DEFRA emprende una campaña de transformación de la madurez de PPM con Wellingtone y las herramientas PPM de Microsoft
ElDEFRA (Departamento de Medio Ambiente, Alimentación y Asuntos Rurales) es un departamento gubernamental del Reino Unido con rango ministerial que cuenta con 3.500 empleados y 33 agencias y organismos públicos. El departamento es responsable de salvaguardar el entorno natural del Reino Unido, apoyar su industria alimentaria y agrícola y sostener una economía rural próspera. DEFRA, por lo tanto, desempeña un papel fundamental en el día a día de los ciudadanos del Reino Unido.
A principios de 2020, la Directora General de Operaciones de DEFRA, Sarah Homer, identificó la necesidad de una herramienta PPM que mejorara la visibilidad, la transparencia, la entrega, el riesgo y la gestión de problemas. Wellingtone, Gold Partner de Microsoft y proveedor aprobado de G-Cloud del Gobierno de Su Majestad, fue seleccionado para apoyar la creación, configuración y despliegue de Project Online con Power BI en toda la División de Servicios Corporativos de DEFRA. Con una importante experiencia en el sector público, incluyendo el trabajo con el Ministerio del Interior, Wellingtone actuó como un socio clave para DEFRA a lo largo de este cambio de negocio. Michelle Ward, responsable de la PMO de Transformación de Programas del DEFRA, y Toby Lumber, consultor de PPM de los Servicios Digitales de Datos y Tecnología (DDTS), reflexionan sobre el proceso.
Visión general
Cliente
DEFRA
Productos y servicios
Microsoft Project Online
País
Reino Unido
Industria
Gobierno
Beneficios
- Despliegue e incorporación de Project Online en toda la División de Servicios Corporativos
- Plantillas ágiles y en cascada diseñadas para adaptarse a los estándares específicos del sector
- Formación flexible y receptiva para una adopción máxima por parte de los usuarios
- Un cambio empresarial rápido, implantado en sólo 10 meses
Un viaje de descubrimiento a través de herramientas, personas y procesos
El camino de DEFRA hacia Project Online comenzó con un periodo de descubrimiento de tres meses, dirigido por Michelle y Toby. Dedicamos mucho tiempo a examinar la «santísima trinidad» de herramientas, personas y procesos», explica Michelle. «Ya implementamos Microsoft y la suite Office 365, por lo que Project Online y Power BI eran herramientas lógicas para explorar. Asistimos a un seminario de Microsoft presentado por Wellingtone, y pensamos que su enfoque de las capacidades del sistema parecía realmente interesante»
El papel de Toby era liderar la implementación. «Había una versión heredada de Project Online en DDTS, así que me interesaba estudiar cómo podíamos aprovechar las nuevas funciones de la herramienta en toda la organización», explica. «Aunque la función principal de Wellingtone era la configuración, el despliegue y la formación, han superado las expectativas y han actuado como una valiosa extensión del equipo del proyecto»
Michelle está de acuerdo: «Vemos a Wellingtone como un socio y un asesor experto. Lograr la adopción y el impulso era crucial para el éxito del programa de transformación, así que no queríamos reinventar la rueda innecesariamente. Necesitábamos desarrollar nuestras propias metodologías, basadas en cómo la gente ya gestionaba las etapas, fases, ciclos de vida y similares. Esto se hizo internamente, pero Wellingtone actuó como nuestro socio de referencia en cuestiones como las mejores prácticas del sector, la alineación con los marcos APM y la consecución de la madurez PPM»
Toby señala que la experiencia previa de Wellingtone como proveedor del gobierno central añadió un valor significativo. «Proporcionaron una voz independiente y autorizada para guiar nuestras propuestas y compromisos con las partes interesadas», afirma. «Aportaron apoyo continuo, así como músculo técnico.
Wellingtone actuó como nuestro socio de referencia en cuestiones como las mejores prácticas del sector, la alineación con los marcos de APM y la consecución de la madurez de PPM.
