Jupiter Asset Management reimagina la gestión de proyectos y carteras con Microsoft y Wellingtone
Visión general
Sector
Servicios financieros
País
Londres
Reto
Centralizar la información y estandarizar la gestión de proyectos para introducir cambios en la empresa
Solución
Microsoft Project Online
Productos y servicios
Project Online, SharePoint, Teams, Office 365
Resultados
Una única fuente de la verdad, mayor visibilidad a través de informes y entrega eficiente de proyectos
Beneficios
- Una única fuente de la verdad | Jupiter ha consolidado todos los datos en una única plataforma en la nube, con una duplicación de datos reducida, para alimentar toda la actividad de gestión de proyectos en curso.
- Informes automatizados | PowerBI proporciona informes detallados desde la cartera hasta el nivel de proyecto, impulsando la toma de decisiones estratégicas.
- Eficiencia mejorada | Las plantillas y los flujos de trabajo estandarizados de los proyectos, junto con el fácil acceso a la información a través de los canales del equipo, proporcionan una eficiencia en tiempo y costes que libera al equipo para trabajar en actividades de valor añadido que contribuyen al crecimiento del negocio.
- Precisión de las previsiones | Jupiter es capaz de prever con precisión y planificar con antelación los requisitos de gestión de recursos y los costes de los proyectos.
- Optimización proactiva | Con una única vista de la cartera y la previsión de tendencias, Jupiter puede empezar a seleccionar la combinación adecuada de proyectos para alcanzar los objetivos corporativos.
Crecientes retos de capacidad
La PMO de Jupiter, que forma parte de su función de gestión del cambio, ejecuta más de 20 proyectos de cambio empresarial y tecnológico al mismo tiempo, trabajando en colaboración con equipos de toda la empresa para lograr una transformación continua. Su variada cartera abarca desde proyectos de cumplimiento normativo hasta programas estratégicos a largo plazo que permiten el crecimiento total de la empresa.
La herramienta PPM heredada de Jupiter se había ido convirtiendo poco a poco en inadecuada para su propósito, dejando a los gestores de proyectos buscando la funcionalidad adicional que necesitaban en herramientas independientes. Esto dio lugar a un enfoque manual inconexo, duplicación de datos y onerosos procesos de elaboración de informes y gobernanza. Acceder a la información adecuada para elaborar informes de alta dirección era difícil y a menudo daba lugar a una repetición ineficaz de esfuerzos. Los datos se almacenaban en múltiples lugares, lo que dejaba al equipo de la PMO sin una única fuente de información y con una creciente sensación de desconfianza en la calidad de los datos.
Nikki Stobie, responsable de la PMO, afirma:«El mayor reto al que nos enfrentábamos era que no podíamos acceder fácilmente a la información necesaria para presentarla con confianza a la alta dirección. En el equipo de la PMO todo lo que hacemos gira en torno a la transformación, y esto estaba resultando un obstáculo importante para llevar a cabo la gestión proactiva del cambio a la que aspirábamos«.
«En general, la implantación de Project Online nos ha proporcionado una fuente de oro de información sobre proyectos y ha agilizado nuestro proceso de elaboración de informes, lo que se ha traducido en unos informes de proyectos de mayor calidad.»
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
Una asociación para el éxito
Jupiter, que necesitaba una fuente central de información y una capacidad de gestión de proyectos de vanguardia, examinó las soluciones PPM del mercado. Convencida del poder de la nube, eligió Microsoft Project Online y a Wellingtone, su socio especialista en implementación. Wellingtone fue altamente recomendado por Microsoft, y Jupiter se convenció rápidamente de su capacidad para cumplir con las instrucciones proporcionadas.
«Habíamosconsultado a otros socios de Microsoft, pero Wellingtone nos pareció el más adecuado para nosotros. Rápidamente se demostró que esta suposición era correcta. Conocen el producto a la perfección y son claramente especialistas en gestión de proyectos«, afirma Nikki Stobie.
Continúa: «Wellingtone es un potente socio de implantación: desde la sesión inicial de dos días para determinar el alcance del proyecto hasta su finalización, nos apoyaron en todo momento. Fomentaron una comunicación sólida y un enfoque práctico, animándonos a no complicar demasiado las cosas y asegurándose siempre de que obtuviéramos el mayor beneficio posible de Project Online. También nos proporcionaron una valiosa formación integral y superaron nuestras expectativas al completar la implantación en sólo 4 meses«.
