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En 2018, RICS adoptó Microsoft Project Online dentro de la PMO de TI, como un paso importante en el camino hacia la madurez de la PMO. En 2019, este viaje continuó cuando el socio tecnológico de elección de RICS, Wellingtone, trabajó con Hollie Farrell, Gerente de PMO en RICS, para implementar una configuración a medida de Project Online y Power BI. El éxito temprano con el nuevo sistema ahora está impulsando la demanda de un despliegue de Microsoft Project Online y Microsoft Power BI en todos los departamentos de RICS, como confirma Hollie.

RICS Logo

Visión general

Industria

Construcción, Educación

País

Londres, Reino Unido

Reto

Estandarizar la gestión de proyectos y aumentar su madurez.

Solución

Microsoft PPM
Power BI

Productos y Servicios

Project Online, SharePoint, Teams, Office 365

Resultados

Una única fuente de la verdad, mayor visibilidad a través de informes y entrega eficiente de proyectos

La suite Microsoft Project Online: El conjunto de herramientas detrás de la madurez de la PMO

Microsoft Project Online y Power BI apoyan a los clientes en:

  • Estandarizar la visibilidad, la entrega y los informes de los proyectos.
  • Entender y controlar riesgos, costes y cambios.
  • Anticipar y gestionar un flujo de recursos eficiente.
  • Tomar decisiones inteligentes e informadas para optimizar la cartera de proyectos.

Implantación de Project Online y Power BI:

Los primeros beneficios

  • Generación de informes financieros potentes y precisos con Power BI.
  • Mejora de los procedimientos de toma de decisiones con datos precisos y estandarizados.
  • Agilizar el proceso de gestión de recursos utilizando la inteligencia de Power BI.
  • Fomentar la adopción por parte de los usuarios y la implantación en toda la organización.

Visibilidad, estandarización y control de la cartera de proyectos

«Como organización, RICS es bastante nueva en el mundo de la gestión de proyectos», afirma Hollie, «por lo que, hasta hace poco, la gestión de proyectos era un proceso relativamente informal. Las partes interesadas tenían una visibilidad limitada de nuestros planes, avances y proyectos en curso. Necesitábamos un conjunto de herramientas más sofisticado que nos ayudara a prever y controlar con precisión la asignación de recursos, el tiempo de desarrollo y los costes internos». La implantación inicial de Project Online supuso un gran salto para nuestro personal en poco tiempo. Así que, cuando me incorporé a RICS en abril de 2019, el siguiente paso fue estudiar cómo nuestros datos e informes podían configurarse específicamente para ayudarnos a ofrecer los resultados de proyecto adecuados.»

En esta fase, con Project Online ya en uso cotidiano por parte del personal de RICS, Hollie comenzó a trabajar con el equipo de Wellingtone para ofrecer la configuración de la solución. «Wellingtone nos visitó varias veces para facilitar sesiones de recopilación de requisitos», comenta Hollie. «Nuestras prioridades eran estandarizar la documentación y los procedimientos del proyecto, formalizar los canales para el control de cambios, la gestión de costes y riesgos, aportar claridad a la gestión de recursos y apoyar la toma de decisiones informada y las aprobaciones del proyecto.»

Una vez definidos estos requisitos, el equipo técnico de Wellingtone configuró Project Online para satisfacer las necesidades de RICS. «Nos dimos cuenta de que algunas de las funciones estándar de Power BI requerían manipulación para extraer los datos exactos que necesitábamos, por ejemplo, datos financieros específicos», explica Hollie. «Hubo que trabajar mucho para averiguar qué cambios había que hacer para que esos informes recogieran la información correcta de la forma más útil. Wellingtone realizó los cambios muy bien. Entendieron lo que necesitábamos y cumplieron exactamente lo que les pedimos».

«La experiencia específica de Wellingtone en PMO fue útil para ayudarnos en la toma de decisiones complejas, ya que decidimos cómo necesitábamos que fuera el sistema para satisfacer mejor nuestras necesidades».

Hollie Farrell – Directora de la PMO, RICS

Una asociación tecnológica impulsada por la experiencia de la PMO

Según Hollie, el trabajo de Wellingtone no sólo fue preciso desde el punto de vista técnico, sino que su nivel de servicio también fue impresionante. «La experiencia específica de Wellingtone en PMO fue útil para ayudarnos a tomar decisiones complejas, ya que decidimos cómo necesitábamos que fuera el sistema para satisfacer mejor nuestras necesidades. También respondieron rápidamente a nuestras peticiones. Estuvieron encantados de proporcionarnos el contacto personal o telefónico que necesitábamos, y de recurrir a su equipo técnico siempre que una consulta lo requería. Ahora, estamos en la fase en la que utilizamos plenamente el sistema, por lo que nuestras conversaciones estratégicas con Wellingtone son cada vez menos frecuentes.

Sin embargo, también tenemos un servicio de asistencia PPM con ellos al que podemos recurrir siempre que lo necesitemos. Eso es extremadamente útil y prevemos que mantendremos esa relación. La introducción de un sistema formal de gestión de proyectos ha supuesto todo un cambio cultural para nosotros. Aún nos queda camino por recorrer antes de aprovechar al máximo todas las capacidades de la tecnología, y siempre habrá que introducir más ajustes en Project Online a medida que nuestros procesos vayan madurando. Pero estamos viendo niveles alentadores de compromiso de los usuarios y solicitudes de la organización en general para adoptar la tecnología».

Incluso en esta etapa inicial, los beneficios que Project Online está aportando a RICS están empezando a emerger, dice Hollie. «Project Online está empezando a dotar a nuestro personal de la capacidad de tomar decisiones importantes basadas en datos precisos y estandarizados. Ya utilizamos nuestros informes de Power BI para orientar nuestras reuniones de gestión de recursos, y preveo que nuestra gestión de recursos seguirá mejorando a medida que nuestro uso del sistema sea más exhaustivo. Estamos deseando hacer la transición a informes totalmente automatizados. No sólo nos liberará de muchas horas de trabajo, sino que también nos ayudará a tomar decisiones para optimizar nuestra cartera de proyectos. Por lo tanto, podemos ver algunos beneficios tempranos y estamos seguros de que esos beneficios seguirán creciendo a medida que aumente nuestro uso de Project Online y Power BI».

En general, concluye Hollie, la experiencia de trabajar con Wellingtone no ha sido más que positiva. «Su experiencia como empresa está muy arraigada en el espacio de la PMO, y eso los equipa para apoyar a los profesionales de la PMO con una visión sofisticada de lo que necesitamos y cómo entregarlo. También son muy amables como empresa y como personas. Están a tu disposición siempre que los necesitas, tanto desde el punto de vista del servicio al cliente como desde el punto de vista técnico. He disfrutado trabajando con ellos hasta ahora».