Colaboración con Honda of the UK Manufacturing Ltd (HUM) para integrar la gestión de proyectos con beneficios empresariales demostrables

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«Cuando consultamos con Wellingtone, nos mostraron que podían ayudarnos a reunir todos los diferentes elementos de nuestro enfoque de gestión de proyectos en un programa de formación de dos días que se adaptara a nuestra estrategia»

Nick Mackey – Learning & Development, HUM

Antecedentes: Desarrollo de técnicas coherentes para mejorar los resultados de Lean

Nick Mackey, del equipo de Formación y Desarrollo (T&D) de HUM, recuerda los retos a los que se enfrentaba la empresa y que le llevaron a contratar los servicios de Wellingtone. «En 2011 el equipo de T&D era bastante pequeño«. «Apesar de ello, teníamos previstas varias iniciativas para mejorar el rendimiento. Secciones enteras de nuestros equipos se centran en la ingeniería, otras se dedican a TI, iniciativas de costes, estabilidad básica y proyectos estructurales, por lo que tenemos enormes cantidades de trabajo logístico que hay que planificar y gestionar eficazmente. En aquel momento pensamos que era necesaria cierta coherencia en nuestro enfoque para aunar esas bolsas de proyectos aislados«.

El reto: Desarrollar un enfoque coherente pero flexible que se ajustara a la ética de trabajo de HUM

Típico de una empresa dedicada a la innovación y al poder de los sueños, el equipo de T&D creía que las metodologías y la documentación obsoletas no tenían la capacidad de adaptarse eficazmente a las prácticas de trabajo de HUM. «No queríamos seguir laruta prescrita de PRINCE2 porque nos parecía un poco técnica y árida para nosotros«, dice Nick. «Cuando consultamos a Wellingtone, nos mostraron que podían ayudarnos a reunir todos los elementos de nuestro enfoque de gestión de proyectos en un programa de formación de dos días que se adaptara a nuestra estrategia.
Con su ayuda, nos pusimos en contacto con varias personas de la empresa y las reunimos para comparar sus enfoques de gestión de proyectos. Ya había cierta coherencia, pero teníamos que aprovecharla para que el modelo de gestión de proyectos pareciera hecho por Honda para Honda«.

El enfoque: Internalizar procedimientos estandarizados con un sólido argumento comercial

Wellingtone trabajó inicialmente con HUM para desarrollar y entregar nueva documentación estandarizada a través de un curso de formación de dos días. «Wellingtone nos ayudó a conseguir algunos buenos documentos que ya se utilizaban en algunos sectores de la empresa, pero fundamentalmente queríamos animar a los participantes en el curso a utilizar nuestros documentos normalizados para lograr una mayor coherencia en el enfoque, especialmente en las fases de definición del alcance y planificación«, explica Nick. «Pornuestra parte, con el apoyo de Wellingtone, creamos un cuestionario para los delegados con el fin de establecer su experiencia previa y actual en gestión de proyectos, de modo que pudiéramos determinar el nivel de entrada del personal en esta área, lo que nos ha permitido desarrollar una línea de base para medir el impacto y los beneficios económicos del enfoque de gestión de proyectos que estamos aplicando. Por ejemplo, el año que viene iniciaremos un proyecto de 24 meses y 50 millones de libras esterlinas, y crearemos la base de referencia que nos permitirá evaluar la progresión de las competencias, lo que a su vez significa que podremos establecer el argumento comercial para asignar personal a la formación. Wellingtone nos ha ayudado a estructurar el programa de T&D para que podamos empezar a entender la correlación entre los beneficios de la formación y los resultados del proyecto. Lasestadísticas se volverán más cuantitativas a medida que pase el tiempo y recopilemos más datos, pero las tendencias ya son claras y podemos ver lo que la gente puede estar haciendo que no haya hecho antes, y los beneficios de ello para la empresa.»

