Dechra transforma la madurez de la gestión de carteras con Microsoft Project Server

Dechra es un especialista internacional en productos farmacéuticos veterinarios. En los últimos años, la empresa se ha expandido significativamente por Europa y Norteamérica con fines de adquisición, lo que ha impulsado la necesidad de equilibrar una cultura empresarial con un sólido modelo de gestión de proyectos y carteras (PPM) para garantizar un desarrollo de productos competitivo. Tras formalizar internamente sus procesos de gobierno de PPM, Dechra identificó Microsoft Project Server como la solución adecuada para apoyar la transformación hacia la plena madurez de la cartera en el futuro. Wellingtone fue seleccionada como especialista en PPM para guiar a Dechra a través de este desarrollo organizativo vital, afirma Nicole Wirtherle, Directora de Gestión Global de Carteras y EU Clinical de Dechra.
Dechra

Visión general

Cliente

Dechra

Productos y servicios

Servidor de proyectos Microsoft
SSRS
Portal PMO

Tamaño de la organización

Grande

País

Reino Unido

Industria

Farmacéutica
Fabricación

Beneficios

  • Impulso de la madurez de la gestión de carteras.
  • Proporcionar una única fuente de información para tomar decisiones sobre la cartera de proyectos.
  • Equipar a los gestores y jefes de proyecto para que puedan acceder a los datos, gestionarlos y analizarlos con sólo pulsar un botón.
  • Proporcionar un conjunto de herramientas sencillas e intuitivas tanto a los miembros experimentados del equipo de proyecto como a los nuevos.

«Desde el principio, me impresionó la estructura y la calidad que Wellingtone aportó al proceso.Fueron muy honestos sobre lo que pensaban que necesitábamos, cómo su experiencia en gestión de proyectos podía ayudarnos y exactamente lo que podíamos esperar de ellos

Nicole Wirtherle, Responsable de Gestión Global de Cartera y EU Clinical de Dechra

Un cambio de paso estratégico para apoyar la rápida expansión

«Como empresa, hemos crecido masivamente y hemos realizado varias adquisiciones importantes en los últimos años», explica Nicole. «Nuestro equipo de desarrollo de productos cuenta ahora con 55 personas fantásticas distribuidas en 6 centros de EE.UU. y Europa. Como es de esperar, la experiencia y la cultura de estos equipos varían según el centro, y la gestión formal de proyectos es una disciplina nueva para la mayoría de nuestro personal. Los distintos equipos gestionaban los proyectos con diferentes herramientas, desde Word a Excel o SharePoint, ubicadas en varias unidades locales o compartidas. Carecíamos de visibilidad total sobre información crucial de los proyectos, como canalizaciones, estado, riesgos, plazos, rutas críticas, presupuestos y recursos. La elaboración de informes también era un engorroso asunto manual. Cuando nuestro nuevo Director de Desarrollo de Productos del Grupo se incorporó a Dechra en 2016, identificó rápidamente la necesidad de establecer procesos PPM estandarizados en todo el departamento, para informar nuestras decisiones de cara al futuro.»

Durante 2016-2017, Dechra ya había implementado una nueva guía de procesos y un Comité de Revisión de Pipeline para supervisar la toma de decisiones en los proyectos de Investigación y Desarrollo. El siguiente paso fue buscar una empresa especializada para gestionar la configuración y el despliegue de Microsoft Project Server. Según Nicole, Wellingtone destacó inmediatamente por su enfoque especializado y de alta calidad. «Desde el principio, me impresionó la estructura que Wellingtone aportó al proceso. Fueron muy sinceros sobre lo que pensaban que necesitábamos, cómo su experiencia en gestión de proyectos podía ayudarnos y qué podíamos esperar exactamente de ellos«.

«Wellingtone fue más allá de la simple presentación de las funciones de la herramienta.También compartieron su experiencia en gestión de proyectos con nuestro personal, asegurándose de que Project Server se introdujera en el contexto adecuado y junto con conocimientos más amplios y útiles sobre gestión de proyectos

Nicole Wirtherle, Responsable de Gestión Global de Cartera y EU Clinical de Dechra

Un mapa de procesos transparente para una implantación fluida del sistema

El Después de realizar algunas reuniones iniciales de alcance, Wellingtone facilitó un taller de requisitos en noviembre de 2017. «Nos proporcionaronun documento de orientación y un mapa de procesos, que fue extremadamente útil«, dice Nicole. «Luego se sentaron con nuestro equipo de PPM y el Director de Desarrollo de Productos del Grupo para trabajar en nuestros puntos de dolor y cómo Microsoft Project Server podría configurarse para ayudarnos a gestionarlos. Wellingtone nos aconsejó que la solución fuera lo más sencilla posible, para garantizar la calidad y la facilidad de uso desde el principio, pero al mismo tiempo nos ayudó a ceñirnos a nuestros procesos internos, en lugar de ofrecer soluciones listas para usar. Participaron en un diálogo sobre lo que podría ser útil para nosotros, antes de elaborar un documento de configuración que firmamos en enero de 2018.»

