El Consejo del Condado de Leicestershire promueve la madurez de los proyectos y las mejores prácticas con Microsoft Project Online

Con una población de más de 600 000 habitantes, el Consejo del Condado de Leicestershire es uno de los consejos de condado con mejor rendimiento de Inglaterra. Para la prestación de sus servicios es fundamental la cartera de proyectos del consejo, impulsada por una visión estratégica actualizada a finales de 2017. El lanzamiento de una Unidad de Transformación formó parte de una reestructuración organizativa que creó una PMO formal que emplea a siete miembros del personal principal de la PMO, veinte gestores de proyectos y un equipo de analistas de negocio.

En los últimos dos años, la atención se ha centrado en la construcción de la madurez de la PMO, con el reconocimiento de que una herramienta de gestión de proyectos profesionalizada apoyaría ese crecimiento. Project Online fue la herramienta elegida, y Wellingtone se encargó de guiar la transición, explica Scott Young, Director de la PMO de la Unidad de Transformación.

Leicestershire County Council

Visión general

Cliente

Consejo del Condado de Leicestershire

Productos y Servicios

Microsoft Project Online
SSRS
Power BI

País

Reino Unido

Industria

Gobierno

Beneficios

  • Establecimiento de una base de referencia para medir futuras mejoras de la eficiencia.
  • Conseguir una visibilidad y coherencia plenas en toda la cartera de proyectos.
  • Informes mejorados y automatizados para la junta directiva, el equipo ejecutivo y los miembros electos.
  • Una solución rentable basada en la nube que puede ampliarse a medida que crecen las necesidades de la organización.

Proveedor de G Cloud

G Cloud Approved Supplier | Wellingtone

Wellingtone es un proveedor reconocido de G Cloud.

«Recomendaría a Wellingtone por su accesibilidad, flexibilidad y experiencia en el mundo de la gestión de proyectos. En eso se centran.Para ellos no se trata sólo de implantar software»

Scott Young, PMO Manager – Leicestershire County Council

Garantizar la coherencia y la responsabilidad en toda la cadena de entrega e información del proyecto

Un factor clave para la PMO del Consejo del Condado de Leicestershire es la exigencia de transparencia entre las múltiples partes interesadas y en toda la cartera de proyectos, explica Scott. «Estamos encargados de ofrecer garantías no sólo a nuestro equipo de gestión corporativa, al director ejecutivo y a los directores, sino también a nuestros miembros electos. Es esencial que podamos demostrar que estamos haciendo las cosas bien, de la manera más eficaz y eficiente, sobre todo teniendo en cuenta las limitaciones de financiación a las que nos enfrentamos. Al principio, desarrollamos un marco formal de gestión de proyectos y una estructura de gobierno. Esto ha dado a las partes interesadas una nueva visibilidad sobre el caso empresarial, pero también necesitábamos garantizar la confianza en torno a nuestra gestión de riesgos y planificación, y lograr la coherencia en nuestros procesos de gestión de proyectos. Además, queríamos apoyar al personal en su desarrollo profesional continuo y su profesionalización proporcionándoles herramientas profesionales que reflejaran las mejores prácticas del sector«.

La Unidad de Transformación dedicó inicialmente un año a implantar un marco estándar para la ejecución de proyectos, apoyado por las herramientas y plantillas pertinentes. «En aquel momento, utilizábamos Microsoft Project, así como el paquete Office, pero no de forma totalmente coherente«, afirma Scott. «Nos dimos cuenta de que la herramienta digital adecuada nos ayudaría a eliminar cualquier zona gris y equiparía a nuestro personal para documentar riesgos, problemas, acciones y planes de forma más coherente, lo que nos permitiría tener una visión de helicóptero de nuestra cartera de proyectos. Al mismo tiempo, necesitábamos una opción rentable, lo que fue un factor clave en la elección de una solución basada en la nube. Toda la organización ya estaba conectada a Office 365, por lo que Project Online era el siguiente paso lógico hacia la profesionalización de nuestra gestión de proyectos sin reinventar la rueda
«La

atención se ha centrado en la construcción de la madurez de la PMO, con el reconocimiento de que una herramienta de gestión de proyectos profesionalizada apoyaría ese crecimiento.Project Online fue la herramienta elegida»

