Signature Flight Support perfecciona el marco PPM con una reconfiguración del proyecto en línea de Wellingtone

Parte de Signature Aviation Group, Signature Flight Support es la mayor red mundial de operaciones de base fija (FBO) en más de 200 ubicaciones globales. La empresa proporciona apoyo esencial de capital, operativo y de servicios para la aviación empresarial y privada. Cuando Janine Aquilina se unió a la compañía en 2018 como VP, PMO, dirigió la PMO a través de su viaje inicial hacia un marco PPM maduro. Dave Fry, por su parte, es el director sénior de gestión de carteras de Signature Flight Support. Trabajando bajo la dirección de Janine, Dave ha madurado aún más el conjunto de herramientas de gestión de la cartera de proyectos (PPM). Como resultado de estos desarrollos, la PMO ha pasado de procesos principalmente manuales a un marco formal de PPM respaldado por Microsoft Project Online en tan solo cuatro años.

Cuando el socio de implementación original de Project Online no pudo cumplir las expectativas, Dave pidió ayuda a Wellingtone, Gold Partner de Microsoft. En lugar de reinventar la rueda, Wellingtone se centró en las áreas en las que su experiencia en PMO podía añadir valor, auditando, reconfigurando y mejorando la configuración existente de Project Online para adaptarla a los objetivos específicos de Signature Aviation. También trabajaron para garantizar que Signature Aviation estuviera preparada para asumir la responsabilidad de la formación, la administración y el desarrollo posterior. Este enfoque específico, según Dave, ya está generando beneficios significativos y estableciendo el estándar para la mejora continua a través de la visibilidad, la gestión y la gobernanza de la cartera.

Signature Flight Support Logo

Visión general

Cliente

Signature Flight Support

Productos y servicios

Microsoft Project Online

País

Reino Unido

Industria

Aviación

Aspectos destacados

  • Un enfoque estratégico para definir los requisitos y racionalizar la funcionalidad.
  • Project Online auditado y reconfigurado para servir a un marco PPM en evolución.
  • Las mejoras incluyen el registro de horas y el seguimiento financiero para permitir una asignación precisa de los costes.
  • Un paquete de asistencia a medida, que permite al cliente formarse e incorporarse internamente.
  • Actualmente se está implantando en TI y la PMO, además de en varios proyectos de capital y departamentos.

Un enfoque pragmático para una configuración en línea de proyectos racionalizada e intuitiva

«Cuando me incorporé a Signature Flight Support, todo se hacía manualmente», explica Dave. «Había planes en el horizonte para implementar una herramienta PPM más formal, pero mis ejecutivos querían, con razón, ver una prueba de concepto de que teníamos procesos de línea de base en su lugar antes de seguir ese camino. Así que, en un principio, creé un marco utilizando herramientas estándar de Microsoft 365. Después de probar otra herramienta PPM, que no nos funcionó, decidimos migrar a Project Online en otoño de 2020 y empezamos a preparar la implantación en 2021. Lamentablemente, el socio que seleccionamos en un principio para que nos prestara apoyo era bueno en lo que respecta al compromiso, pero su configuración y formación eran demasiado «anticuadas» para nuestras necesidades. Resultó que no estaban preparados para aportar la consultoría estratégica que necesitábamos. Como resultado, la solución que nos proporcionaron no estaba configurada para satisfacer nuestras necesidades y la formación fue una experiencia frustrante para nuestro personal. Sabíamos que teníamos que replantearnos nuestros planes y buscar un socio de implantación alternativo. Así que, por recomendación de nuestros socios de desinversión en el Reino Unido, empezamos a hablar con Wellingtone.

Su amplia experiencia en PMO y su disposición a escuchar nuestros requisitos ofrecían justo lo que estábamos buscando.

Wellingtone empezó por auditar lo que ya había implantado el proveedor anterior y, según Dave, «aportaron algunas sugerencias excelentes que añadían valor. Nos ayudaron a tener claro qué necesitábamos de Project Online y cuál era la mejor forma de configurar el sistema para conseguirlo. A continuación, limpiaron la configuración anterior para asegurarse de que sólo teníamos la funcionalidad relevante. Nuestra gama de usuarios es una mezcla de gestores de proyectos acreditados y formados, además de otros miembros del personal igualmente cualificados y comprometidos, pero que pueden no tener esa base de conocimientos formales. Wellingtone racionalizó las capacidades de Project Online para que la herramienta sea sencilla e intuitiva para el segundo grupo, pero también tenga capacidad para que los gestores de proyectos acreditados PMP puedan sumergirse en ella y utilizarla a un nivel más sofisticado».

