Se trata de un caso práctico publicado por Microsoft y puede consultarse en su sitio web.

Un socio del sector de la aviación impulsa el crecimiento mundial con Microsoft Project

Ontic es un proveedor líder de productos aeroespaciales heredados en los mercados comercial y militar, que presta apoyo a más de 5.000 clientes en todo el mundo. Para satisfacer las demandas de sus clientes y apoyar su estrategia de crecimiento, Ontic necesitaba aumentar la visibilidad de sus proyectos globales de adopción y transición de productos. Necesitaba conectar mejor a los empleados de todos los equipos y funciones para trabajar en colaboración con una mentalidad de crecimiento.

Para lograr sus objetivos de mejorar las transiciones de las líneas de productos y gestionar mejor sus iniciativas internas, la empresa necesitaba una solución de gestión de proyectos que uniera a la organización, fomentara la transparencia y creara un impulso empresarial. Ontic eligió la plataforma Microsoft Project, dentro de Office 365, y la utilizó para agilizar la elaboración de informes de la empresa, obtener beneficios de eficiencia y gestionar e implementar sus transiciones hasta el más mínimo detalle.

Visión general

Cliente

Ontic

Productos y servicios

• Microsoft Project en línea
• Microsoft Project para la Web
• Aplicaciones Power
• Power BI

País

España

Industria

Aviación

A través de la plataforma Microsoft Project, facilitamos a los profesionales de la PMO y a los gestores empresariales la extracción de datos, la supervisión de los ciclos de vida de los proyectos y el seguimiento de los resultados, lo que se traduce en un equipo más unificado y centrado en la obtención de resultados para el licenciante, el cliente final y el equipo Ontic en general.

Chad Robson Vicepresidente de Estrategia y Optimización Operativa, Ontic

Una red compleja

Cuando una empresa mantiene una cartera de más de 6.500 productos y un millón de componentes -y presta servicio al sector de la aviación, muy preocupado por la seguridad-, tiene que saber exactamente en qué punto se encuentran las cosas en todo momento. Ontic, líder del sector en asistencia y mantenimiento de productos y plataformas de aviación heredados, mantiene una amplia gama de tecnología aeronáutica y aspira a prolongar la vida útil de las aeronaves heredadas.

Entre los socios OEM de Ontic figuran grandes empresas como Honeywell, GE Aviation, Curtiss-Wright, Woodward, Moog y Collins Aerospace, y quiere seguir creciendo sin dejar de cumplir su complejo entramado de requisitos empresariales, de producción y de seguridad. Por ello, la empresa utilizó la plataforma Microsoft Project & Portfolio Management para crear una solución de gestión de proyectos totalmente integrada que agilizara el seguimiento de los datos y aumentara la transparencia y visibilidad de sus proyectos.

PMO y más allá

En 2019, Ontic se separó de BBA Aviation y fue adquirida por CVC, una firma de capital privado, lo que dejó a Ontic sin una solución formal de gestión de carteras de proyectos en toda la empresa. Históricamente, utilizaba Planview para gestionar proyectos. Este software basado en web carecía de las opciones de personalización que Ontic necesitaba y no estaba diseñado para la transición de líneas de productos. La empresa quería una solución con menos límites en cuanto a programación e interdependencias entre tareas. Lo ideal era que la solución fuera flexible, fácil de usar e interoperable con los datos de Ontic y otros sistemas.

Con un número cada vez mayor de adquisiciones y transiciones de licencias que gestionar y un enfoque en el crecimiento a largo plazo, la empresa sabía que necesitaba ir más allá del software tradicional de gestión de proyectos. Además de la compatibilidad con los sistemas actuales de Ontic, la solución tenía que permitir una mejor transición de las líneas de productos heredadas de sus fabricantes de equipos originales para dar soporte a sus clientes en todo el mundo. La empresa no sólo quería agilizar el proceso de transición, sino también infundir eficacia a Ontic y al resto de sus proyectos e iniciativas.

