3 a 5 objetivos por trimestre, con 3 a 5 resultados clave por objetivo.

Adicionalmente podemos identificar un nivel inferior que son los Proyectos o Iniciativas, que ayudan a implantar el cambio de estado deseado que medimos por los resultados clave.

Si quieres saber más sobre como escribir OKRs útiles y eficientes puedes revisar nuestro artículo AQUÍ.

Sin embargo, si queremos realizar una implantación exitosa de OKR no solo es necesario aplicar la metodología y los procesos. Necesitamos añadir un elemento adicional, los CFRs (Conversaciones-Feedback-Reconocimiento). CFR no es independiente de OKR, sin no que están intrínsicamente relacionados.

Mientras que los OKRs definen el progreso, CFR es el sistema de comunicación para ayudar a las personas en la práctica. CFR guía a las personas para la consecución de sus OKRs y provee la transparencia, el compromiso y la colaboración necesaria para alcanzar esos objetivos ambiciosos. CFR aporta el lado personal necesario para un liderazgo y trabajo en equipo efectivos, y en última instancia ayuda a gestionar el cambio que se espera conseguir en la ejecución del proyecto o programa.

Podemos afirmar que los CFR son el lado humano de los OKRs.

¿Qué son los Elementos de CFR?

CFR es un sistema de comunicación bidireccional, de manager a colaborador pero también al revés. Veamos sus elementos principales en más detalle:

  • Conversaciones: Las conversaciones uno-a-uno ayudan a construir relaciones sólidas y crean la confianza necesaria para desarrollar todo el potencial de los OKR. Estas conversaciones entre manager y colaborador se centran en el progreso de los OKR, posibles problemas y en brindar asistencia para superarlos.
  • Feedback: El feedback o retroalimentación está relacionado con el desempeño. Es útil abordar la retroalimentación entendiéndola desde el punto de vista del coaching, proporcionando orientación y formación. El feedback es más efectivo cuando se proporciona de manera temprana y con frecuencia.
  • Reconocimiento: El reconocimiento suele ser la parte más olvidada, ya que tendemos a enfocarnos en los problemas del día a día y en seguir adelante. Sin embargo, es un factor crucial para la motivación personal y satisface la necesidad fundamental de apreciación del individuo. Celebrar y compartir tanto los pequeños como los grandes logros ayuda a asegurar la motivación necesaria para seguir trabajando los OKRs.

Tips para la Implementación de CFR

Los CFRs son una forma de abordar todas nuestras comunicaciones, no solo con el equipo, sino también en la comunicación interpersonal.

Si bien hemos visto sus tres elementos por separado, no tienen por qué seguir un orden específico, cubrir siempre las tres secciones en cada interacción que tengamos. Lo más útil es verlo como una guía para garantizar que nuestras comunicaciones estén equilibradas.

El primer consejo es asegurarse de realizar CFRs con frecuencia, por ejemplo programando reuniones cortas para revisarlos. Aunque quizás parece una carga burocrática adicional, en realidad no lo es.

No se trata de hacer reporte de estado, esto se hace ya en equipo en los check-in semanales. Se trata de verificar si las cosas están progresando bien, identificar la necesidad de asistencia o consejo, y expresar aprecio.

Podemos programar reuniones de CFRs para que estén alineadas con el ciclo de OKR. De manera general podríamos programar una reunión de CFR al mes para cada ciclo de 3 meses.

Algunos consejos para aprovecharlas al máximo:

  • Escucha de manera activa durante las conversaciones. Algunas preguntas útiles para guiarlas pueden ser:
    • ¿Cómo estás progresando con tus OKR?
    • ¿Hay algo que te esté obstaculizando el progreso?
    • ¿Necesitas ayuda?
    • ¿Los objetivos en los que estás trabajando te resultan motivadores?
    • ¿Qué habilidades quieres desarrollar para ayudarte con el logro de los objetivos?
  • Proporcionar retroalimentación específica, de manera amable, con frecuencia y que sea útil. Algunas preguntas para abordar durante el feedback:
    • ¿Cómo podemos aumentar nuestras posibilidades de éxito?
    • ¿Hay algo que podamos o pueda hacer yo de manera diferente para tener más éxito?
  • Para el reconocimiento, no esperes hasta el final de un ciclo o una revisión de desempeño para mostrar aprecio; reconoce y celebra los logros con frecuencia.

CFRs y la PMO

Desde el punto de vista de la PMO puede parecer difícil crear un entorno donde estar activamente comprometidos con los OKRs y CFRs, ya que no tenemos por qué estar involucrados en la entrega directa de ellos. Sin embargo, desde una perspectiva #HumanFirst, hay cosas que siempre se pueden hacer para ayudar al proceso.

  • Como integradores, estamos en comunicación con los managers y sus equipos. Por lo tanto en lugar de agregar más puntos de control, utiliza el calendario regular que ya tenéis establecido para comprobar que los CFRs se están realizando.
  • Si vas a programar algo de manera específica, clarifica primero el propósito y objetivos de la reunión, para que la persona tenga las expectativas adecuadas.
  • Aprende a centrarte en el individuo y en las interacciones, además de en el resultado del proyecto en sí.
  • Cuando proporciones feedback, que sea útil y valioso tanto para el individuo como para el proyecto.
  • Comparte los éxitos dentro de la comunidad de práctica.

Y por supuesto a medida que cambies tus formas de trabajar, asegúrate también de identificar tus propios OKRs. Utiliza el modelo de CFR para gestionar las comunicaciones con los consumidores de tus servicios de PMO e ir consutruyendo esas relaciones de confianza.

Cuando se combinan de manera efectiva, los CFRs y OKRs crean un sistema de gestión del rendimiento continuo muy eficiente que ayuda a las organizaciones a alcanzar sus objetivos por ambiciosos que sean y a desarrollar todo el potencial de sus individuos.

Por último, si quieres más información sobre OKRs, herramientas de PPM o discutir cómo podemos ayudarte a mejorar tu capacidad de gestión PPM, no dudes en contactarnos. ¡Estaremos encantados de atenderte!

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By: Francisco Torrejón

Francisco Torrejón
Categories: Consultoría

Publicado: 29 febrero 2024

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