LaUniversidad del Ulster atiende a 27.000 estudiantes en sus cuatro campus de Irlanda del Norte y en sus sedes de Londres, Birmingham y Qatar. La universidad goza de reputación nacional e internacional por su excelencia, innovación y compromiso regional. Como tal, realiza una importante contribución al desarrollo económico, social y cultural de Irlanda del Norte.

La Dirección de Servicios Digitales, que alberga la Oficina de Gestión de Proyectos Digitales (DPMO), sustenta las actividades de la universidad. La Dirección es responsable de gestionar el patrimonio digital e informático de la universidad para todos los estudiantes y unos 2.000 empleados. Proporciona toda la infraestructura informática, las aplicaciones empresariales, los sistemas centrales de la universidad y los sistemas satélites de apoyo, además de gestionar la seguridad y la gobernanza informática y ayudar al personal y a los estudiantes a aprovechar al máximo las ventajas de las plataformas y la infraestructura digitales de la Universidad.

Ulster University - Microsoft Project Online Case Study

Visión general

Cliente

Universidad del Ulster

Productos y servicios

Microsoft Project Online

País

Reino Unido

Industria

Educación Superior

La Universidad de Ulster y Project Online: Lo más destacado

  • Cuatro tipos de proyectos de empresa estandarizados.
  • Se configuran puertas de etapa, con una Página de Detalle del Proyecto al completar cada puerta de etapa.
  • Se identifican registros RAID personalizados para cada EPT.
  • Las capacidades de gestión de recursos se comprenden ahora para su futura implementación.
  • Formación a nivel profesional y administrativo para el personal de la PMO de TI.
  • Habilitación de informes a nivel de cartera para la alta dirección.

En 2020, el DPMO se encontraba en el nivel de madurez 2, pero ahora(marzo de 2022) está dando un paso significativo hacia el nivel de madurez 3. Esta hoja de ruta se ha apoyado en la configuración y mejora de Microsoft Project Online, con el apoyo de Wellingtone, Gold Partner de Microsoft y proveedor autorizado de G Cloud. Entre las prioridades de la Dirección figuran el desarrollo de las capacidades de gestión de recursos, la estandarización de los tipos de proyectos empresariales (EPT) y la introducción de controles de gobernanza, incluidas las puertas de etapa y los flujos de trabajo. Glenn Millen (responsable de la PMO digital), Rosemary Ross (gestora de la cartera digital), Claire Johnston (analista de apoyo a proyectos) y Clare Taglietti (analista de apoyo a proyectos), fueron los encargados de llevar a cabo el cambio empresarial.

Todo el ejercicio nos ha dado la confianza y la formación necesarias para saber que estamos llevando a cabo nuestra gestión de proyectos empresariales de una forma acorde con el sector, y que contamos con las bases adecuadas para aumentar nuestra madurez a medida que avanzamos.

Estructuración y normalización de la implantación de Project Online

El primer compromiso de la DPMO de TI con Wellingtone fue en 2021, recuerda Glenn. «La Oficina de Gestión de Proyectos Digitales se fundó en julio de 2019, y nuestros primeros reclutas se incorporaron en abril de 2020», explica. «En ese momento, reconocimos que necesitábamos una herramienta que nos ayudara a gestionar nuestra cartera de proyectos. Ya teníamos una instancia de Project Online funcionando en la universidad, por lo que conocíamos sus capacidades como sistema. Pero también sabíamos que había funciones más sofisticadas que debíamos aprovechar, especialmente en el ámbito de la gestión de recursos, dada la complejidad de la cartera de proyectos informáticos de la universidad. Reconocimos que un socio consultor podría aportar valor añadido en este ámbito. Sabíamos que queríamos trabajar con un socio Gold de Microsoft, lo que redujo inmediatamente las posibilidades. También conocíamos la reputación de Wellingtone en el sector de las PMO. Así pues, llevamos a cabo un proceso de adquisición de G Cloud. Wellingtone presentó la oferta más competitiva y pensamos que era una buena opción para nosotros».

