Crear capacidad de gestión de proyectos en una estructura organizativa cambiante

Cuando la Universidad de Derecho se reestructuró para constituir una fundación benéfica y una sociedad anónima, se pusieron de manifiesto lagunas en los procesos de gestión y en la metodología de gestión de proyectos. Así que la organización decidió buscar la orientación de expertos. Jon Formby, Senior Development Partner de la University of Law Ltd, explica por qué Wellingtone fue la opción ideal para proporcionar un enfoque estructurado en la formación del personal, un enfoque que luego se adaptó para satisfacer las expectativas creadas a través de una compra posterior por parte de la empresa de capital privado Montagu Equity.
The University of Law

Visión general

Cliente

Universidad de Derecho

Productos y servicios

Formación en gestión de proyectos

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

Reino Unido

Sector

Educación

«Laexperiencia y la flexibilidad de Wellingtone garantizaron una transición sin problemas y ayudaron a la University of Law Ltd a salvar las distancias entre las capacidades y las expectativas»

John Formby – Senior Development Partner, The University of Law

El escenario: Equipar a la organización para ofrecer una educación competitiva

La Universidad de Derecho es el proveedor especializado en formación jurídica más antiguo del Reino Unido. «Hace unos 18 meses, nuestros rectores decidieron que nuestra estructura no nos permitía competir con algunas de las nuevas ofertas educativas del mercado», recuerda Jon.Así que dividimos nuestra estructura organizativa para crear una fundación benéfica, The Legal Education Foundation, junto con la University of Law Ltd.«. Encuanto nos convertimos en sociedad anónima nos compró una empresa de capital riesgo que quería poner en marcha de inmediato una serie de proyectos del Plan de Potencial Futuro (PPF).»

El reto: introducir la metodología de forma flexible

Un análisis de la estructura de gestión mostró que había una falta de comprensión y conocimientos sobre la gestión de proyectos. «Teníamos una o dos personas a bordo que, desde que se unieron a nosotros, habían completado la cualificación PRINCE2, pero esencialmente no había ningún tipo de metodología estructurada en torno a lo que estábamos haciendo«, dice Jon. «Había muchas reuniones, pero no mucha planificación ni estructura para apoyar las ideas. Necesitábamos que nuestro personal comprendiera al menos los fundamentos de las técnicas de gestión de proyectos«.

La University of Law Ltd ya había entrado en contacto con Vince Hines, Director General de Wellingtone, por lo que el momento parecía ideal para seguir explorando los servicios y técnicas de formación de la empresa.

«Fui y participé en uno de los cursos de un día de Wellingtone para conocer de primera mano sus técnicas de formación«, explica Formby. «Yo era bastante nuevo en la gestión de proyectos, así que me resultó útil experimentar cómo introducía esos conceptos, dado que mi propia falta de experiencia coincidía con la situación de la mayoría de nuestro personal».

La cuestión crucial: Adaptarse a acontecimientos inesperados

El programa de formación inicial impartido por Wellingtone coincidió con la compra de Montagu Equity, lo que cambió considerablemente el panorama organizativo. «Querían poner en marcha una serie de proyectos del FPP (Plan de Potencial Futuro) en cuanto llegaran, lo que significó que de repente había mucha más gente que acudía a nosotros porque le habían pedido que dirigiera un proyecto y no se sentía capacitada», explica Jon. «Así que establecimos un curso más intensivo de un día que no sólo cubría los aspectos básicos, sino también cómo gestionar un plan FPP. La mayoría de los participantes se mostraron muy satisfechos con el curso. Sabían que necesitaban desarrollar su capacidad de cara a la nueva compra«.

«Si no hubiéramos contado con Wellingtone, el salto habría sido mucho mayor, no sólo en términos de miembros del proyecto y propietarios del proyecto, sino en términos de todo el equipo. Podría haberse producido un desajuste importante entre el interés de nuestro comprador por los proyectos FPP y la falta de experiencia de nuestro personal.Wellingtone nos ayudó realmente a superar ese obstáculo concreto»

John Formby – Senior Development Partner, The University of Law

El resultado: Garantizar una transición sin problemas

La experiencia y la flexibilidad de Wellingtone garantizaron una transición fluida y ayudaron a la University of Law Ltd a salvar las distancias entre las capacidades y las expectativas. «Si no hubiéramos contado con Wellingtone, el salto habría sido mucho mayor, no sólo en lo que respecta a los miembros del proyecto y a los propietarios, sino a todo el equipo. Podría haberse producido un desajuste importante entre el interés de nuestro comprador por los proyectos FPP y la falta de experiencia de nuestro personal. Wellingtone nos ayudó mucho a superar ese obstáculo»

El resultado ha sido alentador para la University of Law Ltd, con un aumento de la confianza del personal encargado de los proyectos. «Ahora estamos mucho mejor preparados para llevar a cabo el plan de negocio de 3 a 5 años de la empresa«, confirma Jon. «Si no hubiéramos podido hacerlo, habríamostenido muchas dificultades en el entorno actual«.

Lecciones aprendidas: La importancia de empatizar con tu público

Para University of Law Ltd era importante que la formación se llevara a cabo con un estilo particular que permitiera obtener resultados positivos. «Pensamos que en esta nueva área, donde la gente se sentía ansiosa por las implicaciones de pasar a un modelo de gestión de proyectos, la accesibilidad y la actitud de apoyo de Wellingtone realmente consiguieron una reacción positiva de la gente», dice Jon. «Les tranquilizó con un enfoque paso a paso que funcionó muy bien. El tema puede ser bastante árido y estar lleno de jerga, pero Wellingtone lo aclara y lo desglosa en términos humanos con los que la gente puede entusiasmarse fácilmente.»

El resultado final: Una colaboración continua

Tal fue el éxito del programa de formación inicial que, según Jon, Wellingtone parece destinado a formar parte del paisaje de desarrollo de la Universidad de Derecho en el futuro. «Esperamos volver a trabajar con Wellingtone y explorar lo que ellos denominan tutoría en gestión de proyectos, con vistas a que vuelvan a prestar apoyo a algunas personas que participan en los proyectos de mayor envergadura y que son bastante nuevas en esta disciplina. Por otra parte, también estamos estudiando el desarrollo de competencias más técnicas, como Microsoft Project y su uso eficaz. También seguiremos recurriendo a ellos para impartir formación inicial a las nuevas incorporaciones».

Para más información sobre la Universidad de Derecho, visite https://www.law.ac.uk/.