Wellingtone diseña el camino hacia la madurez de PPM para CVQO

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«Vince demostró la importancia de un enfoque estructurado para recorrer ese camino de madurez PPM.Sugirió que nuestra prioridad debería ser crear una metodología CVQO diseñada a propósito antes de empezar a automatizar nada.»

Andrew Munro – Director de Finanzas y Servicios Empresariales, CVQO

Desplegar una amplia experiencia en PPM para determinar el enfoque estratégico adecuado

Durante la última década, CVQO ha crecido rápida y orgánicamente, y ahora emplea a un equipo de treinta personas en la oficina más otros setenta empleados de campo, explica Andrew. «En 2016, nuestro equipo directivo reconoció que necesitábamos desarrollar procesos más estructurados para apoyar nuestra gestión de proyectos y carteras (PPM). Teníamos algunas habilidades de gestión de proyectos discretas en toda la organización, pero no teníamos una metodología CVQO formal, por lo que el trabajo se realizaba proyecto a proyecto y no estaba necesariamente unido. Necesitábamos mejorar la visibilidad y la coordinación de nuestros proyectos, así como la capacidad de tomar decisiones de planificación en toda la empresa sobre dónde invertir exactamente el tiempo y los fondos. En unplano más operativo, necesitábamos establecer un marco y un proceso coherentes para ayudar a nuestro personal a ejecutar proyectos eficaces«. Inicialmente, CVQO se interesó por el mercado de la integración de sistemas, con vistas a implantar un sistema de apoyo a la gestión de proyectos. «Nospusimos en contacto con Wellingtone sobre esa base«, dice Andrew. «Pero mantuvimos un par de reuniones preliminares con Vince y rápidamente identificó que necesitábamos un marco PPM establecido como primer paso, antes de empezar a explorar la tecnología de apoyo. Vince demostró la importancia de un enfoque estructurado para recorrer ese camino de madurez de PPM. Sugirió que nuestra prioridad debía ser crear una metodología CVQO diseñada a propósito antes de empezar a automatizar nada. En retrospectiva, tenía razón al recomendar ese enfoque. Tenía sentido para nosotros, tanto estratégica como financieramente«.

Diseño y puesta en marcha de una metodología sencilla, escalable y personalizada

Siguiendo los principios rectores de Wellingtone de ofrecer soluciones PPM sencillas y escalables, Vince recomendó un enfoque paso a paso para definir una metodología y un conjunto de documentos prácticos y adaptados. «Inicialmente, creamos un grupo directivo de patrocinadores del proyecto, para el que Vince facilitó un taller con el fin de establecer los requisitos«, afirma Andrew. «Acontinuación, elaboró rápidamente el conjunto de documentos y plantillas que creía que necesitábamos. El grupo directivo lo aceptó y pudimos pasar a la formación». Vince diseñó e impartió dos cursos de formación para un total de diecisiete empleados. Abarcó todos los fundamentos de la gestión de proyectos -asegurando una comprensión colectiva de esos principios y técnicas- antes de introducir y aclimatar a los delegados a la nueva metodología CVQO. Al final de cada curso de dos días, todos los delegados se presentaron a la Cualificación de Fundamentos de Proyectos de la APM (Asociación para la Gestión de Proyectos). Esto no sólo consolidó lo que habíamos aprendido, sino que también dio a nuestro personal la oportunidad de obtener una cualificación profesional adicional, una oportunidad que agradecieron como parte de su desarrollo profesional continuo.»

