Ince & Co establece una cultura de gestión de proyectos respaldada por la certificación APM

El bufete internacional de derecho mercantil Ince & Co ejerce la abogacía en inglés, francés, alemán, griego, Hong Kong y la República Popular China desde 8 sedes repartidas por todo el mundo. Los retos operativos y culturales en este entorno global son significativamente complejos, e Ince & Co reconoció la necesidad de integrar una cultura de gestión de proyectos para abordar algunos de estos retos. Wellingtone fue seleccionada para ayudar a la PMO de la empresa a dar los primeros pasos hacia una metodología de gestión de proyectos en toda la organización, así como un cambio cultural en las actitudes hacia la gestión de proyectos. Richard Album, responsable de formación y desarrollo de Ince & Co, e Ian Kehoe, responsable de proyectos, explican el enfoque con más detalle.
INCE & CO

Visión general

Cliente

Ince & Co

Productos y servicios

Formación en gestión de proyectos
Certificado introductorio APM

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

Reino Unido

Sector

Legal

«Alo largo del debate, Wellingtone fue totalmente transparente sobre los pros y los contras. Nofueron parciales y no trataron de influir en nosotros – simplemente ofrecieron su experiencia y el beneficio de la experiencia pasada para guiar nuestras discusiones y ayudarnos a tomar la decisión correcta para nuestra situación específica.»

Ian Kehoe, Jefe de Proyectos – Ince & Co

El reto: Conseguir que las partes interesadas acepten una metodología formal de gestión de proyectos

Ince & Co ya se beneficiaba de una PMO central dirigida por Ian, especializado en gestión de proyectos y carteras en el sector jurídico desde 2009. «En losúltimos años, el sector jurídico ha empezado a reconocer la necesidad de incorporar las mejores prácticas de gestión de proyectos en beneficio tanto de los clientes como de los profesionales«, explica. «Pero en aquel momento no existía un reconocimiento real de la importancia de la gestión formalizada de proyectos en Ince & Co. Eltrabajo de la PMO ha abordado esta cuestión en cierta medida, pero pensamos que necesitábamos ayuda independiente para definir e implantar los marcos y parámetros adecuados de gestión de proyectos en toda la organización«.

Richard añade que el modelo de asociación de Ince & Co supuso un reto clave a la hora de hacer realidad esta ambición. «Contamos con más de 600 personas que trabajan en 8 ubicaciones globales, incluidos más de 95 socios en todo el mundo. Eso distingue nuestra estructura de gobierno de la de otros sectores, donde la toma de decisiones puede ser más jerárquica. No podemos anunciar algo nuevo y esperar que todo el mundo lo adopte sin más. La aceptación a todos los niveles (y en particular a nivel de socios) es importante para garantizar que las nuevas iniciativas funcionen bien y se integren adecuadamente»

Reconociendo la necesidad de abordar estos retos, Ince & Co seleccionó a Wellingtone para apoyar a los departamentos de PMO y L&D en el camino hacia una función de gestión de proyectos para toda la organización. Vince Hines, Director General de Wellingtone, empezó por lo básico. «Ince & Co acudió a nosotros con el simple objetivo de mejorar en la gestión de proyectos«, recuerda. «Nuestro punto de partida fue definir una metodología coherente. Trabajé con Richard y su equipo para desarrollar un ciclo de vida del proyecto respaldado por los documentos adecuados en cada etapa, incluida una propuesta de proyecto, un informe de los aspectos más destacados, un informe de cierre y un formulario de solicitud de cambios. Una vez establecido este marco, pudimos empezar a formar a personas clave para integrar más ampliamente la metodología y las herramientas.»

La gran decisión: Dar el paso hacia la formación certificada APM

El programa de formación se diseñó para que los directivos de Ince & Co conocieran la nueva metodología, por qué era importante y cómo utilizarla. Durante las fases de planificación, Wellingtone sugirió la posibilidad de «acelerar» la formación alineando el curso de dos días con el Certificado de Introducción a la Gestión de Proyectos APM, una cualificación reconocida mundialmente que abre la puerta a la obtención de cualificaciones más avanzadas si así se desea. Según Ian, el debate sobre la conveniencia de seguir este camino fue intenso.

