Un paso adelante en la madurez de PPM para el Ayuntamiento de Southampton con Microsoft Project Online

Para el Ayuntamiento de Southampton, la prestación de servicios a más de 250.000 ciudadanos implica la gestión de una compleja cartera de proyectos de TI y de cambio transformacional de los servicios. En los últimos tres años, la gestión de esa cartera ha sido tarea del equipo de Proyectos y Cambio, parte de un área central de servicio dirigida por Munira Holloway (Jefa de Inteligencia, Innovación y Cambio), y apoyada por la PMO y Directora de Rendimiento, Karen Hilleard. En 2020, se creó una Junta de Autoridad del Cambio, respaldada por una nueva función de PMO, dirigida por Karen. El objetivo era apoyar a un equipo ejecutivo ya comprometido y proactivo en el desarrollo de las mejores prácticas de gobernanza en toda la cartera.

Project Online fue seleccionada como la mejor herramienta PPM de su clase para proporcionar un mayor nivel de visibilidad y gobernanza de la cartera, un ciclo de vida de proyecto sólido y estandarizado, y la generación de informes con un solo clic. Wellingtone, Gold Partner de Microsoft y proveedor homologado de G-Cloud, fue seleccionado para llevar a cabo el diseño, la configuración, la implantación y la formación de 100 usuarios iniciales en dos divisiones: Inteligencia, Innovación y Cambio, y Servicios de Propiedad (Proyectos de Capital). Karen explica el valor añadido a esta transformación empresarial no solo por el apoyo de Wellingtone, sino también por la colaboración proactiva entre la PMO y los patrocinadores del equipo de gestión ejecutiva.

Visión general

Cliente

Ayuntamiento de Southampton

Productos y Servicios

Microsoft Project Online

País

Reino Unido

Sector

Sector Público

Aspectos destacados

• Un enfoque de colaboración entre dos áreas clave: Inteligencia, Innovación y Cambio, y Servicios Inmobiliarios.
• Fuerte patrocinio ejecutivo de los Directores Ejecutivos a través del Consejo de la Autoridad del Cambio para integrar Project Online en la cultura de trabajo.
• Una única fuente de visibilidad con datos normalizados en tiempo real.
• Un ciclo de vida de gobernanza de proyectos coherente con EPT y puertas de etapa estandarizadas.
• Informes Power BI personalizados para aumentar la visibilidad de la PMO y de los ejecutivos.

Una base sólida y un argumento empresarial para madurar la visibilidad y la gobernanza

El Ayuntamiento de Southampton ya estaba en el camino hacia la madurez de PPM cuando Wellingtone se involucró, dice Karen, «Tenemos una sólida red de gestores de programas, gestores de proyectos, gestores de cambio de negocio y analistas de negocio que trabajan con el resto de la organización para apoyar y entregar grandes proyectos en toda la empresa, y alineados con nuestro plan corporativo», dice. «Hemos adoptado la metodología APM (alineada con RIBA para proyectos de capital). El pasado agosto formalizamos un nuevo Consejo de Autoridad del Cambio para impulsar la transformación y la gobernanza de las mejores prácticas. Los siguientes pasos fueron mejorar la visibilidad de la cartera para los ejecutivos a través de una única fuente de información, utilizar tipos de proyectos empresariales (EPT) estandarizados, implantar un ciclo de vida de gobernanza de proyectos maduro con revisiones y aprobaciones por etapas, y proporcionar un mecanismo de información mejorado. Necesitábamos identificar la herramienta PPM adecuada para apoyar estos procesos».

Se desarrolló y aprobó un caso de negocio que identificó Microsoft Project Online como la herramienta PPM elegida. «Como parte de nuestro programa ‘The Way we Work’, hemos desplegado Microsoft 365 a todo el personal», explica Karen. «Project Online era, por tanto, una elección lógica, ya que cuenta con potentes capacidades a las que podemos acceder dentro de un entorno de TI ya establecido. Hablamos con varios proveedores y Wellingtone destacó por su experiencia en los espacios de PMO y PPM. Su propuesta bien alineada reconocía nuestro deseo de implantar por fases, y sus servicios de valor añadido, como su herramienta de evaluación de PMO y la Comunidad de Práctica, reforzaron la decisión. También consultamos a otros clientes de Wellingtone, incluido otro ayuntamiento importante, que valoraron muy positivamente su propia experiencia. Nos pareció que era la solución adecuada

«.

