Kensington y Chelsea (K&C) es el distrito más pequeño de Londres, pero uno de los más poblados del Reino Unido. En 2023, K&C separó su función de Digital, Data and Technology (DD&T) de la de su socio bi-borough, con el que había mantenido un acuerdo de servicios compartidos durante varios años. El servicio de TI bi-borough había sido apoyado desde 2019 por una configuración de Microsoft Project Online proporcionada por Microsoft Gold Partner, Wellingtone. La desagregación de su socio bi-borough fue una importante iniciativa de transformación para The Project Management Office (PMO) en K&C, que incluía la necesidad de una nueva instancia de Project Online para reemplazar la configuración de TI bi-borough anterior compartida con el socio.

Cumplir un exigente plazo de entrega como parte de un panorama de transformación más amplio

El director de la oficina de gestión de proyectos (PMO) de DD&T en K&C, Andrew Homan, formó parte anteriormente del equipo de la PMO que trabajó con Wellingtone para ofrecer la configuración original bimunicipal de Project Online en 2019 y ahora dirigió la estructura de K&C de su propio entorno de Project Online en 2023, de nuevo con el apoyo de la gestión de carteras y proyectos (PPM) y la experiencia técnica de Wellingtone. «Estaba claro que la separación de los servicios de TI de K&C del socio bi-borough iba a ser un período de transformación disruptiva», recuerda, «y el despliegue de una nueva instancia de Project Online fue un entregable clave en el programa de desagregación de K&C.»

Antes de la separación, el equipo de la PMO de TI bimunicipal había establecido una capacidad de planificación de recursos en Project Online con la ayuda de Wellingtone. «En julio y diciembre de 2022 pusimos en marcha esta función para el socio bi-borough, con el fin de que el equipo directivo pudiera identificar las carencias de recursos antes de la separación de los dos ayuntamientos». Mientras tanto, K&C se preparaba para la desagregación total. «En ese momento, pasé a la PMO de K&C. Teníamos el 31 de marzo de 2023 como fecha límite para poner en marcha la versión de K&C de Project Online. Como parte de la desagregación, también teníamos un nuevo grupo de gestores de proyectos que necesitaban familiarizarse con Project Online y recibir formación durante ese periodo. Echando la vista atrás, nuestra consolidada relación con Wellingtone y su profundo conocimiento de nuestro entorno desempeñaron un papel clave en el cumplimiento de ese plazo.»

Visión general

Cliente

Royal Borough de Kensington y Chelsea

Productos y servicios

Implantación de Microsoft Project Online

Formación de Project Online

País

Reino Unido

Industria

Administración local

Aspectos destacados

Un despliegue rápido, desde los requisitos hasta la adopción por parte del usuario en sólo 12 semanas.
Un enfoque iterativo, centrado en la entrega priorizada y gestionable.
Visibilidad de la cartera, informes de estado y planificación de la capacidad de recursos para apoyar los programas de cambio.
Una relación cliente/consultor mutuamente flexible para acelerar la entrega.

No cabe duda de que la experiencia, el proceso y el conocimiento que Wellingtone tiene de nosotros como organización han desempeñado un papel fundamental para llegar a este punto tan rápidamente.

Un enfoque iterativo de las prioridades de configuración

K&C también estaba adoptando un enfoque de trabajo más ágil, añade Andrew. «De hecho, ese cambio de mentalidad estaba en consonancia con nuestra forma de gestionar el trabajo del proyecto en línea», afirma Andrew. «Para que el ajustado plazo de entrega fuera factible, necesitábamos dividir el proyecto en hitos pragmáticos y manejables. La prioridad inmediata era la visibilidad, de modo que la nueva PMO de K&C pudiera empezar a informar sobre el estado del proyecto a un grupo de revisión de la cartera que se reunía cada dos semanas.