«Esperábamos que personas de mucha experiencia dedicaran dos días de su apretada agenda a asistir a la formación. Debido a nuestro modelo de asociación, no había lugar para un ‘látigo de tres líneas’. Era vital animar a la gente a tomar una decisión proactiva para asistir, de lo contrario sería poco probable que se comprometieran plenamente. Por un lado, podíamos ver que la perspectiva de obtener una cualificación adicional podía ser una motivación para asistir. Por otro lado, dado que nuestra comprensión organizativa de la gestión de proyectos era relativamente inmadura, no queríamos ser demasiado duros y desanimar a la gente. A lo largo del debate, Wellingtone fue totalmente transparente sobre los pros y los contras. Nofueron parciales ni trataron de influirnos: simplemente ofrecieron sus conocimientos y el beneficio de la experiencia pasada para guiar nuestras discusiones y ayudarnos a tomar la decisión correcta para nuestra situación específica.» Para Ince & Co, la decisión fue seguir el camino de la certificación APM.

Fue el camino correcto, según Ian:«La perspectiva de obtener una nueva certificación profesional al final de los dos días resultó ser un buen incentivo para que la gente entrara por la puerta. Pero también creo que ayudó en el propio proceso de formación. Pongámoslo así: ¡hubo mucha menos gente distraída con sus Blackberries de lo que cabría esperar! Esto se debe en parte a que los participantes sabían que iban a hacer un examen al final del curso y, naturalmente, querían aprobarlo. Pero también es un testimonio de la calidad de la formación de Wellingtone y de la capacidad del formador para reconocer la demografía de su audiencia y adaptar su enfoque en consecuencia«.

Richard es de la misma opinión: «La formación en gestión de proyectos puede ser extremadamente árida. Especialmente cuando se forma a un público de alto nivel que tiene otros asuntos urgentes en los que pensar, mantener su interés no es tarea fácil. Wellingtone lo entendió. Consiguieron que la gente se interesara desde el principio. Introdujeron pequeños matices y chistes que demostraron a nuestra gente que entendían de dónde venían. Consiguieron credibilidad desde el principio y encontraron la manera de que la formación fuera rápida y atractiva, manteniendo al mismo tiempo todo el contenido y el rigor del curso»

«Wellingtone nos puso en marcha muy rápidamente con las herramientas que necesitábamos para sentar las bases. Wellingtone no se limitó a darnos una solución lista para usar. Nosayudaron a establecer una base firme para desarrollar un marco de gestión de proyectos que se ajustara a la naturaleza de nuestro negocio, nuestro personal, nuestra estructura y nuestras operaciones

Ian Kehoe, Jefe de Proyectos – Ince & Co

El resultado: Un reconocimiento organizativo emergente de las técnicas de gestión de proyectos

Reflexionando sobre el impacto de los servicios de Welllingtone, Richard e Ian están de acuerdo en que han generado unos primeros resultados alentadores. «Desde mi punto de vista, el impacto más importante ha sido el cambio de mentalidad«, afirma Richard. «Desde que introdujimos la metodología e impartimos la primera ronda de formación, tengo la sensación de que la gente aprecia más el valor de la gestión de proyectos. Por ejemplo, se comprende mejor la importancia de las decisiones sobre proyectos concretos dentro de una cartera más amplia. La gente entiende por qué hay que incluir o excluir determinadas actividades del ámbito de un proyecto, y por qué hay que definir claramente un proyecto. Antes no lo entendían, y eso daba lugar a todo tipo de problemas, como la fluencia de los proyectos o la gestión conflictiva de los recursos. Nos quedaun largo camino por recorrer antes de que podamos decir que la gestión de proyectos está madura en Ince & Co, pero gracias a nuestro trabajo con Wellingtone ahora tenemos campeones en la empresa que hablan el idioma y pueden transmitir sus conocimientos a los demás«.

Ian está de acuerdo: «Somos una empresa relativamente pequeña, por lo que siempre tuvimos la intención de recurrir a Wellingtone para que nos ayudara a poner en marcha este proceso y así poder difundir las competencias y los conocimientos internamente. Tenemos previsto impartir más formación en Hong Kong y Singapur, pero en última instancia queremos ser autosuficientes en el despliegue de nuestra metodología de gestión de proyectos. Wellingtone ha sido fundamental para ayudarnos a conseguirlo. Wellingtone nos puso en marcha muy rápidamente con las herramientas que necesitábamos para sentar las bases. Wellingtone no se limitó a darnos una solución lista para usar. Nosayudaron a establecer una base firme para desarrollar un marco de gestión de proyectos que se ajusta a la naturaleza de nuestro negocio, nuestro personal, nuestra estructura y nuestras operaciones«.

Para saber más sobre Ince & Co, visite https://www.incelaw.com/en.