JD Sports Fashion PLC comenzó su andadura en 1981, con la apertura de una única tienda de ropa deportiva, John David Sports, en Bury. En los últimos treinta y cinco años, la marca ha alcanzado un estatus ampliamente reconocido como el principal minorista especializado del Reino Unido en ropa deportiva e informal de marca propia y de moda. En la actualidad, el Grupo cuenta con más de 2.000 tiendas en todo el mundo, respaldadas por una amplia oferta multicanal.
Detrás de la empresa minorista de la compañía se encuentra una PMO de TI, encargada de ofrecer eficiencia y valor empresarial en toda la cartera de proyectos corporativos. La implementación de Project Online a finales de 2017 fue un paso hacia el perfeccionamiento de estos entregables, con Wellingtone seleccionado para apoyar la configuración e implementación del sistema. Mark Yates, director de la PMO de TI, nos cuenta la historia.
JD Sports

Visión general

Cliente

JD Sports

Productos y servicios

Microsoft Project Online
Power BI

Tamaño de la organización

Grande

País

Reino Unido

Industria

Venta al por menor

Ventajas

  • Visibilidad centralizada y coherente de PPM.
  • Mejor gestión del ciclo de vida de los proyectos.
  • Informes estandarizados con sólo pulsar un botón.

«Wellingtone es una empresa apasionada y experta en gestión de proyectos.Conocen todas las tendencias, entienden las mejores prácticas de PMO y están al tanto de hacia dónde se dirige el sector de PM»

Mark Yates – PMO Manager for the IT PMO, JD Sports

El caso de negocio para una herramienta de gestión de proyectos basada en la nube

«Uno de nuestros objetivos clave dentro de la PMO de TI es garantizar que los beneficios empresariales se materialicen lo antes posible», explica Mark. «Para ello, utilizamos nuestro propio marco de gestión de proyectos, al que llamamos SPIRIT. Eso nos permite seleccionar el mejor enfoque metodológico para la naturaleza del proyecto concreto, ya sea un enfoque ágil e iterativo o una estrategia más orientada a la cascada. Decidimos ese criterio basándonos en lo que creemos que ofrecerá el mejor resultado del proyecto«.

Dentro de ese marco, se identificó un caso empresarial para equipar a la PMO de TI con Project Online, con el objetivo de mejorar la visibilidad de PPM, la planificación de la capacidad de recursos y los procedimientos de elaboración de informes. «Vimos el cambio a Project Online como algo evolutivo, no revolucionario«, afirma Mark. «En primer lugar, queríamos estandarizar nuestra forma de trabajar en equipo para que fuera más uniforme. Un componente clave de la estrategia era reunir todos nuestros proyectos en un único lugar, de forma que pudiéramos tener una visibilidad clara de todos nuestros proyectos en curso y comprender qué se necesita para llevarlos a cabo. Necesitábamosque Project Online funcionara como un eje central en el que pudiéramos gestionar la priorización, la planificación y la asignación de recursos, además de implementar un formato de informes coherente y transparente de la forma más eficiente posible.»

«Wellingtone es un Microsoft Gold Partner, Project Online es su actividad principal y la gestión de proyectos es su clara área de especialización.»

Mark Yates – PMO Manager for the IT PMO, JD Sports

Evolución de las prácticas de gestión de proyectos para promover la coherencia y la visibilidad

La PMO se comprometió por primera vez con Wellingtone a mediados de 2017 y se sintió segura al seleccionarlos como socio de implementación. «SonGold Partner de Microsoft, Project Online es su actividad principal y la gestión de proyectos es su clara área de especialización«, explica Mark. «Queríamos trabajar con un socio con el que nos sintiéramos cómodos, y sentimos que podíamos confiar en ellos debido a ese nivel de experiencia.»

