Serco realiza un viaje evolutivo hacia la madurez de PPM con Microsoft Project Online y Wellingtone

Fundada en 1929, Serco es hoy un proveedor especializado de servicios públicos esenciales en el Reino Unido y Europa, Norteamérica, Asia-Pacífico y Oriente Medio. Con más de 50.000 empleados en todo el mundo, la organización presta servicios de defensa, transporte, justicia, inmigración, sanidad y otros servicios a los ciudadanos. Esta experiencia global e intersectorial capacita a Serco para transferir las mejores prácticas emergentes, compartir nuevas innovaciones de servicios y mejorar el rendimiento de los servicios públicos. En el Reino Unido y Europa, Serco está impulsando un viaje continuo hacia la madurez de PPM mediante la estandarización de metodologías, eficiencias y prácticas de trabajo.

En 2018, Darren Russell se unió a Serco como Jefe de Entrega de Proyectos para Proyectos y Programas en la división del Reino Unido y Europa. Trabajando en colaboración con los especialistas en tecnología PPM, Wellingtone, Darren y su equipo están desplegando Microsoft Project Online en Corporate Shared Services más otros tres departamentos, cada uno con su propio nivel de madurez. El trabajo evoluciona constantemente, lo que exige un enfoque inteligente de la configuración que permita a Project Online adaptarse a las prioridades de cada departamento, al tiempo que proporciona un repositorio central. El viaje no está exento de retos, pero ya se han sentado las bases para generar importantes beneficios en un futuro próximo, como explica Darren.

Visión general

Clientes

Serco

Productos y servicios

Microsoft Project Online

País

Reino Unido

Industria

Servicios públicos

Beneficios

• Introducción de una metodología estandarizada específica de Serco en cuatro departamentos clave.
• Configuración del proyecto en línea para equilibrar la estandarización con las distintas prioridades del EPT.
• Formación e implantación iterativas, con un enfoque de «lecciones aprendidas» para la mejora continua.

Próximas prioridades

Informes de Power BI, gestión de proyectos en curso y gestión de recursos.

Proyecto en línea: Facilitar la visibilidad y la estandarización manteniendo la flexibilidad

«Cuando me incorporé a Serco, los problemas a los que se enfrentaba nuestra división eran los típicos de cualquier gran cartera de proyectos», explica Darren. «Luchábamos contra la falta de visibilidad de todos los proyectos, incluidas las licitaciones y las transiciones. Era difícil saber a ciencia cierta cuáles estaban en marcha, cuáles se estaban tramitando, de qué recursos disponíamos, etc.». Los Servicios Corporativos Compartidos (CSS) son esencialmente la función de apoyo a nuestros servicios empresariales: RRHH, Finanzas, Servicios a las Personas y, lo que es más importante, Servicios de TI. CSS también se enfrentaba a los mismos problemas y el Director General del área había pedido a los equipos que trabajaran para encontrar una solución que respondiera a sus necesidades. Parecía sensato unir las dos áreas, así que nuestra prioridad inicial fue lograr un enfoque armonizado de la gestión de proyectos. Empezamos por abordar la metodología: hemos desarrollado la nuestra propia y necesitábamos hacerla coherente en toda la división en cuanto a procesos, herramientas, plantillas y documentación. El siguiente paso era encontrar una herramienta que nos ayudara a pasar al siguiente nivel y gestionar los proyectos de forma más coherente. Ya habíamos trabajado con Project Online hace siete u ocho años, pero nunca llegamos a ponerlo en marcha. Así que nos pusimos en contacto con Wellingtone para que nos ayudara a configurar y construir la tecnología que mejor sirviera a nuestra metodología y principios».

