Cumbria Partnership NHS Foundation Trust optimiza el rendimiento de la PMO con Microsoft Project Server

Visión general

Cliente

Fundación Cumbria Partnership NHS

Productos y servicios

Microsoft Project Server
Power BI
SSRS

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

España

Sector

Sanidad

Beneficios

• Desde la implementación de Project Server en verano de 2017:
• El tiempo medio de elaboración de informes se ha reducido de 1 hora y 30 minutos a solo 20 minutos
• La tasa de éxito en la consecución de los objetivos de elaboración de informes ha aumentado del 77% al 95%
• El ahorro de tiempo estimado ha sido de 10 000 £ (no cobrables) al año.

Proveedor de G Cloud

Wellingtone es un proveedor reconocido de G Cloud.

Según Laura, los principales impulsores de la transición a Microsoft Project se centraron en las funciones de planificación, programación, dotación de recursos y elaboración de informes del equipo. «En elpasado, nuestros gestores de proyectos llevaban a cabo planes separados e independientes para entregar sus proyectos, a menudo utilizando Excel o Microsoft Project de forma independiente«, afirma. «Existíael riesgo de que se produjera una programación cruzada, porque no teníamos visibilidad sobre cuáles de nuestros recursos ya se habían asignado. Además, pasábamos mucho tiempo recopilando manualmente documentos de gestión de riesgos e informes. Necesitábamosinvertir en una herramienta que agilizara la eficiencia de la PMO y su cartera de proyectos.»

«Además de configurar Project Server para adaptarlo a nuestra estrategia, Wellingtone también examinó nuestro uso personalizado de PRINCE2 y nos ayudó a hacerlo más sencillo, tanto en relación con la tecnología como con los procesos en general.»

Laura Parkinson, Senior Programme Manager – Cumbria Partnership NHS Foundation Trust

Servidor de proyectos: Una solución segura y personalizada

Una combinación de factores, entre ellos la necesidad de financiar la transición con fondos de capital y la necesidad de salvaguardar la seguridad de los datos, llevó al equipo a identificar Project Server como su herramienta preferida. Tras un riguroso proceso de contratación, se examinaron tres Microsoft Gold Partners, y Wellingtone ganó la licitación. «Pensamos que Wellingtone ofrecía el mejor paquete completo que se ajustaba a nuestro presupuesto y necesidades«, afirma Laura. «Fue una decisión fácil de tomar«.

La jefa de proyecto de Wellingtone se encargó de ayudar a CPFT a configurar e implantar Project Server. Recuerda que«el principal reto a la hora de ayudar a este cliente era técnico. Como PMO del NHS Trust, tienen una clara responsabilidad en la protección de la seguridad de los datos, de ahí la decisión de adoptar una solución local. A lo largo de la configuración y la implantación, tuvimos que ser escrupulosos a la hora de proteger esas salvaguardas. Esto significaba que teníamos que ser extremadamente flexibles con las necesidades y la disponibilidad del cliente: desde realizar el trabajo de conexión remota en los momentos en los que el cliente estaba disponible para estar en línea con nosotros, hasta implementar medidas de seguridad sólidas para regular cómo se configuraban las actualizaciones de software«.

«La necesidad de financiar la transición con dinero de capital y la necesidad de salvaguardar la seguridad de los datos llevó al equipo a identificar Project Server como su herramienta preferida«.

Laura Parkinson, Senior Programme Manager – Cumbria Partnership NHS Foundation Trust

Añadiendo valor a un enfoque PRINCE2 maduro

Laura aprecia el compromiso de Wellingtone no sólo con la configuración de funcionalidades personalizadas, sino también con el apoyo a la excelencia en la entrega de eHealth. «Estuvieron muy dispuestos a modificar su paquete estándar para adaptarlo a nuestro enfoque«, explica. «Ademásde configurar Project Server para adaptarlo a nuestra estrategia, Wellingtone también examinó nuestro uso personalizado de PRINCE2 y nos ayudó a hacerlo más ágil, tanto en relación con la tecnología como con los procesos en general. Hacíamos mucho trabajo de iniciación en cada proyecto y nos ayudaron a agilizar esa fase. Queríamos mejorar la gestión de riesgos, por lo que Wellingtone se aseguró de que Project Server mostrara inmediatamente a nuestros gestores de proyectos si un proyecto se estaba retrasando o no se ajustaba al presupuesto. Y lo que es más importante, también nos ayudaron a configurar nuestras funciones de elaboración de informes, de modo que ahora podemos hacer fácilmente un seguimiento de nuestros proyectos mediante plantillas de informes personalizadas. Esto nos permite evaluar claramente nuestro trabajo y mejorar constantemente la ejecución de nuestros proyectos.»

«Wellingtone no sólo se centró en la implantación de TI, sino que añadió valor al proceso estratégico y a la toma de decisiones, y se mantuvo en comunicación constante para garantizar que estuviéramos en marcha lo más rápido y sin problemas

posible.

»

Laura Parkinson, Senior Programme Manager – Cumbria NHS

Obtención de beneficios cuantificables en la ejecución del proyecto

Wellingtone trabajó inicialmente con CPFT para desplegar y poner en marcha Project Server en el verano de 2017, formando a todos los miembros de la PMO en una semana. «Ese fue un buen enfoque«, dice Laura. «Significó que el personal pudo integrar sus nuevos conocimientos de inmediato. Preveíamos algunas reticencias a la hora de adoptar el nuevo sistema, pero enseguida quedó claro que el personal podía apreciar las ventajas de Project Server y se lo tomaron bien.»

Esas ventajas, afirma Laura, son claras y tangibles. «Antes de tener Project Server, el personal tardaba una media de una hora y treinta minutos en elaborar un informe destacado. Ahora, solo tardan unos veinte minutos. El objetivo de nuestros gestores de proyectos es elaborar estos informes mensualmente para cada proyecto. Antes, su tasa de éxito era del 77%. Ahora se estima en un 95%. Nuestros informes personalizados han mejorado nuestra forma de asignar recursos, de modo que podemos entender fácilmente cómo estamos actuando como equipo y, cuando algo no funciona, por qué no funciona. Esto nos permite perfeccionar nuestros procesos en consecuencia. También hay un enorme beneficio en torno al cumplimiento: garantizar que nuestros PM sigan sistemáticamente el mismo proceso de forma centralizada y visible ha agilizado la eficiencia, lo que es bueno tanto para nuestro personal como para nuestros beneficiarios. Project Server se ha convertido en una parte tan integral de lo que hacemos que es difícil recordar cómo nos las arreglábamos antes«.

Casi un año después de la implantación inicial, CPFT ha aprovechado plenamente el potencial de Project Server dentro de la PMO. Ahora, el sistema está integrado en todos los proyectos importantes. «Con la ayuda de Wellingtone, hemos avanzado mucho«, afirma Laura.Ahora estamos estudiando nuevas implantaciones en otros departamentos y proyectos». Wellingtone no sólo se ha centrado en la implantación informática, sino que ha aportado valor añadido al proceso estratégico y a la toma de decisiones, y ha mantenido una comunicación constante para garantizar que funcionáramos lo más rápido y mejor posible. No dudaría en recomendar Wellingtone a cualquier organización que desee adoptar una solución de gestión de proyectos de Microsoft»

Para obtener más información sobre Cumbria Partnership NHS Foundation Trust, visite www.cumbriapartnership.nhs.uk.