Conseguir recursos globales y eficiencias en el reconocimiento de ingresos para Ikon Science a través de MS Project Server en la nube

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«No se han limitado a implantar el sistema y desaparecer. Son proactivos a la hora de supervisar cómo lo estamos haciendo, incluso ahora.Realmente sentimos que tenemos una relación sólida con ellos y que seguirán ayudándonos a maximizar el potencial de Project Server

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Dan Wilson, Director de TI – Ikon Science

El reto: hacer frente a la escasa visibilidad de los recursos y los ingresos

«Antes de plantearnos la implantación de Microsoft Project, luchábamos por conseguir un control total de los procesos y recursos de los proyectos», explica Simon. «Básicamente, dependíamos de hojas de cálculo y de los conocimientos personales de los empleados para tomar decisiones clave. Resultaba difícil determinar con exactitud cuándo podían iniciarse nuevos proyectos, cómo avanzaban y otras cuestiones similares. También había un problema clave en torno a la previsión de ingresos. Seguimos un modelo de reconocimiento de ingresos que es objeto de estrictas auditorías. Así que la integración de esa funcionalidad con MS Project Server fue un factor clave en las decisiones que tuvimos que tomar».

Ikon Science no es en absoluto la única empresa que experimenta estas dificultades. Baz Khinda, Director de Wellingtone y P-SSP de Microsoft, destaca que hasta el 37% de las organizaciones experimentan problemas con la escasa visibilidad de los proyectos, el 60% tiene dificultades con la gestión de recursos y un enorme 63% se ve afectado negativamente por proyectos gestionados con enfoques incoherentes. Tras reconocer estos puntos débiles y la necesidad de abordarlos como empresa, Dan fue el encargado de explorar las opciones en torno a Project Server. «Sabíamos lo que queríamos, pero necesitábamos ayuda para identificar la mejor forma de implantar Project Server para nuestros fines», recuerda. «Sacamosa concurso el proceso de suministro y, de los tres socios Gold PPM de Microsoft que presentaron ofertas, Wellingtone nos pareció que realmente sabía de lo que hablaba. Expusieron claramente las opciones y los costes asociados, nos asesoraron sin ser prepotentes, demostraron una capacidad técnica impresionante y, en general, se mostraron como un par de manos seguras. Nos proporcionaron la información que necesitábamos para tomar las decisiones correctas y alcanzar nuestros objetivos».

La estrategia: Desplegar MS Project Server con alojamiento en la nube para un tiempo de actividad fiable a nivel mundial

Utilizando la información que Wellingtone le había proporcionado, y con su ayuda, Ikon optó por una versión alojada en la nube de Project Server, que conllevaba considerables ventajas en cuanto a costes y rendimiento. «Los costes de puesta en marcha asociados a una solución alojada in situ eran significativos». explica Dan. «También teníamos que considerar la naturaleza mundial de nuestro negocio. Necesitábamos garantizar la protección del tiempo de actividad en todas nuestras oficinas. La opción en la nube prometía un tiempo de actividad del 99,9%, así como un proceso de puesta en marcha rápido y sencillo con unos gastos generales mínimos, por lo que nos pareció la mejor opción».

El proceso: Configuración de Project Server para ofrecer un seguimiento preciso de los proyectos y los ingresos

En colaboración con Wellingtone, Simon y un pequeño equipo central gestionaron el proceso de implantación, que él describe como minucioso pero flexible. «Wellingtone comenzó con un detallado cuestionario previo a la implantación que nos hizo pensar exactamente cómo queríamos que fuera el sistema y cómo queríamos utilizarlo», afirma. «A continuación, organizaron una serie de jornadas de trabajo sobre los requisitos, en las que se analizaron los detalles de la funcionalidad y se establecieron los criterios para la implantación. Queríamos que la implantación en toda nuestra plantilla fuera lo más sencilla posible. Así que Wellingtone trabajó conmigo y con mi equipo directivo para definir los detalles del funcionamiento del sistema. Pero en última instancia, cuando lo implantamos, se trataba de garantizar que los usuarios pudieran conectarse y empezar a utilizarlo. Al fin y al cabo, la mayoría de nuestros usuarios no son gestores de proyectos. Songeólogos, y no queríamos distraerles de su cometido principal».