Esta flexibilidad se consiguió reconfigurando la arquitectura existente, antes de integrar funcionalidades personalizadas adicionales utilizando las aplicaciones propias y la experiencia técnica de Wellingtone. Esto incluía la aplicación Wellingtone Finance, además de una configuración específica para reconstruir el flujo de trabajo de las fases y los criterios de salida en toda la cartera. «Una de nuestras principales áreas de mejora era la elaboración de informes sobre los presupuestos de los proyectos», explica Dave. «Mostramos a Wellingtone el enfoque de alto nivel que hemos estado adoptando, y nos demostraron la capacidad de su aplicación para desglosar aún más los costes por mes y por categoría. Inmediatamente nos dimos cuenta de las ventajas, así que la integraron en el seguimiento financiero dentro de Project Online, así como en los informes asociados de Power BI». De cara al futuro, será una gran ventaja para nosotros. Otro requisito importante para nosotros es el registro de horas. Es muy importante, ya que necesitamos imputar con precisión los costes de TI y de la PMO a los proyectos de capital. Nos costaba encontrar una forma sencilla de identificar los casos en los que no se habían presentado los partes de horas. Wellingtone nos presentó su informe de cumplimiento de hojas de horas, que valoro mucho. Me permite identificar rápidamente cualquier laguna en las hojas de horas y perseguir fácilmente a esas personas».

Wellingtone cumplió lo que prometió. Tienen la experiencia en PMO y PPM para entender las dos caras de la moneda: lo que el usuario necesita y lo que la dirección busca, y casar ambas cosas.

Equipar al cliente para que se haga cargo de la implantación

En cuanto a la formación y el despliegue, Dave explica que tenía mucho interés en crear capacidad interna para incorporar a los usuarios en el futuro. «Para nosotros tiene sentido desde el punto de vista cultural. Conocemos a nuestro público y sabemos lo que necesitan de la herramienta para hacer su trabajo con eficacia. Por eso, aunque parezca insólito, pedimos a Welllingtone que se retirara de ese aspecto para poder crear nuestro propio paquete de formación y mantener ese recurso internamente. Algunos proveedores no estarían dispuestos a hacerlo, pero Wellingtone se mostró encantado de ser flexible y adaptar su enfoque a nuestras necesidades».

Inicialmente, la versión renovada de Project Online se ha desplegado en los departamentos de PMO y TI. También ha servido de apoyo a una gran implementación de back-office, donde se ha utilizado para capturar y recargar los costes relevantes para el proyecto. Según Dave, la adopción temprana y los beneficios emergentes han generado interés en otras partes de la empresa. «Ha mejorado enormemente la capacidad de nuestros gestores de proyectos para gestionar calendarios, generar informes de estado rápidos y sencillos, hacer un seguimiento de los riesgos, los problemas, las etapas, etc., e informar al respecto. Ha sido un gran paso adelante para nosotros. Una vez que empezamos a mostrar nuestro nuevo cuadro de mandos, nuestros ejecutivos vieron la oportunidad de invitar a otras partes de la empresa a informar también desde Project Online. Una gran parte de nuestro negocio se ocupa de la construcción de hangares y oficinas. Han adoptado la herramienta en lugar de sus antiguos sistemas Excel. Nuestra división financiera se encarga de negociar contratos de arrendamiento y de incorporar nuevas ubicaciones aeroportuarias a nuestra red. Empezarán a utilizar Project Online en breve.

Mi objetivo es llegar a un punto en el que todos los informes de capital procedan de Project Online y Power BI, y estamos avanzando a buen ritmo. Creamos informes para el Consejo de Administración y el equipo directivo. Una de nuestras ambiciones es pasar a la elaboración de informes totalmente dinámicos. Queremos que los ejecutivos y los patrocinadores se sientan seguros profundizando en el sistema de forma independiente. En general, la organización está reconociendo las ventajas de nuestra capacidad para rastrear e informar sobre datos significativos, y la visibilidad y claridad de la cartera que eso nos proporciona. También fue muy útil cuando empezamos a negociar una compra por parte de un fondo de capital riesgo en junio de 2021. Naturalmente, los inversores querían tener acceso a información empresarial específica. Wellingtone fue receptivo y nos ayudó a configurar informes adicionales para proporcionar la información necesaria».

Dave explica que, de cara al futuro, las próximas prioridades son «seguir mejorando los informes y los cuadros de mando, así como implantar plenamente el seguimiento financiero. Personalmente, también espero con impaciencia el evento anual Future PMO de Wellingtone. Será estupendo aprender de otras organizaciones lo que están haciendo y compartir las mejores prácticas. Animo a todos los que estén pensando en Project Online a que hablen con Wellingtone. Para mí, lo más importante es que cumplieron lo que prometieron.

«El equipo de Wellingtone sabe lo que hace. Son muy receptivos y adaptables, que es justo lo que necesitamos porque pueden flexibilizar su servicio a medida que evolucionamos nuestro enfoque.»