El resultado: Correlación clara entre la formación PM y los beneficios empresariales

HUM ya está trabajando para traducir los primeros resultados cuantitativos de la aportación de Wellingtone a T&D. «Hastaahora hemos formado a 55 personas, que son responsables acumuladas de más de 95 millones de libras de inversión en proyectos«, afirma Nick,«así que ya estamos seguros de que estamos aprovechando bien nuestra inversión en Wellingtone». Facilitar la asistencia a la formación puede ser complicado en un entorno de escasez.
Pero al ser una gran organización que depende de Japón, a lo largo de los años ha habido una corriente de trabajo de proyectos relacionados con TI, nuevos modelos y similares, y eso está desarrollando una conciencia inherente de que somos pioneros en algunos proyectos increíbles. Tomando lo mejor de nuestras prácticas de trabajo y combinándolas con las mejores prácticas en el mundo de la gestión de proyectos, podemos garantizar que tenemos un entendimiento común y transferimos conocimientos a toda la empresa«.

Valor añadido: Un enfoque flexible de un proveedor cualificado y transparente

«De cara al futuro inmediato, HUM se está centrando en una parte concreta del negocio para conseguir el compromiso de las partes interesadas al máximo nivel». «Wellingtone nos está ayudando sugiriendo estrategias prácticas para lograr ese compromiso crucial«, afirma Nick. «También están añadiendo valor con la formación en MS Project, para alinear lo que nuestro personal está aprendiendo con su aportación a nuestros sistemas de gestión empresarial. Wellingtone ha sido muy paciente con nosotros, sobre todo a la hora de ajustar y cambiar los materiales para que utilicen nuestro lenguaje y directrices específicos. Están dispuestos a responder a nuestros requisitos específicos y numerosos. El curso de dos días puede impartirse ahora probablemente en un día y medio gracias a sus aportaciones a medida que ha ido avanzando el proyecto. Incluso nos han proporcionado parte del material de formación que necesitábamos y, en mi opinión, muchos de los documentos son mejores que los que se utilizan actualmente. La logística y los costes han sido transparentes y realistas. Hablaría muy positivamente de la relación que hemos establecido con ellos».

Valor añadido: Un enfoque flexible de un proveedor cualificado y transparente

«En estos momentos hayunas 50 personas en espera de recibir formación, con distintas responsabilidades y experiencia en gestión de proyectos«, explica Nick. «Nuestroobjetivo es establecer una sólida estructura de equipos de proyecto en la empresa, de modo que los distintos departamentos (TI, ingeniería, nuevos modelos, etc.) puedan ser gobernados por un grupo directivo para lograr una mayor comprensión y coherencia en todos nuestros proyectos y asegurarnos de que estamos utilizando lo mejor que surge de nuestra empresa matriz en Japón». Wellingtone está dispuesta a cambiar el proceso en cualquier momento, y es probable que modifiquemos nuestro enfoque a medida que vayamos aprendiendo lo que nos funciona bien y lo que no. Sabemos que nos apoyarán en ello. Actualmente estamos abordando el proceso grupo por grupo, y buscando esos patrocinadores de alto nivel para impulsar el proceso»

Vince Hines, Director General de Wellingtone, se hace eco de estos sentimientos positivos. «Ver que un departamento de T&D adopta las nuevas técnicas de gestión de proyectos a un nivel tan exhaustivo y cuantificado es un gran placer para mí«, afirma. «Nuestro trabajo con ellos representa una oportunidad real para que revisen quién dirige los proyectos, el valor de los proyectos, el valor del compromiso de formación y cómo crear un modelo de formación para el futuro. En mi opinión, la formación que hemos impartido ha hecho que se reconozcan las ventajas de una buena gestión de proyectos en las empresas. El proceso ha suscitado un valioso debate interno sobre el valor de pasar del enfoque basado en documentos pesados a un enfoque moderno de gestión de proyectos. Todo el mundo en Wellingtone está orgulloso y encantado de formar parte de un programa de gestión de proyectos basado en T&D que representa un desarrollo organizativo emblemático para HUM«.

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