El siguiente paso fue que Wellingtone construyera la solución en sus propios servidores locales, antes de revisar y luego migrar la solución al entorno de Dechra. «Enmarzo de 2018, habíamos entrado en una fase de prueba utilizando nuestros propios datos, y salimos a la luz a finales de junio«, recuerda Nicole. «Wellingtonellevó a cabo la formación inicial de nuestros gestores de proyecto y administradores. Tenemos capacidad para formar internamente pero, dada la experiencia de Wellingtone, queríamos que iniciaran el proceso como base para futuras actividades.» Tras haber formado inicialmente al equipo central de gestión de proyectos, Wellingtone impartió otro curso de formación para los Líderes de Proyectos Científicos de Dechra en Estados Unidos en julio de 2018. » Era la primera vez que estos equipos veían la herramienta en acción«, afirma Nicole.

«Nuestra gente es muy consciente de los desafíos de gestión de proyectos a los que se enfrentan y están ansiosos por encontrar soluciones, por lo que llegamos a este proceso con un verdadero sentido de impulso en torno al cambio. Wellingtone hizo un gran trabajo reforzando ese entusiasmo en torno a las posibilidades que ofrece Project Server». Wellingtone fue más allá de la simple presentación de las funciones de la herramienta. También compartieron su experiencia en gestión de proyectos con nuestro personal, asegurándose de que Project Server se introdujera en el contexto adecuado y junto con conocimientos más amplios y útiles sobre gestión de proyectos. Hablamos mucho de cómo la empresa apoyaría a nuestro personal durante el cambio. Creo que todo el mundo lo apreció. Aún espronto, pero hasta ahora sólo he oído comentarios positivos de nuestros equipos»

«Wellingtone ha sido fundamental para ayudarnos a conseguirlo. Han sido muy pragmáticos a la hora de asegurarse de que la solución es la adecuada para nosotros, en nuestro nivel de madurez.Con su orientación, hemos sido capaces de introducir el proceso y la visibilidad que necesitábamos, manteniendo al mismo tiempo la solución muy sencilla y fácil de usar.»

Nicole Wirtherle, Responsable de Gestión Global de Cartera y EU Clinical para Dechra

Conseguir una aceptación cultural temprana para obtener beneficios empresariales inmediatos

Además de configurar los proyectos empresariales con formularios y flujos de trabajo adjuntos, Wellingtone también implementó un portal de PMO para el seguimiento y el escrutinio de la cartera de proyectos, además de un nuevo sistema de generación de informes mediante SSRS. Nicole confirma que, incluso en los primeros días de la implantación, los beneficios son evidentes. «Laventaja más evidente es el nivel de visibilidad de nuestra cartera. Podemos acceder a todos los calendarios y presupuestos desde una ubicación central, y el informe presupuestario creado por Wellingtone es especialmente significativo. Podemos extraer ese informe directamente de los calendarios, lo que nos ahorra mucho tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos. Nos da transparencia inmediata sobre presupuestos e hitos. Nuestras próximas prioridades son implantar la planificación de la capacidad y la demanda, la gestión de riesgos y problemas y un informe mensual automatizado de gestión de proyectos«.

De hecho, el paso a Project Server representa la primera etapa de un cambio transformador para DECHRA, según Nicole. «Estoysegura de que tener todos esos datos al alcance de la mano repercutirá significativamente en nuestro proceso de priorización estratégica. Es crucial para nosotros en esta fase de crecimiento activo e inversión. Desde el punto de vista cultural, era fundamental que la dirección aceptara esta inversión. Para mí, es un gran logro que una empresa con mentalidad emprendedora y ágil piense en el futuro invirtiendo en la creación de nuestros procesos de esta manera. Wellingtone ha sido fundamental para ayudarnos a conseguirlo. Han sido muy pragmáticos a la hora de asegurarse de que la solución era la adecuada para nuestro nivel de madurez. Con su orientación, hemos podido introducir el proceso y la visibilidad que necesitábamos, manteniendo al mismo tiempo una solución muy sencilla y fácil de usar. La gente está gratamente sorprendida de lo intuitiva y limpia que es. Ahora, otros departamentos ven las ventajas de lo que estamos haciendo y empiezan a interesarse por lo que podrían conseguir de forma similar. No me cabe duda de que en el futuro ampliaremos Project Server a otras partes de la organización»

Para más información sobre Dechra, visite https://www.dechra.com/.