Coventry and Warwickshire Partnership NHS Trust: Facilitar el cambio en una organización compleja

Coventry and Warwickshire NHS Partnership Trust presta servicios sanitarios y comunitarios a una población de unos 850.000 habitantes. Para dotar a la organización de la capacidad necesaria para afrontar los retos del futuro, se decidió revisar radicalmente todos los sistemas y procesos de gestión de proyectos en un cambio radical. Para gestionar la carga de trabajo y garantizar un traspaso sin contratiempos, el Director de Programas y Prestación de Servicios de TI, Paul Elden, recurrió a la experiencia de Wellingtone Project Management en este ámbito.

NHS University Hospitals Coventry and Warwickshire NHS Trust

Visión general

Cliente

Coventry and Warwickshire Partnership NHS Trust (Consorcio de Coventry y Warwickshire del NHS)

Productos y servicios

Microsoft Project Server

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

Reino Unido

Sector

NHS

Proveedor de G Cloud

G Cloud Approved Supplier | Wellingtone

«Wellingtone es extremadamente bueno a la hora de ofrecerte exactamente lo que quieres; entienden muy bien cómo deben gestionarse los proyectos.Proporcionaron un gran servicio en general ayudando en todo el proceso de principio a fin en el suministro de un Servidor de Proyectos a medida que cumplía todos nuestros requisitos»

Paul Elden, IT Programme & Service Delivery Manager – Cumbria NHS

Antecedentes: Identificar la necesidad de reforzar los sistemas y procesos

R Cuando Paul Elden se incorporó al Coventry and Warwickshire NHS Partnership Trust, llevó a cabo una revisión y un análisis de carencias de los procesos actuales de gestión de proyectos. Como resultado, recomendó que se introdujeran cambios en la forma de controlar, informar y ejecutar los proyectos. De este modo, se puso en marcha una nueva estrategia que maximizaba el potencial deProject Server.

«Habíamos desarrollado una estrategia de TI a 5 años con múltiples flujos de trabajo interorganizativos, que era parte de la razón por la que queríamos utilizar Project Server», afirma Paul.«Necesitábamos asegurarnos de que todos los proyectos de TI estuvieran completamente alineados con las propiedades de Transformational Change para garantizar la entrega de ambos programas de trabajo«.

Los criterios de selección: Experiencia y sensibilidad en la implantación de procesos

Paul no tenía capacidad para implantar por sí mismo todo el software y los procesos nuevos, de ahí la decisión de contratar a un experto externo para que le ayudara. De los 3 consultores invitados a licitar por el trabajo, Coventry and Warwickshire NHS Partnership Trust eligió aWellingtone no sólo por su historial de clientes satisfechos, sino también por la confianza que inspiraban.

«Entendían claramente cómo deben llevarse a cabo los proyectos en una gran organización», dice Paul del consultor de Wellingtone. «Era importante que los proyectos y los resultados entre los programas de TI y de cambio transformacional estuvieran alineados como resultado de la implantación del software. No fuisólo yo: el Director del Programa de Cambio Transformacional también estuvo de acuerdo en que Wellingtone sería capaz de implantar el servidor de proyectos para alcanzar nuestros objetivos y consideró que eran los consultores adecuados para el trabajo.»

El problema crucial: Se requería una gran personalización para alcanzar los objetivos clave

Wellingtone inició el proceso de planificación con una demostración estándar de Project Server para el cliente. A continuación, se celebraron una serie de reuniones de descubrimiento en las que participaron el consultor de Wellingtone y Paul, así como el director del programa de transformación y varios directores de proyectos. «Exploramos Project Server en términos de lo que queríamos modificar, cómo queríamos que fuera y los elementos que necesitábamos añadir o eliminar«, explica Paul. «Eso les dio una idea muy clara de la gran personalización necesaria para cumplir los dos programas de trabajo».

Se redactó un documento informativo específico y se envió a Wellingtone, que realizó todos los cambios en el propio Project Server para adaptarlo a los requisitos de Paul. A continuación, el Trust revisó lo que se había hecho y realizó las actualizaciones finales antes de poner en marcha una fase piloto utilizando una selección de proyectos en curso.

