En 2019, Ontic se embarcó en un extraordinario viaje desde la gestión manual de proyectos hasta el nivel de madurez cuatro de la PMO. La aventura ha tenido tanto éxito que la empresa se está preparando para optar al prestigioso premio PMO del Año del PMI en 2022. La hoja de ruta ha sido impulsada conjuntamente por Chad Robson(Vicepresidente de Estrategia y Optimización Operativa), Javier Hernández(Director de Integración y Transformación) y Dave Mayne(Jefe de la Oficina de Gestión de Proyectos del Reino Unido). Wellingtone ha apoyado la transformación con una consultoría estratégica continua de la PMO, además de una configuración personalizada de la suite Microsoft Project Online.

Durante 45 años, los clientes han confiado en Ontic como líder mundial en soluciones de ampliación de la vida útil para el soporte de aeronaves heredadas. La empresa atiende a más de 5.000 clientes en todo el mundo desde siete instalaciones estratégicamente situadas. Con unos ingresos anuales globales de 380 millones de dólares, Ontic ha invertido 150 millones de dólares de capital en adquisiciones de licencias sólo en los dos últimos años. En sus siete centros trabajan 850 empleados, que dan soporte a más de 160 licencias de productos.

Ontic - PMO & Microsoft Case Study

Visión general

Cliente

Ontic

Productos y servicios

  • Microsoft Project Online
  • Consultoría PMO
  • Madurez PMO

País

Reino Unido

Industria

Aviación e ingeniería

Aspectos destacados de la transformación

  • De la gestión manual de proyectos al nivel de madurez cuatro de la PMO en solo tres años
  • 2019: Alcance del marco de la PMO, caso de negocio aprobado, equipo contratado
  • 2019 a 2020: Microsoft Project Online seleccionado, configurado, construido y desplegado
  • 2020: Procesos de gobernanza establecidos, revisión independiente de la madurez de la PMO completada
  • 2021: Se implementa la retroalimentación de la revisión, se logra una hoja de ruta hacia el nivel de madurez 4
  • 2022: ¡Ontic se presenta a PMO del año!

El complejo modelo de negocio de Ontic, por tanto, conlleva retos únicos, que requieren un enfoque adaptable de la gestión de proyectos, programas y carteras, según Javier. «Ocupamos un nicho en la industria», explica. «Sólo trabajamos con productos heredados, ya sea mediante la concesión de licencias de fabricación o la adquisición total de líneas de productos. Cada proyecto representa una transición bajo licencia de algún tipo, pero no hay dos proyectos iguales. Caminamos por una línea interesante entre mantener la estructura y el proceso y responder dinámicamente a los diferentes parámetros del proyecto

«.

No creo haber trabajado nunca con otra empresa de consultoría que haya demostrado su compromiso con una asociación a largo plazo de la forma en que lo han hecho Emma y el equipo de Wellingtone.

Determinación del alcance, diseño y dotación de recursos de la PMO

Lanzar y dotar de recursos a una PMO con capacidad para adaptarse a estas condiciones ha sido un proceso apasionante, afirma Chad. «Nuestro personal cualificado es experto en sus campos. Pero, antes de 2018, no había una capacidad dedicada de la PMO para impulsar la visibilidad, las herramientas y los procesos necesarios para apoyar esa experiencia. En ese momento, también estábamos siendo adquiridos por una firma de capital privado. Naturalmente, queríamos estar preparados para el crecimiento previsto. Así que, tras hablarlo con nuestro Director General, decidimos crear una PMO formal. Javier y yo nos embarcamos juntos en ese camino».

Los pasos iniciales (que abarcaron de enero de 2019 a julio de 2020) fueron delimitar el papel y el marco de la PMO, obtener la aprobación del caso de negocio, crear el equipo de la PMO e identificar una herramienta de PPM de apoyo. «Revisamos cinco o seis soluciones de gestión de proyectos de primer nivel, incluido Project Online», recuerda Javier. «Entonces Dave -que empezó a dirigir la PMO del Reino Unido en febrero de 2019- asistió a la conferencia anual de Wellingtone, FuturePMO. Allí, observó la experiencia de Wellingtone en la configuración de las capacidades de Microsoft para proporcionar lo que estábamos buscando.»

