Microsoft Project Online impulsa la estrategia PMO de Samworth Brothers

La galardonada empresa familiar Samworth Brothers está formada por un grupo de 19 empresas que fabrican y distribuyen productos alimentarios de calidad en todo el Reino Unido. La empresa cuenta con 8.000 empleados y alcanzó los 1.000 millones de libras de ingresos en 2017. En los últimos tres años, la cartera de proyectos de Samworth Brothers se ha ampliado, pasando de proyectos de dos cifras a una combinación de más de 100 proyectos, lo que ha planteado un complejo reto de dotación de recursos. La falta de visibilidad de los recursos ante la creciente demanda de los clientes motivó la decisión de renovar los métodos y las normas mediante la creación de una nueva Oficina de Gestión de Cartera (PMO), con las herramientas de Microsoft Project Online. Samantha Blunt, responsable de la PMO en Samworth Brothers, nos cuenta más detalles.

Samworth Brothers Quality Foods

Visión general

Cliente

Hermanos Samworth

Productos y Servicios

Microsoft Project Online
Power BI
SSRS

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

España

Industria

Fabricación de alimentos
Cadena de suministro

Beneficios

  • En abril de 2017, el primer punto de referencia de revestimiento base, los Recursos internos mostraban un 20% de sobreasignación. En febrero de 2018 se había reducido al 5%.
  • Dentro de los mismos plazos, anteriormente el 25% de los proyectos no informaban en los plazos deseados; en febrero de 2018 esa cifra se había reducido al 5,20%

«Al garantizar que la estrategia de la PMO dictaba las herramientas, y no al revés, Samworth Brothers ha conseguido una estructura de gestión de proyectos que se ajusta a las necesidades tanto del cliente como de la empresa«

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Samantha Blunt, Responsable de PMO – Samworth Brothers

Satisfacer la demanda de los clientes en una cadena de suministro en rápida expansión

En los últimos años, una base de clientes en expansión ha creado nuevos retos en la gestión eficiente de recursos y proyectos, explica Samantha. «Antesgestionábamos la mayoría de nuestros proyectos mediante hojas de cálculo Excel y procesos manuales individuales«, explica. «Necesitábamos un planteamiento más maduro que nos ayudara a satisfacer eficazmente las necesidades de nuestros clientes, así que contratamos a una empresa para que nos ayudara a crear una función formal de PMO«.

El proceso supuso una revisión completa de métodos, normas, procesos y formación, que desembocó en la implantación de procedimientos normalizados para mejorar la visibilidad, los informes y la ejecución. Al mismo tiempo, la finalización de un contrato anterior de software de gestión de proyectos brindó la oportunidad de identificar la tecnología adecuada para la PMO. «Elresto de nuestras empresas ya estaban estudiando el paso a Microsoft Dynamics AX para los procesos de fabricación y financieros«, explica Samantha. «Para nosotros, como PMO,tenía sentido ver qué más podía hacer Microsoft por nosotros. Nos dimos cuenta de que si toda la empresa se está moviendo hacia el mismo sistema, entonces podríamos vincular potencialmente todas las facetas de la empresa a través de una única plataforma en el futuro

«Samworth Brothers adoptó una visión estratégicamente inteligente de lo que era necesario para orientar su gestión de proyectos para hacer frente a los retos del

futuro

Samantha Blunt, Jefe de PMO – Samworth Brothers

Un enfoque de mejores prácticas para las herramientas de la PMO

Wellingtone llevó a cabo la configuración y el despliegue de MS Project Online. «Ya teníamos a Wellingtone en nuestro radar como una empresa con una reputación de confianza», afirma Samantha. Confiábamos en su condición de Gold Partner de Microsoft, así que cuando se nos acabó el contrato anterior fue fácil decidirnos por ellos». En noviembre de 2016 llevaron a cabo un ejercicio de recopilación de requisitos que nos ayudó a definir un plan de implantación de diciembre de 2016 a marzo de 2017, que incluía la configuración y el despliegue del sistema, además de la formación del personal. Elobjetivo era lograr una transición fluida desde nuestro antiguo sistema cuando finalizara nuestro contrato en marzo«.