Wellingtone llevó a cabo inicialmente un proceso de recopilación de requisitos antes de elaborar una especificación de configuración completa para Project Online. «Nuestros departamentos varían en su madurez, nivel de habilidades formales de gestión de proyectos, tamaño de la cartera y complejidad», dice Darren. Por lo tanto, un reto clave ha sido establecer un sistema que facilite cada tipo de proyecto de empresa (EPT) departamental a la vez que proporciona un todo coherente». Wellingtone creó la primera ola de configuración para atender a nuestras variaciones de EPT, luego comenzó la formación inicial y mejoró la funcionalidad a medida que los primeros usuarios nos informaban. Es un proceso iterativo en el que probamos, reflexionamos y desarrollamos en consecuencia».

«El equipo de Wellingtone sabe lo que hace. Son muy receptivos y adaptables, que es justo lo que necesitamos porque pueden flexibilizar su servicio a medida que evolucionamos nuestro enfoque.»

Un enfoque inteligente: Equilibrio entre las prioridades de los departamentos y la cohesión de las divisiones

Aunque la visibilidad era el principal reto al que se enfrentaban todos los departamentos, cada uno de ellos también requería una atención especializada para ajustarse a sus propias prioridades. Local Government Partnerships necesitaba revisar su sistema actual, abordar el trabajo manual y la planificación con una funcionalidad renovada y nuevas herramientas de generación de informes. Transition solicitó un flujo de trabajo para gestionar mejor los controles, la planificación y los recursos de los proyectos. Por su parte, ITS necesitaba una funcionalidad sofisticada y orientada a la gobernanza para impulsar la elaboración de informes y estados semiautomatizados dentro de una metodología, con un proyecto de fase 2 diseñado para introducir un flujo de trabajo de control de proyectos.

«Cada EPT está vinculado al proceso que trazamos originalmente, pero en términos de flujo de trabajo hay algunas diferencias que tenemos que acomodar», explica Darren. «Dentro del equipo de proyectos y programas y de los servicios corporativos compartidos, también tenemos distintos EPT en función del tamaño y la complejidad del proyecto, pero en la práctica todos siguen el mismo proceso. Así, podemos informar de forma coherente sobre los distintos proyectos y programas, y eso es lo que queremos hacer para todos. Es un proceso en evolución, pero ahora estamos en una fase en la que tenemos algo que parece mucho más estandarizado, aunque con iteraciones adaptadas a los procesos y prioridades de cada departamento».

Ampliación de Project Online: Ambiciones para el futuro

Según Darren, una vez implantado Project Online en los cuatro departamentos, la prioridad ahora es impartir formación a los usuarios y centrarse en el potencial de la tecnología. «Actualmente estamos trabajando para que todo el mundo reciba la formación adecuada y se familiarice con la tecnología, y estamos estudiando la generación de informes de Power BI para saber qué nos puede aportar. Mejoraremos el uso de la gestión de proyectos en curso para priorizarlos mejor. A más largo plazo, queremos ver qué podemos hacer con los recursos: es vital para nosotros tener una visibilidad total de una reserva de recursos muy compleja. Además, tenemos que seguir armonizando los procesos. Mi objetivo es establecer una junta de revisión técnica que represente a cada una de las áreas y variantes de EPT, de modo que cuando introduzcamos mejoras lo hagamos de forma colectiva y en línea con los principios rectores de lo que estamos intentando conseguir»

A medida que el viaje continúe, la experiencia de Welllingtone seguirá siendo un facilitador de valor añadido tanto técnica como estratégicamente, afirma Darren. «A fin de cuentas, nuestra organización cuenta con 50.000 personas, así que nunca iba a ser un proceso sencillo. Wellingtone fue transparente con nosotros desde el principio. El equipo sabe lo que hace. Son muy receptivos y adaptables, que es justo lo que necesitamos porque pueden flexibilizar su servicio a medida que evolucionamos nuestro enfoque. Aún no hemos avanzado lo suficiente como para obtener beneficios tangibles, pero veo que están llegando. Y, como profesional de proyectos, considero que el proceso y las lecciones aprendidas son tan importantes como la entrega final. Me complace contar con Wellingtone como socio mientras recorremos ese camino».