Diamond Light Source aumenta la visibilidad de los recursos con Microsoft Project Online y Wellingtone

Diamond Light Source es el sincrotrón nacional del Reino Unido y una de las instalaciones científicas más avanzadas del mundo. Más de 14.000 científicos utilizan estas instalaciones para estudiar desde nuevos medicamentos hasta ingeniería innovadora y tecnología punta. Los más de 600 empleados de Diamond Light Source son, por tanto, responsables de facilitar un programa enormemente complejo de proyectos y operaciones de apoyo, respaldados por presupuestos multimillonarios y calendarios sensibles al tiempo.

La organización tiene un alto nivel de madurez en Gestión de Proyectos y Cartera (PPM). Sin embargo, la DPO(Diamond Project Office – PMO de Diamond Light Source) tenía dificultades para conseguir visibilidad de los recursos operativos y de proyectos, lo que dificultaba el equilibrio entre capacidad y demanda. Se tomó la decisión de integrar Microsoft Project Online para dar soporte a la gestión integrada de recursos, el registro de tiempos y el análisis empresarial con Power BI. Wellingtone, Gold Partner de Microsoft acreditado por APM, fue designado para configurar, desarrollar e implantar el sistema. Chris Obin, planificador de proyectos de la OPD de Diamond Light Source, reflexiona sobre el viaje en sí, las ventajas de Project Online y las oportunidades de mejora continua que está generando el nuevo sistema.

Diamond Light Source Logo

Visión general

Cliente

Fuente de luz de diamante

Productos y servicios

Microsoft Project Online
Power BI

País

Reino Unido

Industria

Ciencia

Aspectos destacados

  • Resumen: creación, configuración y puesta en marcha de un sistema empresarial totalmente integrado.
  • Prioridades: gestión de recursos, programación y funcionalidad de seguimiento del tiempo.
  • Funcionalidad: facilidad de introducción de datos y elaboración de informes desglosados en la aplicación con Power BI.
  • Alcance: despliegue gradual a un total de 300 usuarios para marzo de 2021.
  • Beneficios: nueva visibilidad de los recursos, registro de horas y comparación entre la capacidad operativa y la de los proyectos.

Gestión de un complejo conjunto de recursos en proyectos científicos líderes mundiales

El viaje comenzó con una revisión interna de los recursos de las líneas de luz en el verano de 2016, explica Chris. «Solo en nuestro equipo de ingeniería tenemos casi 100 ingenieros, y necesitábamos establecer una única fuente de información sobre cómo se utilizaban ellos y el resto del personal», explica. «Me incorporé en diciembre de 2016, justo cuando se iniciaba el trabajo de la fase inicial de definición. Las recomendaciones resultantes nos llevaron a definir una especificación de requisitos de software. Identificamos tres proveedores para licitar, cada uno de los cuales demostró diferentes soluciones de producto para que pudiéramos entender cómo se adaptarían a nuestras necesidades y entorno.»

Este meticuloso proceso de selección llevó a la Junta del Proyecto a elegir Project Online y Wellingtone. «Fue un proceso largo, pero como organización financiada con fondos públicos necesitábamos ser minuciosos», afirma Chris. «Tenemos 33 líneas de luz activas. Para cada una de ellas, los científicos -todos ellos líderes mundiales en su campo- esperan con razón que sus instrumentos reciban el apoyo operativo, de proyecto y de emergencia necesario. Así que tenemos estos tres grupos principales de trabajo y debemos asegurarnos de que los recursos se equilibran entre ellos».

Nuestros planes de proyecto suelen tener cientos de líneas. Fue durante la fase de demostración del producto cuando nos dimos cuenta de lo valiosas que serían las herramientas de planificación de Project Online para ayudarnos a gestionar ese volumen.

Configuración a medida para servir a una organización con una estructura única

Fue esta complejidad y volumen lo que influyó en la decisión de la Junta de Proyectos de elegir Project Online, recuerda Chris. «Nuestros planes de proyecto suelen tener cientos de líneas. Fue durante la fase de demostración del producto cuando nos dimos cuenta de lo valiosas que serían las herramientas de planificación de Project Online para ayudarnos a gestionar ese volumen. Somos una organización configurada por Microsoft, por lo que la compatibilidad de Project Online con la suite de Microsoft también era importante.