Como el consultor de implantación de Wellingtone ya nos conocía del periodo bimensual, la fase de recopilación de requisitos y configuración pudo acelerarse, y nuestro consultor añadió mucho valor desde el principio. Nos guiaron a través de una lista de decisiones y simplificaron las cosas al máximo. Eso nos permitió tomar decisiones rápidas para que Wellingtone pudiera hacer todo lo posible para completar la construcción técnica en unas pocas semanas (en función de su calendario de clientes y disponibilidad), desplegar y probar la solución, y luego pasar directamente a la formación de los usuarios con el mínimo retraso».

Tanto para Wellingtone como para K&C, había problemas de capacidad, explica Andrew. «Nuestro consultor mostró flexibilidad y buena voluntad para adaptarse a los plazos desde la perspectiva de Wellingtone. Por nuestra parte, acordamos realizar la migración de datos manualmente en lugar de esperar a que Wellingtone dispusiera de un hueco en su calendario. No era lo ideal, pero en este caso era necesario para entregar el proyecto en el plazo requerido. Pusimos en marcha e incorporamos la configuración básica a tiempo, y nuestra relación con Wellingtone permitió a ambas partes colaborar para conseguirlo».

Prioridades de liderazgo con la planificación de la capacidad de recursos

El trabajo previo de Wellingtone con Andrew en la planificación de la capacidad de recursos bi-borough sentó las bases para introducir una capacidad similar en la configuración de K&C. «Se trataba de una consideración estratégica», afirma Andrew. «Con iniciativas de cambio más amplias por delante, nuestros directivos necesitaban una rápida visibilidad de los recursos disponibles. En el entorno bi-borough, disponíamos de visibilidad de la cartera y de informes de estado, pero no de información sobre la nueva cartera de proyectos de K&C. Adaptamos la antigua configuración bi-borough a la nueva. Adaptamos el antiguo marco bi-borough para crear la capacidad inicial de K&C y trabajamos estrechamente con Wellingtone para desarrollar la configuración del sistema necesaria. No esperábamos que la planificación de recursos y capacidades produjera resultados inmediatos, entre otras cosas porque lleva tiempo implicar plenamente a las personas en los procesos que hay detrás de los datos. Pero, desde el primer momento, estamos acumulando datos sólidos sobre recursos y podemos determinar con precisión los futuros déficits de capacidad. En mi experiencia, es más o menos donde deberíamos estar en este punto después de unos cuatro meses.

Wellingtone proporcionó formación de alta calidad para los gestores de proyectos, así como para nuestros administradores de Project Online. Nuestro equipo de la PMO está formando a los usuarios del sistema de forma continua para garantizar que nuestros gestores de proyectos puedan utilizar Project Online de forma coherente y con confianza. También estamos formando a un miembro del equipo de la PMO para que se convierta en nuestro experto central en recursos. Ayudará a los gestores de proyectos a utilizar el módulo de planificación de la capacidad de recursos, así como a utilizar Project Online y Power BI de forma más general. Todo forma parte del enfoque de mejora continua que defiende la PMO».

En julio de 2023, la configuración de Project Online de K&C sólo llevaba cuatro meses en funcionamiento. Sin embargo, Andrew afirma: «Estamos en marcha con el conjunto de herramientas adecuado. Los informes de estado están integrados, estamos avanzando en la planificación de recursos y capacidades, y estamos preparados para ampliar y utilizar las herramientas en apoyo de un gran programa de transformación que está a punto de comenzar. También estamos empezando a pensar en el desarrollo futuro, en términos de informes financieros de proyectos, proyectos ágiles y capacidad BAU. En pocas palabras, estamos donde me gustaría estar en este momento. A cualquiera que esté pensando en implantar una herramienta PPM como ésta le diría que es importante desplegar la configuración básica lo antes posible. La adopción completa lleva más tiempo pero, una vez que se han establecido los fundamentos, se puede empezar a añadir valor de inmediato. Además, dispondrá de las bases para desarrollar sus capacidades de PPM en pasos manejables. No cabe duda de que la experiencia, el proceso y el conocimiento que Wellingtone tiene de nosotros como organización han desempeñado un papel fundamental para que hayamos llegado a este punto tan rápidamente».