La incorporación de una nueva metodología puede suponer un complicado reto de gestión del cambio, afirma Andrew, pero Vince pudo ofrecer el apoyo necesario. «Este proceso supuso un cambio cultural importante para nosotros. Era algo que ya habíamos intentado hacer nosotros mismos, pero no habíamos conseguido dar con un marco que lograra el equilibrio adecuado entre visibilidad, coherencia y responsabilidad sin sobrecargar al personal con una pesada documentación. Vince nos ayudó a encontrar una base común, de modo que pudimos conseguir la aceptación de toda la organización. Ayudó a nuestro personal a comprender la importancia de PPM, cómo beneficiaría a CVQO y cómo nos ayudaría a mejorar el trabajo que hacemos. Durante la formación se plantearon algunos retos, ya que la gente expresaba sus opiniones sobre la nueva documentación en función de su función y su punto de vista. Vince hizo un excelente trabajo manejando esas cuestiones y llevándonos a alcanzar un verdadero consenso. Nos ayudó a comprender que la prioridad debía ser poner en marcha algo sencillo lo antes posible, con la condición de que siempre podríamos ampliar nuestros procesos en el futuro a medida que creciera nuestra madurez en PPM. Teniendo en cuenta que el personal al que estaba formando son profesionales de la educación, impartir un curso de formación introduciendo nuevos conceptos y materiales -especialmente con un examen al final- podría haber sido complicado.

Vince nos ayudó a encontrar una base común, de modo que pudimos conseguir la aceptación de toda la organización.Ayudó a nuestro personal a comprender la importancia de PPM, cómo beneficiaría a CVQO y cómo nos ayudaría a mejorar el trabajo que hacemos»

Andrew Munro – Director de Finanzas y Servicios Empresariales, CVQO

Beneficios iniciales a medida que se asienta la metodología CVQO

Como Cuatro meses después de la formación (que tuvo lugar en marzo de 2018), CVQO está empezando a darse cuenta de los beneficios de la nueva metodología, explica Andrew. «Definitivamente, el proceso está empezando a incrustarse. Por supuesto, es un trabajo en curso, pero hemos sometido varios proyectos a la nueva metodología. El papel del grupo de dirección está siendo especialmente importante. Con el apoyo de nuestra nueva documentación, el grupo puede dar a los altos directivos una visibilidad clara de nuestros proyectos y de cómo van. Además de obtener visibilidad sobre los proyectos en curso, nos ha ayudado a revisar y definir nuestra cartera de proyectos. En algunos casos, nos ha dado la información que necesitábamos para decidir no seguir adelante. Si nuestra metodología nos disuade de emprender un proyecto que no redunda en beneficio de CVQO o de nuestros beneficiarios, consideramos que esa decisión ha sido un éxito. Un buen ejemplo de aplicación integral de la metodología sería nuestro reciente proyecto para garantizar el cumplimiento del GDPR. Utilizamos las herramientas y ejercicios que habíamos aprendido en la formación para diseñar ese proyecto. Empezamos por trazar una estrategia de proyecto de alto nivel utilizando la técnica de los «postits», y luego aplicamos nuestra nueva metodología para elaborar un plan de ejecución más detallado. Hemosejecutado el proyecto con éxito, utilizando nuestras nuevas plantillas para informar al equipo directivo de forma clara y significativa». Esto sienta las bases para un futuro viaje hacia la plena madurez de PPM, y Andrew prevé recurrir de nuevo a la ayuda de Wellingtone a medida que avance ese viaje. «Enesta fase, el papel de la alta dirección es garantizar que la nueva metodología esté totalmente integrada y que estemos progresando. Cuando estemos listos para pasar a la siguiente fase, estoy seguro de que Vince nos ayudará. No dudaría en recomendar hablar con Wellingtone. El enfoque de Vince sobre el diseño y la formación fue muy bien valorado por nuestro personal, que son profesionales de la educación con experiencia y, por tanto, ¡un público muy exigente! Nuestra Directora de Calidad y Planes de Estudios ha recibido excelentes comentarios de su equipo, así como varias solicitudes para que Vince vuelva a participar en otras actividades de gestión de proyectos. Me alegro de que nos pusiéramos en contacto con Wellingtone y decidiéramos trabajar con ellos. El asesoramiento y el apoyo que hemos recibido -tanto al principio de este viaje como durante el diseño y la implementación- han sido excelentes»

Para obtener más información sobre CVQO, visite https://www.cvqo.org/.