Esto, según el jefe de proyecto de Wellingtone, representa un enfoque de mejores prácticas para establecer una PMO. «Samworth Brothers adoptó una visión estratégicamente inteligente de lo que se necesitaba para orientar su gestión de proyectos a los retos futuros«, afirma. «Su principal problema en el pasado era la falta de visibilidad de los recursos, una cuestión crucial en un mercado en el que la cadena de suministro se mueve con rapidez y tiene capacidad de respuesta. El proceso de creación de una nueva PMO permitió a la empresa revisar sus métodos de gestión de proyectos e introducir una forma normalizada de hacer las cosas en toda la cartera de proyectos. Esto, a su vez, les permitió identificar y desplegar la herramienta adecuada para apoyar esa cartera. A menudo, las organizaciones permiten que su elección de tecnología de gestión de proyectos determine cómo se hacen las cosas. Al asegurarse de que la estrategia de la PMO dictaba las herramientas, y no al revés, Samworth Brothers ha conseguido una estructura de gestión de proyectos que se ajusta a las necesidades tanto del cliente como de la empresa»

«Aportaron sus recomendaciones y experiencia, pero estuvieron encantados de adaptar su enfoque a nuestras prioridades y plazos»

Samantha Blunt, Responsable de la PMO – Samworth Brothers

Una implantación exigente en un plazo ajustado

Wellingtone nos ofreció todo su apoyo en la implantación de Project Online, afirma Samantha. «Nuestro requisito mínimo para la primera fase era integrar toda la información sobre proyectos y recursos que ya teníamos en el nuevo sistema, para disponer de una única fuente de información de cara al futuro. Nuestros grupos de proyectos y recursos habían crecido significativamente, por lo que era esencial que pudiéramos tener visibilidad de todo para tomar decisiones inteligentes. Con la ayuda de Wellingtone, tardamos aproximadamente un mes en tener todo en orden desde el punto de vista de los datos. Los jefes de proyecto de Wellingtone trabajaron duro para ayudarnos a ultimar las especificaciones, transferir los datos, desplegar la solución y formar a ochenta informáticos del Grupo, todo ello en plazos muy ajustados. Tuvimosque tomar decisiones rápidas, y Wellingtone estuvo encantado de apoyarnos utilizando su propio Microsoft y su experiencia en gestión de proyectos»

Samantha también reconoce el valor añadido por Wellingtone cuando surgieron problemas técnicos inesperados. «Tuvimos algunas dificultades con nuestro entorno técnico. Este tipo de contratiempos no son inusuales en un gran proyecto de transformación de TI, pero, teniendo en cuenta los plazos, se trataba de un problema potencialmente importante. Mientras esto se solucionaba, Wellingtone planificó el programa de formación de forma proactiva. Diseñaron una escala móvil de formación en función de las funciones, de modo que, una vez resueltos los problemas técnicos, pudiéramos seguir formando e implantando a tiempo. Comoresultado, realizamos la transición de nuestro antiguo sistema a Project Online sin apenas interrupciones«.

Actualmente, Project Online puede ser utilizado por hasta ochenta miembros del Departamento de TI del Grupo, y Wellingtone sigue apoyando a la PMO de Samworth Brothers en su camino hacia la madurez de PPM. Los beneficios son claros, según Samantha. «Antes de implantar Project Online, controlar nuestros proyectos y recursos era un proceso manual y engorroso. Ahora, con tres clics de ratón tenemos la información de una persona, un equipo o un conjunto de competencias. Podemos cortar y dividir los datos para tomar decisiones rápidas e inteligentes en materia de recursos. Esto ha supuesto una enorme diferencia, no sólo en la ejecución de los proyectos en curso, sino también en la planificación, la contratación y la gestión de competencias. Estamos equipados para mantener conversaciones de valor añadido con el equipo directivo de TI del Grupo, así como con clientes individuales, e incluso podemos informar a la Junta Directiva del Grupo. Además, nuestro plan de negocio para esta transformación nos permite recuperar los costes en sólo dos años. Trabajar con Wellingtone ha sido una auténtica colaboración. Nos aportaron sus recomendaciones y experiencia, pero no dudaron en adaptar su enfoque a nuestras prioridades y plazos. Animaría a cualquier empresa que esté pensando en Project Online a explorar las ventajas de la tecnología y los servicios de Wellingtone».

Para obtener más información sobre Samworth Brothers, visite www.samworthbrothers.co.uk.

Ver vídeo: Caso práctico de Microsoft Project Online en Samworth Brothers