«Aunque el proceso supuso un reto importante, ahora hemos empezado a darnos cuenta de todo el potencial del sistema y nuestros gestores de proyectos están empezando a ver las ventajas de Project Sever y lo potente que es la herramienta«.

Paul Elden, Director de programas y prestación de servicios de TI – Cumbria NHS

El reto: Cambio rápido frente a transformación gradual

«Se trataba de un cambio rápido en lugar deuna transformación gradual, por lo que el proceso supuso un reto para nuestro personal«, recuerda Paul. «Para nosotros, este proyecto consistía en tomar grandes decisiones, las correctas, e implantarlas de forma integral en el momento adecuado. Eso es lo que hay que hacer con algunas soluciones de software y tecnología, ya que una transferencia gradual no dará el resultado deseado«.

La implantación y la formación fueron bastante rápidas, con un plazo de 3 meses desde las reuniones de descubrimiento hasta la puesta en marcha del piloto. Trabajando juntos, Wellingtone, Paul y el Director del Programa de Transformación crearon una prueba de concepto para Project Server.

Era vital garantizar que la fase piloto se desarrollara sin problemas y permitiera realizar pruebas precisas. Toda la personalización y los cambios finales se realizaron en el propio Project Server antes de ejecutar la fase piloto.

«El piloto se desarrolló sin problemas y nos beneficiamos de que el consultor principal de Wellingtone y dos compañeros permanecieran in situ para proporcionar asistencia en directo durante los 3 primeros días«, afirma Paul. «El piloto se llevó a cabo enun entorno alojado en la base de Wellingtone. Eso fue realmente útil para proteger nuestro tiempo de actividad operativa mientras probábamos la solución.»

El resultado: Adopción de prácticas de trabajo correctas

«Project Server realmente hace que la gente adopte las prácticas de trabajo correctas» señala Paul. «Tienen que hacer sus informes correctamente y asegurarse de que las tareas se asignan correctamente a las personas adecuadas y con plazos precisos. En comparación con nuestras prácticas anteriores, el nuevo sistema es bastante restrictivo y controlador, pero para nosotros eso es bueno. Tenemos que asegurarnos de que los resultados se consiguen a tiempo, de la forma correcta y dentro del presupuesto, lo cual es crucial para una gran organización como la nuestra, que tiene que rendir cuentas públicamente»

Wellingtone sigue prestando apoyo al proyecto para garantizar que todos los cambios introducidos son correctos. «No son el tipo de empresa que hace el trabajo y luego se va», confirma Paul.

La respuesta: Una implantación con éxito, entregada a tiempo y con un buen apoyo

Paul quedó impresionado con los conocimientos y el apoyo de Wellingtone durante el proceso de implantación. «Fueron extremadamente útiles y conocedores en términos de gestión de proyectos, y su arquitecto técnico fue excelente. Conocía la tecnología como la palma de su mano, y nada era demasiado problema»

«Wellingtone es extremadamente bueno a la hora de ofrecerte exactamente lo que quieres; entienden muy bien cómo deben gestionarse los proyectos. Proporcionaron un gran servicio global ayudando en todo el proceso de principio a fin en el suministro de un Project Server a medida que cumplía todos nuestros requisitos.» En total, se impartieron 6 días de formación a todos los gestores de proyectos de los departamentos de TI y Cambio Transformacional.

«A algunos les pareció muy bien la formación, pero para otros era todo muy nuevo y, por tanto, un reto mayor», confirma Paul.» Entre las 20 personas que recibieron la formación, la reacción fue muy variada. Sin embargo, la comprensión de Wellingtone de los diferentes niveles permitió emplear un estilo de formación adaptable para garantizar que todos los participantes obtuvieran una buena comprensión de cómo utilizar Project Server.

Aunque el proceso supuso un reto importante, ahora hemos empezado a darnos cuenta de todo el potencial del sistema y nuestros gestores de proyectos están empezando a ver realmente los beneficios de Project Sever y lo potente que es la herramienta».

Para obtener más información sobre Coventry and Warwickshire Partnership NHS Trust, visite https://www.covwarkpt.nhs.uk/.