En Future PMO, Dave también conoció a Emma Arnaz-Pemberton, Directora de Servicios de Consultoría de Wellingtone. Fue el comienzo de una relación de valor añadido. «A principios de 2020, organizamos una conferencia interna de PMO para definir nuestros requisitos para Project Online», cuenta Chad. «Emma asistió y facilitó la elaboración del documento de alcance». A mediados de 2020, Wellingtone había creado la solución y nos había ayudado a desplegarla y a incorporar usuarios. Al mismo tiempo, empezamos a trabajar en nuestro marco de gobernanza. En septiembre de 2020, habíamos establecido un marco dinámico de PMO, formado el equipo, desplegado una potente solución con Project Online y creado sólidos procesos de gobernanza. Nos sentíamos muy orgullosos de nuestros progresos. Pero también nos dimos cuenta de que una revisión independiente nos ayudaría a evaluar nuestros logros y a aclarar las prioridades para el futuro. Así que pedimos a Emma que realizara esa revisión a finales de 2020″.

Un socio estratégico en el camino hacia la madurez de la PMO

Emma se comprometió con los socios comerciales de Ontic, los equipos de cada sede de la PMO y los actores clave del ecosistema de clientes y proveedores, antes de elaborar un informe exhaustivo. «Ese informe fue una aportación clave a nuestra hoja de ruta hacia la madurez», continúa Chad. Emma nos ayudó a comprender nuestra posición en ese momento y a centrarnos en áreas estratégicas para alcanzar el nivel de madurez cuatro, nuestro objetivo general para 2021″. Los amplios conocimientos de Emma en materia de PMO han sido inestimables. Mi experiencia general con los consultores es que, a menudo, no se toman el tiempo necesario para comprender el panorama general. Ejecutan la tarea contratada y siguen adelante. Emma tiene un enfoque diferente. Tiene unas credenciales y una experiencia que inspiran confianza. Como nos conoce tan bien, está en una posición ideal no sólo para apoyar nuestra hoja de ruta de madurez, sino también para encontrar soluciones estratégicas a retos específicos. Por ejemplo, actualmente estamos llevando a cabo una iniciativa global de mejora empresarial. Esos proyectos están dirigidos por personas que realmente saben lo que hacen, pero que no tienen una formación formal en gestión de proyectos, por lo que no están equipadas para utilizar fácilmente todas las capacidades de Project Online. Como Emma conoce nuestro negocio y sabe lo que queremos conseguir, rápidamente identificó Project for the Web como una solución adecuada y más sencilla». Para Emma, y para Wellingtone como empresa, no se trata de dólares y céntimos. Se trata de recorrer el camino contigo. Creo que nunca he trabajado con otra consultora que haya demostrado su compromiso con una asociación a largo plazo de la forma en que lo han hecho Emma y el equipo de Wellingtone».

Javier está de acuerdo. «Nuestra colaboración con Emma y Wellingtone ha durado dos años, pero gracias a que se han tomado el tiempo necesario para entender nuestro modelo de negocio y nuestros requisitos, disfrutamos de un producto mucho mejor. Creo que Wellingtone nunca nos ha dicho simplemente ‘no’. Su respuesta a cualquier petición, por difícil que sea, es ‘vamos a encontrar una solución que funcione para ti y te lleve a donde necesitas ir'».

Dave, por su parte, encuentra refrescante el enfoque directo de Emma. «Me gusta el hecho de que, cuando hacemos una petición, Emma nos reta a reflexionar sobre lo que pensamos y si realmente estamos buscando la mejor solución. Nos educa animándonos a pensar en la cuestión desde distintos ángulos. He aprendido mucho de Emma, y aprecio ese proceso y los beneficios que genera nuestro diálogo»

De cara al futuro, el equipo de Ontic está preparado para seguir aportando mejoras a la PMO en 2022 y más allá. «Hemos recorrido un largo camino», afirma Javier, «estamos encantados de haber alcanzado el nivel de madurez cuatro, con el apoyo de una potente herramienta PPM que nos proporciona una única fuente de verdad». Una prioridad fundamental para 2022 será configurar Power BI para que nos ayude a gestionar nuestra planificación de la capacidad, de modo que tomemos decisiones rápidas y fundamentadas sobre la capacidad de canalización cuando consideremos nuevos acuerdos de fusiones, adquisiciones y licencias».

Chad está de acuerdo, y está deseando seguir desarrollando la hoja de ruta en 2022.

En solo tres años, hemos pasado de una gestión de proyectos manual a una PMO que consideramos apta para presentar su nombre a un premio reconocido mundialmente. Es un logro enorme, y es un viaje que no habría sido posible sin el apoyo de Emma y el equipo de Wellingtone.