Ontic necesitaba una solución lista para usar que también pudiera personalizar en función de sus procesos y objetivos. Quería crear un proceso estándar con cada transición, incorporar fácilmente las lecciones aprendidas y demostrarlo a los licenciantes. Ontic necesitaba una herramienta totalmente integrada que pudiera utilizar para gestionar la capacidad de recursos, el seguimiento financiero y los riesgos.

Algunos de los objetivos de crecimiento a largo plazo de Ontic se apoyan en iniciativas dirigidas predominantemente por personas que no son gestores de proyectos. La empresa necesitaba una solución sencilla que permitiera a los empleados de distintas funciones agilizar los informes de datos y colaborar con el resto de la empresa. Quería supervisar mejor el progreso diario de estas iniciativas y crear un proceso estructurado que implicara la simplificación de los informes y el seguimiento de los beneficios.

Una solución intuitiva y fácil de usar

Los responsables de Ontic seleccionaron las soluciones de Microsoft Project porque satisfacían todos los requisitos empresariales que habían reunido. Para ayudarles en la implantación, Ontic recurrió a Wellingtone, consultora de gestión de proyectos y miembro de la red de socios de Microsoft con competencias Gold en gestión de proyectos y carteras.

Ontic adoptó en primer lugar Project Online, el servicio en la nube original de Microsoft para la gestión de carteras de proyectos, que se utiliza para crear un nuevo proceso de transición de productos, mejorar su estrategia de traslado de equipos, datos técnicos y planos, y la innovación de clientes y proveedores. Para apoyar a la oficina de gestión de proyectos (PMO) y a los gestores que no son de proyectos, Ontic trabajó posteriormente con Wellingtone para desplegar Project for the web, la última oferta de Project para la nube, construida sobre Microsoft Power Platform.

Project for the web es ahora la columna vertebral del plan de creación de valor de Ontic, una estrategia de crecimiento a largo plazo. Con este servicio, los profesionales de Ontic en toda la empresa pueden ejercer una mayor autonomía sobre la planificación de iniciativas, incluida la programación dinámica basada en el esfuerzo necesario, la duración del proyecto y los miembros del equipo asignados. Tanto si los equipos están trabajando en mejoras de las instalaciones como si están mejorando los plazos de otros proyectos, los no gestores de proyectos pueden añadir creatividad a su estrategia. Pero con una estructura y una gobernanza básicas, la empresa en su conjunto puede ver en qué punto del ciclo de vida se encuentran esos proyectos.

«Project for the web es intuitivo de utilizar e increíblemente fácil de usar», afirma Sean Thomas, gestor de proyectos sénior de Ontic. «Usándolo, los propietarios de la iniciativa pueden centrarse en la entrega de las tareas en lugar de en la burocracia de gestionar las actualizaciones del sistema».

Integrados para el futuro

Con su entorno combinado de Project, Ontic fomenta la eficiencia con capacidades de gestión de recursos web. La empresa utiliza Power Apps y Power BI, también construidos sobre Microsoft Power Platform, para facilitar a los equipos la automatización de la extracción de datos y la creación de cuadros de mando interactivos que los espectadores utilizan para profundizar en los detalles más relevantes para ellos. Los empleados pueden ver el objetivo original de cualquier proyecto y determinar rápidamente los resultados hasta la fecha. Y con Microsoft Teams, los equipos globales de Ontic tienen visibilidad de los proyectos, lo que refuerza la colaboración y el trabajo en equipo.

«Utilizando Project para la web, podemos ejecutar algunos informes rápidos y hacer clic en unos pocos botones, y tenemos todos los datos que necesitamos para cuantificar los resultados de forma rápida y sencilla para ver si lo que estamos trabajando nos está dando los beneficios que esperamos», afirma Chad Robson, Vicepresidente de Estrategia y Optimización Operativa de Ontic. «Distribuimos informes mensuales a los líderes de los centros locales y a nuestros líderes globales para que podamos mantener a todo el mundo involucrado a medida que completamos nuestros proyectos.»