Scott Young, PMO Manager – Leicestershire County Council

Entrega eficiente para una transición de sistemas sin problemas

La primera fase del proceso consistió en un taller de recopilación de requisitos. «Wellingtone sabía exactamente de dónde veníamos desde el principio», recuerda Scott. «Comprendieron que ya habíamos trabajado duro en nuestro marco y nuestro proceso, y que lo que necesitábamos era centrarnos en el conjunto de herramientas de apoyo. En cuanto acordamos nuestros requisitos, pasamos rápidamente a desarrollar el sistema. Todo fue como la seda, y pronto dispusimos de una herramienta tangible antes de pasar a la formación. Wellingtone nos impresionó por su enfoque flexible y ágil a la hora de definir nuestros requisitos específicos e introducirlos en el proceso de desarrollo. La formación presencial era ideal para nosotros y ofrecía la ventaja adicional de cubrir Microsoft Project antes de pasar a Project Online. Larespuesta del personal fue muy positiva«.

Una vez completada la formación, el proceso inicial de migración de proyectos a Project Online llevó a la identificación de algunos ajustes de configuración, que Wellingtone gestionó como una fase de desarrollo dos. «De nuevo, fue un proceso sencillo, y los cambios se entregaron de forma rápida y eficiente«, afirma Scott. «Como un departamento ocupado, nos gustó el hecho de que Wellingtone fuera proactivo para apoyar nuestro progreso y garantizar que mantuviéramos el impulso con su ayuda.»

Generación de beneficios empresariales interdepartamentales

Ahora que se ha establecido como la herramienta central de gestión de proyectos de la Unidad de Transformación, Project Online ha atraído la atención de otros departamentos del ayuntamiento, afirma Scott. «El departamento de TI, por ejemplo, se está embarcando en un importante programa de cambio y está interesado en utilizar Project Online. Toda la organización está empezando a ver las ventajas. Ha supuesto una enorme diferencia en áreas como la elaboración de informes destacados. El sistema está preparado para garantizar que todos los datos deben introducirse correctamente antes de generar un informe, lo que ha aportado un mayor nivel de disciplina al seguimiento de los proyectos que el personal está adoptando. Antes, tareas como el examen de los registros de riesgos y los informes destacados exigían mucho trabajo. Pero los informes que podemos elaborar ahora nos dan una visibilidad total con sólo pulsar un botón. Esto nos convierte en una unidad más eficiente, lo que repercute en otros departamentos, ya que nos da libertad para destinar recursos adicionales a otros departamentos de proyectos cuando sea necesario. Pero, por supuesto, el beneficio global es la capacidad de proporcionar ese nivel vital de responsabilidad a nuestros equipos ejecutivos, junta directiva y miembros, y de hacerlo con total confianza.»

«En última instancia, el objetivo de Wellingtone es darte las herramientas adecuadas para mejorar tu gestión de proyectos, y para nosotros eso es lo que les diferencia de otros proveedores.»

Scott Young, PMO Manager-Leicestershire County Council

De cara al futuro, la Unidad de Transformación está deseando explorar todo el potencial de Project Online, centrándose en la gestión de recursos como próxima prioridad, explica Scott. «Actualmente, gestionamos manualmente el tiempo y el esfuerzo de nuestro equipo de análisis empresarial. Nos gustaría poder utilizar Project Online para prever la demanda frente a la capacidad de una forma mucho más eficaz. Estamos deseando continuar nuestra relación con Wellingtone para establecer qué más podemos obtener de Project Online a medida que crecemos y maduramos. Recomendaría a Wellingtone por su accesibilidad, flexibilidad y experiencia en el mundo de la gestión de proyectos. Ese es su enfoque. Para ellos no se trata sólo de implantar software. Enúltima instancia, el objetivo de Wellingtone es proporcionarte las herramientas adecuadas para mejorar la gestión de tus proyectos, y para nosotros eso es lo que les diferencia de otros proveedores«.

Para obtener más información sobre el Consejo del Condado de Leicestershire, visite https://www.leicestershire.gov.uk/.