Además, nos impresionaron las capacidades de generación de informes de Power BI. Sentimos que teníamos un buen encaje cultural con Wellingtone, especialmente con la responsable del proyecto. Se integró bien en la cultura de la empresa y nos permitió hacer las preguntas adecuadas. Nos ayudó a aunar múltiples puntos de vista y a acordar la mejor estrategia para satisfacer todos los requisitos.

La jefa de proyecto de Wellingtone facilitó tres sesiones de recopilación de requisitos para ayudar a más de treinta partes interesadas a converger en la configuración adecuada antes de proceder a la construcción. «La construcción transcurrió sin contratiempos», afirma Chris. «Uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos fue adaptar Project Online al modo en que están distribuidos nuestros grupos de recursos y adaptar nuestros calendarios para prever y medir el tiempo dedicado a las tareas. Tardamos varios meses en conseguirlo. Un segundo reto fue adaptar la cultura de Diamond a una nueva forma de trabajar. Empezamos a probar el nuevo sistema con un único grupo científico en septiembre de 2019. Esto nos dio la confianza suficiente para proceder a un despliegue más amplio. Teníamos el plazo de extender Project Online a los otros siete grupos científicos (unos 60 proyectos) para finales de marzo de 2020. Fue todo un reto, pero lo conseguimos».

Integrar competencias, aprender lecciones y esforzarse por mejorar continuamente

Wellingtone ayudó a la OPD a hacer frente a estas rápidas implantaciones impartiendo su curso «Train the Trainer», que incorpora las competencias internas necesarias para incorporar nuevos usuarios de forma rentable. «Era la mejor opción para nosotros como organización, dado nuestro tamaño y el alcance que necesitábamos», explica Chris. «Ahora tenemos cinco empleados formados como formadores internos y cuatro como administradores. Estamos trasladando la formación a vídeos de capturas de pantalla en línea. Esto será muy útil, sobre todo cuando trabajemos a distancia durante la pandemia de Covid-19″. La gente puede acceder a la formación cuando le convenga, lo que contribuye a su aceptación. Una vez completada la primera fase del despliegue para 150 usuarios, esperamos completar la segunda fase en marzo de 2021, y la formación interna y la capacidad administrativa nos están ayudando a lograr ese importante hito»

De hecho, la pandemia ha ofrecido al RPD una valiosa oportunidad para reflexionar sobre el uso inicial de Project Online y adaptar el sistema a las lecciones aprendidas y a los nuevos retos. «Nos ha dado la oportunidad de revisar la gestión de recursos, los planes de proyecto y la forma en que analizamos los datos en Power BI, con el beneficio de la experiencia práctica», recuerda Chris. «Por ejemplo, estamos introduciendo una capa adicional de visibilidad en el registro de horas. Eso nos permitirá ver no sólo cuánto apoyo operativo se está desplegando, sino también a qué instrumento o grupo va destinado ese apoyo. Esto será muy valioso para equilibrar la utilización de la capacidad de los diferentes equipos de ingeniería. Nunca antes habíamos tenido esa visibilidad. Ahora, si un proyecto se retrasa, podemos identificar dónde está el bloqueo y actuar en consecuencia. Nuestro principal objetivo al implantar Project Online era conseguir visibilidad sobre nuestros proyectos y recursos operativos, y sin duda lo hemos conseguido».

Nuestro principal objetivo al implantar Project Online era conseguir visibilidad sobre nuestros proyectos y recursos operativos, y sin duda lo hemos conseguido.

Según Chris, Project Online también ayuda a planificar los proyectos. «Durante la COVID, Project Online nos ha permitido dedicar tiempo a adelantar proyectos en curso, como la adquisición de nuevos equipos. De este modo, podemos maximizar el gasto presupuestario y la productividad, incluso cuando el acceso al emplazamiento está restringido. Personalmente, necesitaba planificar cuatro nuevos proyectos complejos en dos meses. No habría podido hacerlo sin Project Online. Nos ha gustado mucho trabajar con Wellingtone. Fueron flexibles y receptivos, incluso cuando solicitamos cambios. Como Microsoft Gold Partner, tienen un amplio conocimiento del funcionamiento de la tecnología. Además, disponen de una línea directa con Microsoft que nos permite estar al tanto de las novedades. Sin duda los recomendaría a otras personas en nuestra situación».