La implementación en sí tuvo lugar durante el cuarto trimestre de 2017 y contó con el apoyo de Wellingtone paso a paso. «Inicialmente, la prioridad era llevar nuestras plantillas de proyecto a una posición con la que estuviéramos contentos«, recuerda Mark. «Necesitábamos migrar todo fuera de SharePoint y Excel y centralizarlo todo. Wellingtone nos guió a través de nuestros requisitos y pasó por varias configuraciones para crear una línea de base que firmamos como plantilla para que ellos construyeran la solución. Acontinuación, facilitaron un proceso de reproducción para mostrarnos el aspecto que tendría el sistema, incorporando nuestros comentarios antes de la configuración completa«.

Una vez establecidos los parámetros del sistema y creada la solución, Wellingtone impartió formación a más de una docena de empleados de la PMO que trabajaban en proyectos, lo que les permitió prepararse para la migración de los datos de la cartera a Project Online. «Fue un proceso que enseñó mucho a nuestro personal sobre el valor de estandarizar nuestro enfoque«, afirma Mark. «Los calendarios de los proyectos, en particular, requirieron algo de trabajo, porque Project Online exige que todos los datos sobre planificación, riesgos, problemas y similares se introduzcan correctamente en un formato estándar. Para nosotros supuso unpequeño cambio, ya que antes trabajábamos de forma más independiente, pero nuestro personal empezó a percibir rápidamente las ventajas de este enfoque centralizado«.

Una de esas ventajas, según Mark, fue la facilidad y coherencia de los informes de proyecto. «Antes utilizábamos otras herramientas de Office, como PowerPoint y Excel, para elaborar nuestros informes, pero, por supuesto, eso exigía mucho trabajo e introducía cierto grado de subjetividad«, afirma. «Queríamos tener una visión más objetiva del estado de nuestros proyectos. Ahora que Project Online está preparado para recoger todos los datos, hemos podido consolidar todos nuestros riesgos, problemas, acciones, cambios, actualizaciones de estado, documentación e hitos en nuestros informes, y producirlos de forma rápida y eficaz. Nuestro director de TI está encantado con la calidad de la información que podemos obtener, y esa información ha mejorado nuestra capacidad para seguir y gestionar proyectos de forma coherente. Tenemos visibilidad en tiempo real de los proyectos individuales, así como del rendimiento global de la cartera. Y desde el punto de vista de nuestra Oficina de Apoyo a Proyectos, la producción de los datos es ahora mucho más fácil y estandarizada«.

«Tenemos visibilidad en tiempo real de los proyectos individuales, así como del rendimiento global de la cartera».

Mark Yates – PMO Manager for the IT PMO, JD Sports

Perfeccionamiento de la planificación de la capacidad de recursos para una visión optimizada de la cartera

De cara al futuro, la intención es ampliar el despliegue de Project Online para ocuparse de la planificación de recursos y capacidades. «Ahora mismo, estamos empezando a registrar el tiempo real a través de Project Online«, afirma Mark. «Queremosseguir desarrollándolo en los próximos meses. Más adelante, queremos estudiar con más detalle las posibilidades de perfeccionar nuestros procesos de gestión de recursos. Sabemos que Project Online tiene la capacidad de darnos esa visión empresarial de todo nuestro pipeline, así que ese será uno de nuestros objetivos de cara al futuro»

Impresionados con su primera experiencia con los servicios de Wellingtone, la intención es seguir trabajando con ellos para lograr estos beneficios futuros. «Para mí, está claro queno estamos tratando sólo con una empresa de software«, afirma Mark. «Wellingtone son apasionados y conocedores de la gestión de proyectos. Conocen todas las tendencias, entienden las mejores prácticas de PMO y están al tanto de hacia dónde se dirige el sector de la gestión de proyectos. Además, tienen una amplia experiencia intersectorial, que están dispuestos a compartir en beneficio de sus clientes. Te dan confianza en lo que dicen. Enresumen, son expertos en Project Online y en gestión de proyectos, y por eso trabajamos con ellos«.

Para más información sobre JD Sports, visite https://www.jdsports.co.uk/.

Ver vídeo: Historia de cliente de Microsoft Project Online JD Sports Fashion