«Antes teníamos los datos atrapados en bolsillos y ahora nos hemos trasladado a un lugar donde todo está centralizado y podemos confiar en la integridad de los datos. Esto no sólo agiliza la toma de decisiones, sino que elimina la duplicación de tareas de correlación manual que teníamos antes«.
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
Una fuente visible de la verdad
Project Online ha proporcionado a la PMO una única plataforma compartida para todas las actividades de gestión de proyectos. Las integraciones dinámicas con SharePoint, Teams y PowerBI proporcionan centros de proyectos colaborativos para una información centralizada y unos informes potentes y fácilmente disponibles. Cada centro de proyectos tiene una estructura estandarizada que permite acceder a la información del proyecto, incluido el repositorio de documentos del proyecto, el sitio en línea del proyecto -para el estado y los RAID- y el calendario del proyecto.
La mayor visibilidad conseguida gracias a esta consolidación facilita que el equipo de la PMO responda activamente a los hitos, riesgos y problemas clave en cada fase del ciclo de vida de cada proyecto. Los engorrosos procesos manuales han sido sustituidos por prácticas de trabajo racionalizadas, que mejoran notablemente la eficacia y la calidad de la gestión de proyectos.
«Project Online nos ha proporcionado esa fuente de oro de información sobre los proyectos. Todos los proyectos se gestionan a través de la herramienta, y toda la documentación se aloja en Teams. Haagilizado por completo nuestros procesos de trabajo y ha mejorado enormemente la entrega de los proyectos«. afirma Nikki Stobie.
«Como responsable de la PMO, puedo ver la cartera de proyectos y profundizar en cada uno de ellos. Tenemos mucha más información a nuestro alcance. Puedo ver qué proveedores están trabajando en los proyectos, cuánto se ha gastado hasta la fecha y cuánto se prevé para el resto del año en cuestión de segundos».
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
Informes basados en información
Jupiter tiene ahora acceso a datos centralizados y fiables, y está cosechando los beneficios de la nueva generación de informes de proyectos y carteras en tiempo real. Impulsando una de las áreas más notables de la transformación, Power BI proporciona información en tiempo real que abarca desde la vista de la cartera a nivel superior hasta la actividad de línea de proyecto individual a nivel granular. La PMO se beneficia de un conjunto de informes de fácil acceso que muestran el estado, los logros y los riesgos de los proyectos y la cartera, junto con una perspectiva de lo que está previsto para el próximo periodo. Ahora, el equipo puede establecer una línea de base para todos los proyectos y calendarios y comparar sin esfuerzo el rendimiento de los proyectos con las previsiones, tomar rápidamente medidas correctoras cuando sea necesario y hacer previsiones.
Además de los informes semanales para toda la empresa, la PMO ha podido desarrollar vistas de cuadros de mando personalizados para diferentes áreas de negocio. Además, Jupiter adoptó la solución ReportALL de Wellingtone, que les permite visualizar datos de listas personalizadas de los sitios de proyectos en Power BI.
Pinak Saikia, analista de la PMO de Jupiter, afirma:«La transformación de nuestra capacidad de elaboración de informes es probablemente el beneficio más importante que hemos obtenido de Project Online. Ya no tenemos que manipular los datos para obtener la vista que necesitamos, y podemos desglosar los datos según sea necesario. Lainformación que obtenemos de este modo marca una diferencia tangible en nuestra toma de decisiones diaria«.
«Utilizamos PowerBi para elaborar el informe de situación quincenal para el equipo directivo. Comosiguiente paso, estamos desplegando PowerBI en toda la empresa, lo que nos permitirá crear vistas personalizadas adicionales para diferentes grupos y las personas podrán autoabastecerse de la información que necesiten.»
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
Reimaginación de la gestión de recursos
La previsión y gestión de recursos también se han transformado gracias a Project Online. La demanda de recursos y los costes asociados se detallan en cada proyecto y se agrupan en un informe centralizado de Power BI. En cualquier momento, Jupiter puede ver dónde están asignados actualmente los recursos y planificar dónde desplegarlos a continuación. Los informes desglosados permiten a la PMO prever la demanda en toda la cartera, así como gestionar los niveles de personal de cada proyecto para garantizar que el tiempo se utiliza de forma eficiente y que las necesidades de gestión de la demanda se satisfacen en todo momento.
