Transformación rápida de la visibilidad y normalización de la cartera mediante Microsoft Project Server

La Autoridad del Carbón trabaja para resolver las repercusiones de las actividades mineras actuales y pasadas en Gran Bretaña. Su equipo ofrece asesoramiento experto y soluciones creativas para gestionar la seguridad pública y los problemas medioambientales asociados a la minería del carbón y los metales. Esto incluye la estabilidad del terreno, la gestión de vertederos y el tratamiento del agua de las minas.

La Autoridad gestiona una compleja cartera de proyectos y actualmente está ampliando su gama de productos y servicios comerciales, al tiempo que sigue cumpliendo con sus obligaciones legales para hacer frente al legado minero de Gran Bretaña. Tras establecer una función formal de PMO, la Autoridad quería aumentar aún más la madurez, visibilidad y normalización de la gestión de proyectos.

The Coal Authority

Visión general

Cliente

La Autoridad del Carbón

Productos y servicios

Servidor de proyectos Microsoft

Tamaño de la organización

Mediana (50 – 249 empleados)

País

Reino Unido

Sector

Gobierno

Proveedor de G Cloud

G Cloud Approved Supplier | Wellingtone

Wellingtone es un proveedor reconocido de G Cloud.

Wellingtone fue elegido como socio facilitador para guiar el diseño de una nueva metodología y apoyar la implantación de Project Server 2013. Carl

Towner, Jefe de Proyectos

, y Alicia Eason-Smith, Directora de Proyectos (PMO), de la

Autoridad del Carbón

nos explican más.

«Nos impresionó cómo Wellingtone trabajó con nosotros a medida que nuestros requisitos se iban afinando y respondía a nuestros comentarios para llevarnos a un punto con el que nos sentíamos satisfechos«.

Carl Towner, Jefe de Proyectos – The Coal Authority

El reto: Impulsar la madurez de PPM con una solución integrada

«La Autoridad tienemucha experiencia en la gestión de proyectos, pero reconocimos la necesidad de estandarizar nuestras prácticas establecidas y obtener más visibilidad en toda la cartera«, recuerda Carl. «Ya éramos usuarios de Microsoft Project de forma independiente, pero necesitábamos asesoramiento especializado para establecer una solución integrada. Queríamos trabajar en auténtica colaboración con una empresa que nos ayudara a definir los requisitos, la configuración, la implantación y el desarrollo del sistema«, explica Alicia en

: «Cuando empezamos a hablar con Wellingtone, las cosas se hacían de diferentes maneras en los distintos departamentos, lo que dificultaba la comparación, el análisis y la toma de decisiones de forma coherente. Necesitábamos ayuda en este ámbito, así que invitamos a tres empresas a presentar ofertas. Wellingtone resultó ser la más adecuada para nosotros. Ofrecían algo más que una implantación puntual de software. Eran profesionales, accesibles y tenían mucho que ofrecer al trabajar con nosotros en la definición de una metodología de gestión de proyectos, así como en la implantación de Project Server«.

Los primeros pasos: Compartir conocimientos para desarrollar un plan metodológico

«Al principiodel proceso, Wellingtone nos acompañó en un ejercicio de recopilación de requisitos para ayudarnos a averiguar cómo queríamos que fuera el ciclo de vida del proyecto.» Alicia prosigue. «Estaban muy bien informados, nos dieron muchos ejemplos prácticos y nos orientaron sobre el nivel de complejidad que sería adecuado para nosotros. Nosayudaron a definir una metodología de gestión de proyectos que fuera relevante para toda la organización y desarrollaron algunas plantillas.» Según Carl, este servicio de consultoría fue flexible y receptivo.

«Wellingtone nos facilitó aprovechar su experiencia y combinarla con nuestros propios conocimientos. Las primeras soluciones que propuso Wellingtone necesitaron ajustes para adaptarse a nuestras necesidades y garantizar un buen ajuste organizativo. Era de esperar: este tipo de procesos de cambio siempre suponen una curva de aprendizaje. Nos impresionó la forma en que Wellingtone trabajó con nosotros a medida que nuestros requisitos se iban afinando y respondió a nuestros comentarios para llevarnos a un punto con el que nos sintiéramos satisfechos«.

Apoyo a la metodología: Integración de Project Server

La flexibilidad de Wellingtone también se puso de manifiesto en su gestión de la configuración y el despliegue de Project Server, afirma Alicia. «Cuando inicialmente nos pusimos en contacto con ellos, nuestro plan era adoptar Project Server 2010. Pero a lo largo del viaje decidimos pasar directamente a la versión 2013. Wellingtone fue flexible a la hora de realizar el cambio sin ningún problema. El equipo técnico vino a trabajar con nosotros en los requisitos y la configuración y, una vez que lo aprobamos, impartieron formación básica antes de un periodo de pruebas en la PMO. Una vez que la PMO se sintió cómoda con el programa, lo extendimos al equipo de TIC, que estaba deseando utilizarlo«.