Wellingtone ha sido, según Simon, «un proceso de desarrollo prácticamente perfecto. Tras el desarrollo y la configuración iniciales, recibimos formación y trabajamos con el sistema fuera de línea durante unas seis semanas antes de implantarlo por completo. Probablemente, la parte más complicada del proceso fue encontrar la forma de que nuestro reconocimiento de ingresos funcionara con Project Server de forma totalmente compatible. Wellingtone fue extremadamente paciente y nos ayudó a encontrar la solución adecuada. Llevamos a cabo el proceso de forma realmente colaborativa. Cuando se integra un nuevo sistema a esta escala, suele ocurrir que hasta que no se empieza a utilizar no se aprecia toda su potencia. Así que, una vez que Project Server estuvo en funcionamiento, empezamos a tener nuevas ideas en cuanto a funcionalidades de valor añadido. Wellingtone fue muy receptivo a esas ideas. No se aferraron tenazmente a las instrucciones originales. Reconocieron que se trataba de un proceso experimental para nosotros, tuvieron en cuenta nuestras ideas y sugerencias y se esforzaron al máximo para adaptarse a nuestras necesidades».

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concurso el proceso de suministro y, de los tres socios Gold PPM de Microsoft que presentaron ofertas, Wellingtone nos pareció que sabía realmente de lo que hablaba.Expusieronclaramente las opciones y los costes asociados, nos asesoraron sin ser prepotentes, demostraron una habilidad técnica impresionante y, en general, se mostraron como un par de manos seguras.»

Dan Wilson, Director de TI – Ikon Science

El resultado: Una solución racionalizada que añade valor a las capacidades operativas y a los informes de indicadores clave de rendimiento (KPI)

Ikon lleva un año trabajando con Microsoft Project Server y, según Simon, la tecnología ha tenido un impacto fundamental en la eficiencia y la planificación. «Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, ha mejorado mucho nuestra capacidad. Podemos obtener visibilidad de toda la cartera en tiempo real y desde una ubicación central. Soy responsable de proyectos en todo el mundo y hoy en día sólo tengo que entrar en Project Server y ver exactamente lo que está pasando. Eso ahorra mucho tiempo y comunicación manual. También ha transformado nuestros procesos de planificación de recursos. Como somos una empresa global, tenemos que responder a la demanda global de los clientes. Ahora, cuando surge un nuevo proyecto, podemos evaluar inmediatamente qué recursos están disponibles para abordar el trabajo. Ya no tenemos que depender de correos electrónicos y hojas de cálculo individuales, lo que resulta especialmente complicado cuando se trabaja con distintas zonas horarias. Podemos tomar decisiones informadas, precisas y rápidas, lo que significa que podemos planificar nuestra cartera de proyectos y rendimientos de una manera mucho más proactiva».

La experiencia: Un servicio adaptado a las necesidades del cliente

Naturalmente, durante la implantación del sistema surgieron problemas que hubo que resolver. Dan y Simon coinciden en que la asistencia ofrecida por Wellingtone era exactamente lo que se necesitaba. «Su servicio de asistencia siempre ha sido rápido, receptivo y flexible», afirma Simon. «Especialmente durante las primeras fases, en las que teníamos muchas preguntas y decisiones que tomar, realizábamos muchas llamadas de asistencia. Siempre las atendieron de forma profesional y servicial. Creo que nunca hemos tenido una ocasión en la que el servicio de asistencia no haya sido capaz de resolver un problema. Son una empresa muy capaz, es bueno trabajar con ellos, son amables, colaboran y te ayudan en todo momento». La opinión de Dan es similar:«Siempre están en línea para ayudarnos y siempre están dispuestos a reunirse con nosotros cuando es necesario. No se han limitado a implantar el sistema y luego han desaparecido. Son proactivos a la hora de supervisar nuestros progresos, incluso ahora. Realmente sentimos que tenemos una relación sólida con ellos y que seguirán ayudándonos a maximizar el potencial de Project Server».