Alineación de metodologías ágiles y en cascada con estándares específicos del sector
Uno de esos retos era incorporar procesos estandarizados en toda la División de Servicios Corporativos. «Hay algunas metodologías específicas que deben seguirse», explica Toby, «DEFRA está estrechamente alineada con la Oficina de Comercio Gubernamental (OGC) y la Autoridad de Proyectos de Infraestructura (IPA). Además, dependiendo del departamento, teníamos que adaptarnos a metodologías preexistentes en el sector, por ejemplo, RIBA». Dentro de estos parámetros, Wellingtone nos ayudó a desarrollar metodologías ágiles y en cascada y a crear plantillas y datos en torno a ellas. La mayoría de las áreas de los Servicios Corporativos lo han adoptado ya como norma. Se trata de un paso muy importante hacia el desarrollo de una mayor madurez de PPM como organización. Wellingtone aportó sus ideas y experiencia a ese proceso de transformación de forma muy positiva»
Michelle añade que «la capacidad de Wellingtone para mostrarnos ejemplos de su trabajo con el Ministerio del Interior nos ayudó a construir una base de pruebas. Pudimos demostrar que estábamos desplegando las capacidades y asociaciones adecuadas para avanzar de una forma que se alineaba con otros departamentos gubernamentales. También nos ha devuelto tiempo de beneficios al aplicar las lecciones aprendidas en trabajos anteriores. Considero que Wellingtone es muy generoso a la hora de compartir lo aprendido con otros clientes en beneficio mutuo».
Además de ofrecer una perspectiva estratégica independiente, Wellingtone también aportó sus conocimientos técnicos a la creación y puesta en marcha del Proyecto Online, afirma Toby. «Aportaron ideas realmente buenas que cuestionaron algunas de nuestras ideas, lo que se tradujo en un mejor resultado. Tanto la construcción como la formación han sido excelentes. La formación fue un gran reto, porque estábamos incorporando a un montón de personas distintas con perspectivas y capacidades diferentes».
La formación se impartió a varios niveles, desde el curso Project Online Practitioner de Wellingtone hasta sesiones sin cita previa y formación a medida para personal con funciones especializadas. Como señala Michelle, ¡la pandemia de Covid-19 no facilitó las cosas! «Inicialmente, el plan consistía en alcanzar la categoría de MVP en febrero/marzo y, a continuación, llevar a cabo una transición gradual en todos los servicios corporativos. Pero llegó COVID. Como resultado, la incorporación completa no pudo empezar en serio hasta junio. Pero, una vez que cobramos impulso, la gente vio rápidamente los beneficios. Pudimos ampliar rápidamente el mandato de nuestra campaña, demostrando las ventajas de tiempo y eficacia que aporta el sistema. Durante el caos de los primeros momentos de la pandemia, nuestra relación con Wellingtone fue aún más valiosa. Fueron flexibles ante las volátiles circunstancias a las que nos enfrentábamos. Adaptaron rápidamente su enfoque a los cambios y retos, y así nos ayudaron a cumplir nuestros objetivos contra viento y marea. Nos comprometimos a incorporar los Servicios Corporativos al sistema antes del final del ejercicio, y lo hemos conseguido. Nos comprometimos a elaborar indicadores de salud de los datos, que Toby ha creado. En el futuro, esos datos nos darán garantías sobre lo que funciona y dónde están las lagunas, para que podamos mejorar continuamente. Wellingtone ha actuado como una valiosa caja de resonancia durante ese proceso
«.
Aportaron ideas realmente buenas que cuestionaron algunas de nuestras ideas, lo que se tradujo en un mejor resultado. Tanto la construcción como la formación han sido excelentes.
Establecer pruebas de concepto para futuros cambios empresariales
Según Toby, los primeros debates giran en torno a la actualización del sistema heredado DDTS: «La intención, de cara al futuro, es migrar DDTS a la nueva iteración. También estamos estudiando algunas de las capacidades adicionales de la herramienta en áreas como la gestión de recursos, la gestión financiera, el pipeline de proyectos y la priorización».
Michelle y Toby coinciden en que la combinación de competencias técnicas, conocimientos de PPM, experiencia en el sector público y espíritu de colaboración de Wellingtone ha generado resultados enormemente positivos.
Han hecho un trabajo realmente excelente, tanto en la configuración, la construcción y la formación, como a través del apoyo consultivo comprometido y transparente que nos han prestado», afirma Stephen Dines, el SRO del proyecto. «Son expertos del sector que trabajan en auténtica colaboración con sus clientes. Para nosotros, es un gran logro conseguir que la campaña de cambio empresarial se haya implantado con éxito en todos los Servicios Corporativos en sólo 10 meses. Wellingtone ha sido un socio fundamental en este viaje».