«Wellingtone demostró ser la mejor opción para nosotros. Nos ofrecieron algo más que una implantación puntual de software.Eran profesionales, accesibles y tenían mucho que ofrecer al trabajar con nosotros para definir una metodología de gestión de proyectos, así como en la implantación de Project Server

Alicia Eason-Smith, Gestora de proyectos – The Coal Authority

La implantación: Rápida adopción por parte de los usuarios de toda la organización

Una vez establecido Project Server en los equipos de PMO y TIC, la Autoridad estaba preparada para llevar a cabo un despliegue más amplio. «En diciembre de 2014 empezamos a utilizar el sistema para la planificación de la capacidad, y luego, a principios de 2015, desplegamos las hojas de horas«, dice Alicia. Hemossido ambiciosos en cuanto a la velocidad de implantación y nos complace que la gente haya cooperado tanto». Con el apoyo de Wellingtone, nos hemos centrado deliberadamente en la facilidad de uso»

Carl tiene una perspectiva similar:«Los comentarios que he recibido es que la gente encuentra Project Server más fácil de lo que esperaban. Hay algunos requisitos más específicos que estamos trabajando con Wellingtone para satisfacer de forma más elegante. Pero en la mayoría de los casos el sistema básico se ha integrado sin problemas. En un principio, considerábamos el módulo de hoja de horas como una función complementaria que abordaríamos más adelante. De hecho, hemos tenido la confianza suficiente para adoptar el registro de horas en todos los usuarios sin necesidad de aportaciones adicionales de Wellingtone. Esto demuestra los conocimientos adicionales que nos han ayudado a integrar en nuestra organización«.

Según Alicia, las mismas ventajas se han aplicado a la formación. «Hemos tomado el paquete de formación de Wellingtone y lo hemos simplificado para un público más amplio, condensándolo en trozos del tamaño de un bocado que son más adecuados para muchos de nuestros usuarios. Así que ahora tenemos la capacidad de formar internamente, y nuestros colegas están respondiendo bien porque lo que están aprendiendo se alinea con lo que necesitan obtener del sistema.»

Beneficios empresariales: Nueva visibilidad para la gestión de carteras de mejores prácticas

Incluso durante las primeras fases de adopción generalizada, el trabajo de Wellingtone con la Autoridad del Carbón está generando claras ventajas. «Como organismo patrocinado por el gobierno, somos muy responsables», señala Alicia. «Nuestra nueva metodología, respaldada por Project Server, nos permite ver toda la cartera de proyectos en un solo lugar y animar a los compañeros a utilizar un ciclo de vida de proyecto. Pueden ver la necesidad de gestionar adecuadamente los riesgos y los problemas, porque estas cosas están claramente marcadas y visibles para todos en lugar de estar ocultas en hojas de cálculo«.

Carl está de acuerdo. «Utilizamos el sistema para planificar la capacidad de toda la organización. Por primera vez hemos podido hacernos una idea más real de la carga de capacidad. Project Server nos permite centrarnos en las áreas que necesitan atención y tomar las medidas necesarias. Equipa a los gestores y patrocinadores de proyectos para que formulen las preguntas adecuadas, tomen las decisiones correctas, aborden los riesgos adecuadamente y garanticen que estamos ejecutando nuestros proyectos con un enfoque basado en las mejores prácticas«.

El futuro: Mejorar el rendimiento de los proyectos mediante un uso cada vez más sofisticado

El éxito de la implantación inicial ha inspirado otros planes para aprovechar toda la capacidad de Project Server, según Alicia. «Empezamos por desplegar la funcionalidad de gestión de proyectos a los equipos centrales y ahora la estamos desplegando al resto de la Autoridad, además de explorar las ventajas adicionales de los Análisis de Cartera. Tenemos previsto hacerlo afinales de marzo de 2016″.

Esto se complementará con la mejora de las capacidades de elaboración de informes, explica Carl. «Elaño que viene nos centraremos en utilizar el informe destacado para impulsar las buenas prácticas, así como en desarrollar un conjunto de informes de gestión útiles y de fácil acceso. Wellingtone ya nos ha ayudado a elaborar un informe automatizado a través de Project Server«.

«Cuando iniciamos esta andadura buscábamos un verdadero socio que formara parte de nuestro equipo, en lugar de limitarse a prestar un servicio. Esto es lo que tenemos en Wellingtone. Se han comprometido con nuestro viaje para mejorar nuestras capacidades de gestión de proyectos, el desarrollo estratégico y, en última instancia, la ejecución eficaz. Nos acompañan en este viaje no sólo como proveedores, sino como socios que añaden valor y en los que sabemos que podemos confiar»

Para más información sobre la Autoridad del Carbón, visite www.gov.uk/government/organisations/the-coal-authority.