Todos a bordo

Con Power Apps, Ontic construyó un portal de PMO para ayudar con la adopción: una ventanilla única para todo lo relacionado con Project. Los usuarios del portal agregan información sobre formación, noticias e información sobre futuras actualizaciones de las herramientas. El portal no solo ofrece recursos para ayudar a los no gestores de proyectos a entender mejor los sistemas de gestión de proyectos, sino que también promueve una nueva cultura de organización y estructura dentro de equipos repartidos por siete instalaciones en todo el mundo.

Project for the web ofrece un repositorio para los empleados, integrando los sistemas de toda la empresa. Y su interfaz atractiva e intuitiva atrae a la gente a querer utilizarlo, rompiendo la primera barrera para comprometerse con la herramienta. Los empleados de la PMO aprovechan al máximo la solución de gestión de proyectos, y su uso se está extendiendo por toda la organización a medida que más unidades de negocio piden adoptarla también. De cara al futuro, Ontic pretende distribuir Project for the web más allá de la PMO a las unidades de negocio de toda la empresa para ayudarles a gestionar todo tipo de responsabilidades funcionales, al tiempo que la dirección de Ontic promueve la adopción y estandarización de toda la gestión de proyectos en Project for the web.

«Con Project for the web, todos hablamos un lenguaje común y encontramos los datos exactamente en el mismo lugar en múltiples proyectos», afirma Thomas. «Esto facilita la resolución de problemas y la concienciación desde una perspectiva de coherencia dentro de la PMO y de la empresa en general. Tener un repositorio central para nuestros datos permite a nuestros equipos de todo el mundo encontrar fácilmente desafíos comunes y lecciones aprendidas tanto de proyectos pasados como abiertos.»

Ampliar el crecimiento

En la actualidad, Ontic cuenta con una base sólida para crecer. La empresa está utilizando tanto Project para la web como Project Online en una configuración híbrida para mejorar sus procesos y dar un mejor soporte al negocio. Gracias a la integración con Power BI y Power Apps, los empleados de toda la empresa tienen ahora una clara visibilidad de las iniciativas y su progreso, y los equipos pueden crear fácilmente cuadros de mando compartibles sobre finanzas, riesgos y resúmenes de proyectos. Contar con un acceso fácil para identificar y extraer datos de los proyectos significa que los equipos dedican menos tiempo a la elaboración de informes y más tiempo al trabajo significativo para hacer avanzar el negocio con los conocimientos capturados.

«Con Project for the web, pudimos ayudar a Ontic a construir algo que pudiera realizar un seguimiento del objetivo general de cualquier actividad y su beneficio esperado», afirma Emma Arnaz-Pemberton, Directora de Servicios de Consultoría de Wellingtone. «Los equipos pueden ver si aquello en lo que están invirtiendo y trabajando está dando realmente los beneficios que esperaban. Eso es algo realmente difícil de hacer, no sólo desde la perspectiva de Ontic, sino desde la perspectiva general del sector de la gestión de proyectos».

El nuevo proceso de transición de productos de Ontic ha creado una visibilidad tan mejorada de los proyectos en curso que los equipos y líderes de proyectos ahora colaboran regularmente con la empresa en general, creando un impulso para el crecimiento.

«Las transiciones de líneas de productos son el pan de cada día de lo que hacemos», afirma Javier Hernández, Director de Integración y Transformación de Ontic. «Con el nivel de detalle que podemos generar en Project Online y Project for the web, somos más minuciosos que nunca, lo que nos prepara para el éxito futuro.»

Project for the web es intuitivo e increíblemente fácil de usar. Gracias a él, los responsables de la iniciativa pueden centrarse en la ejecución de las tareas en lugar de en la burocracia que supone gestionar las actualizaciones del sistema.

Emma Arnaz-Pemberton: Directora de Servicios de Consultoría, Wellingtone