Recomendaría Wellingtone a cualquiera que esté pensando en implantar Project Online. Son excelentes, muy profesionales y auténticos expertos en PMO. No hubo pregunta que no pudieran responder.

Una implantación en dos fases para la mejora continua

Tras un ejercicio de recopilación de requisitos, se diseñó un enfoque en dos fases para la entrega de proyectos, centrándose la primera en 20 grandes proyectos del plan corporativo del ayuntamiento, explica Karen. «Intentar alinear las listas de deseos de todos no fue el proceso más sencillo, porque trabajábamos con la división IIC y con los servicios inmobiliarios. Trabajan con metodologías y procesos diferentes. La experiencia en consultoría de Wellingtone fue de gran ayuda. Tuvieron mucha paciencia con nosotros, aportaron sugerencias de forma proactiva y nos ayudaron a diseñar una solución que pudiera estandarizarse en todas las divisiones, al tiempo que se ajustaba a sus diferentes parámetros de trabajo. Cuando se trata de PPM y experiencia en PMO, ¡realmente saben lo que hacen!»

Wellingtone creó tres EPT diferentes: Estándar, Propiedad y Programa. Estos se alinearon con un ciclo de vida de gobernanza de proyectos de cinco etapas, además de una plantilla de informe mensual de proyectos destacados que permite a los gestores de proyectos introducir datos fácilmente para extraerlos en informes personalizados mediante Power BI. A continuación, Wellingtone impartió formación a nivel de usuario y administrador a 100 usuarios del sistema en las dos divisiones. Aunque aún es pronto, Karen afirma que ya están surgiendo beneficios. «La visibilidad de estas divisiones y sus carteras es ahora instantánea. Los conjuntos de datos que alimentan nuestros informes se actualizan ocho veces al día, por lo que tenemos la seguridad de que siempre que generamos datos o un informe puede ofrecer una imagen clara y en tiempo real. Desde mi punto de vista como PMO, Project Online me ayuda a hacer mi trabajo. Con solo pulsar un botón, puedo revisar cualquier aspecto del ciclo de vida del proyecto, desde los registros de riesgos hasta los calendarios, las aprobaciones por etapas, etcétera. Y, para el equipo ejecutivo, supone un nuevo nivel de visibilidad y supervisión. Además de los informes y la gobernanza a nivel ejecutivo, lo estamos extendiendo a las juntas del programa y lo utilizamos para celebrar reuniones sin papel. Ahorra mucho tiempo y recursos, ya que pasamos de fuentes de información separadas y aisladas a una única fuente de información».

Un proceso de madurez respaldado por un ejecutivo comprometido y perspicaz

Karen añade que, a lo largo de la implantación de Project Online, fue especialmente útil el firme patrocinio de miembros clave del Consejo de Administración de Change Authority. «Todos los miembros de nuestro equipo directivo han asistido a una sesión informativa organizada por Wellingtone. El interés de los ejecutivos por nuestro trabajo ha contribuido a que los usuarios lo adopten y lo implanten. Los ejecutivos dedican tiempo a entender cómo funciona el sistema, hacen preguntas pertinentes y contribuyen a la evolución futura. Su patrocinio nos está ayudando a integrar Project Online no sólo como herramienta, sino como parte de nuestra cultura de trabajo. Mantenemos conversaciones constantes con el ejecutivo, nuestro personal y también con Wellingtone sobre futuros desarrollos. La implantación no habría tenido el éxito que ha tenido sin el apoyo de mis colegas Sarah Candy(Business Change Manager), Munira Holloway(Head of Intelligence, Innovation and Change), Niall Tyler(Project Manager), Stuart Anderson y Nigel Midmer(Programme Managers Property Services). Todos ellos han participado activamente desde el principio. El próximo paso consistirá en extenderlo a todos los servicios inmobiliarios, de modo que la mayor parte de nuestro programa de capital se integre en Project Online, así como en integrarlo con nuestros sistemas financieros para ofrecer garantías en todos los proyectos de capital. Recomendaría Wellingtone a cualquiera que esté pensando en implantar Project Online. Son excelentes, muy profesionales y auténticos expertos en PMO. No hubo pregunta que no pudieran responder. El proceso no estuvo exento de dificultades, pero adoptaron un enfoque de auténtica colaboración para ayudarnos a superarlas y diseñar la hoja de ruta adecuada para mejorar continuamente la gobernanza y la garantía de la cartera de proyectos.»