Con acceso a información potente literalmente con solo pulsar un botón, la PMO está preparada para tomar decisiones proactivas sobre dónde colocar los recursos para obtener la máxima eficiencia, mitigar los riesgos asociados a las asignaciones ineficientes y analizar las previsiones con respecto a los presupuestos de proyectos acordados.
«Esrealmente como la noche y el día. Con Project Online tenemos una mayor visibilidad de la utilización y disponibilidad de los recursos de cambio, lo que significa que podemos tomar decisiones a diario sobre dónde deben asignarse los recursos para satisfacer la demanda. Los informes avanzados nos permiten planificar el futuro de una forma que antes era imposible», afirma Pinak Saikia.
«La herramienta nos ha ayudado realmente a entregar proyectos de forma más eficiente y a poder asumir actividades de valor añadido. La contribución de mi equipo es ahora mucho más visible en toda la empresa«.
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
La eficiencia impulsa la excelencia
Tras haber tenido que lidiar con prácticas de trabajo no estandarizadas, Project Online ha permitido a Jupiter crear plantillas de proyecto estandarizadas. Los gestores de proyectos se benefician ahora de plantillas definidas en torno a los requisitos de gobernanza que garantizan la mejor ejecución de los proyectos. Del mismo modo, el equipo de gestión puede evaluar y supervisar sin esfuerzo los hitos clave del proyecto.
La colaboración entre empresas también está floreciendo. La integración con Teams y Power BI ha abierto un nuevo potencial para fomentar una mentalidad de asociación en toda la empresa, permitiendo un mayor intercambio de datos y colaboración entre los equipos de las partes interesadas.
La mejora de la eficiencia y la colaboración está generando ahorros de tiempo y costes, lo que a su vez permite a la PMO realizar actividades de valor añadido adicionales con los mismos recursos, al tiempo que aumenta el perfil del equipo en la empresa.
«Definitivamente creo que Project Online nos ha permitido aumentar el valor que ofrecemos a la empresa. Hemos ahorrado tiempo con los informes a través de Power BI, tenemos más control sobre los datos y somos cada vez más capaces de ofrecer nuevas iniciativas innovadoras«, afirma Nikki Stobie.
«Wellingtone nos proporcionó muy buena información y orientación para determinar nuestros requisitos y diseñar la solución. Nos animaron a simplificar y no complicar demasiado la solución para sacarle el máximo partido, ¡y tenían razón! Tenemos una herramienta fácil de usar y una fuente central de información que nos proporciona todo lo que necesitamos para mejorar la visibilidad de la cartera y elaborar los informes de gestión que necesitamos«.
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
Gestión proactiva de la cartera
Jupiter ha pasado de tener información dispar y falta de visibilidad a una empresa en la que ahora es posible revisar y optimizar la cartera. Con la información sobre riesgos y problemas accesible, la empresa puede supervisar las tendencias en toda la cartera, considerar dónde deben priorizarse los proyectos para obtener el mayor beneficio en relación con los objetivos corporativos y comprender los costes de oportunidad asociados a la selección de un conjunto de proyectos en lugar de otro.
Project Online ha demostrado ser la plataforma sólida y preparada para el futuro que Jupiter necesita para llevar adelante sus aspiraciones empresariales. Con un ciclo continuo de mejoras de características y nuevas funcionalidades que aprovechar, Jupiter ya está pensando en la siguiente fase de desarrollo de su capacidad de PPM en la nube. La primera etapa de este viaje de desarrollo continuado consistirá en trabajar con Wellingtone para integrar la función de hoja de ruta de Project Online para una optimización aún más profunda de la cartera.
«Todo lo que hacemos tiene que ver con el cambio. Disponer de datos fiables en un solo lugar, junto con una potente generación de informes y formas de trabajo racionalizadas, significa que estamos perfectamente preparados para tomar las decisiones estratégicas correctas sobre el futuro de nuestra cartera de cambio»
«Wellingtone ha sido fundamental en esta transformación, con su orientación, apoyo, formación y compartiendo sus conocimientos nos han permitido ser autosuficientes y tomar el control. Ha sido una experiencia realmente positiva y una colaboración genuina», concluye Nikki Stobie.
«Contar con el apoyo de Wellingtone parala implantación de Project Onlineha sido sin duda una verdadera ventaja. Les alabo por su gran comunicación, ayuda y apoyo y no puedo reprocharles nada, ¡han sido fantásticos! Han hecho que nuestro viaje a Microsoft Project Online haya sido un éxito. Han sidobrillantes«.
Nikki Stobie – Responsable de PMO, Jupiter Asset Management