Wellingtone trabajó con Glenn, Rosey, Claire y Clare para determinar el alcance de los requisitos antes de configurar una solución Project Online que respaldara la vía de madurez de PPM para la DPMO y la Dirección en su conjunto. La configuración incluía cuatro tipos de proyectos de empresa estandarizados, conocidos como EPT (estratégicos, operativos, de programas y no de proyectos), respaldados por plantillas de proyectos de sitio, registros RAID personalizados y páginas de detalles de proyectos. Según Rosey, los flujos de trabajo se definieron teniendo en cuenta el camino hacia la madurez de la gobernanza. «A nivel estratégico, los flujos de trabajo nos dieron la oportunidad de abandonar las aprobaciones manuales e introducir un marco Prince2® en el sistema, con aprobaciones por etapas. Desde el punto de vista de Power BI, ahora estamos equipados para empezar a obtener información más detallada sobre los riesgos y problemas de cada proyecto, de modo que a su debido tiempo podamos cotejar esos informes a nivel de cartera para la alta dirección. Desde ese punto de vista, nos ha ayudado a alcanzar el nivel de madurez 3, ya que nos está ayudando a integrar esos procedimientos de gobernanza en el proyecto en curso».

Equipar a la PMO para mejorar el control de la gestión de recursos

Glenn añade que, para él, la gestión de recursos estaba en el centro de lo que quería conseguir con las mejoras de Project Online. «Cuando nos pusimos en contacto con Wellingtone por primera vez, sabíamos que Project Online tenía funciones de gestión de recursos, pero no las estábamos utilizando. Debido al tamaño y la complejidad de nuestra cartera, sabíamos que podíamos hacer mejoras maximizando la capacidad de la que disponíamos. En particular, podíamos ver el valor de ser capaces de demostrar visibilidad sobre los recursos, para informar y apoyar mejor a los responsables de la toma de decisiones en la Universidad. La configuración y formación de Wellingtone a nivel profesional y administrativo demostró cómo se puede utilizar la gestión de recursos dentro de Project Online, y la forma correcta de utilizarla. Nos corresponde a nosotros aplicarlo plenamente. Pero ahora estamos equipados con la confianza de saber cómo debemos gestionar los recursos desde la perspectiva de las mejores prácticas, y entendemos lo que hay que hacer para desplegar esos procesos».

La nueva iteración de Project Online sólo lleva ocho semanas en funcionamiento en la Dirección de Servicios Digitales, pero otros departamentos ya han expresado su interés por la herramienta, afirma Glenn. «He hecho demostraciones a otros departamentos y mi intención es implantar Project Online (y Project for the Web) en el futuro. Yo recomendaría recurrir a un socio consultor por el valor de la perspectiva y las herramientas nuevas que puede aportar». Aunque estamos en los primeros días, todo el ejercicio nos ha dado la confianza y la formación para saber que estamos llevando a cabo nuestra entrega PPM de una manera alineada con la industria, y tenemos las bases adecuadas para hacer crecer nuestra madurez a medida que avanzamos

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Sabíamos que queríamos trabajar con un Microsoft Gold Partner, lo que inmediatamente redujo el campo de juego. También conocíamos la reputación de Wellingtone en el sector de las PMO. Así que llevamos a cabo un proceso de contratación de G Cloud. Wellingtone presentó la oferta más competitiva y pensamos que era una buena opción para nosotros.

Mark Taglietti, Chief Digital and Information Officer afirma «La colaboración entre la PMO Digital, Microsoft y Wellingtone ha permitido desarrollar esta plataforma a buen ritmo. La adopción de Microsoft Project Online está permitiendo a la Oficina Digital de Gestión de Proyectos ofrecer las mejores capacidades de gestión de proyectos y carteras de una manera segura, altamente disponible, eficaz, estructurada y controlada, al tiempo que apoya nuestra ambición estratégica digital de permitir el acceso a la información en el momento adecuado, en el entorno adecuado, en el dispositivo adecuado, en contexto y de una manera segura».

«El equipo de Wellingtone sabe lo que hace. Son muy receptivos y adaptables, que es justo lo que necesitamos porque pueden flexibilizar su servicio a medida que evolucionamos nuestro enfoque.»