Un camino innovador hacia la madurez de la PMO para la Comisión de Tumbas de Guerra de la Commonwealth

Durante más de un siglo, la Commonwealth War Graves Commission (CWGC) ha trabajado incansablemente para honrar a los hombres y mujeres de la Commonwealth que murieron en la Primera y Segunda Guerras Mundiales. Esta importante labor sin ánimo de lucro, financiada por seis Gobiernos miembros, implica el mantenimiento de tumbas de guerra y monumentos conmemorativos en más de 23.000 lugares, en más de 150 países y territorios. La ejecución de los proyectos es compleja y abarca numerosos ámbitos geográficos, sociopolíticos, económicos y culturales. El trabajo de la PMO de la organización depende, como el de muchas organizaciones sin ánimo de lucro, de la capacidad de aplicar la innovación estratégica y operativa para ofrecer el máximo valor a los proyectos con los recursos disponibles.

Como responsable de la PMO del CWGC, Scott Paget se encargó de establecer la primera PMO de la Comisión con un mandato global para toda la organización. Para ello, Scott aprovechó su amplia experiencia en PMO, las capacidades de Microsoft Office 365 y la formación y el apoyo de Wellingtone. Abarcando los apartados de estrategia, capacidad y ejecución, la atención se centró en establecer marcos estandarizados, conjuntos de habilidades de gestión de proyectos, gobernanza eficaz, controles sólidos de proyectos y visibilidad en toda la cartera. Durante el viaje, la experiencia de Wellingtone en PMO ha supuesto una importante fuente de transferencia de conocimientos y validación del trabajo, como explica Scott.

Visión general

Cliente

Comisión de Tumbas de Guerra de la Commonwealth

Productos y servicios

• Formación acreditada APM para profesionales de PMO
• Consultoría PMO
• Consultoría Microsoft Office 365

País

Reino Unido

Industria

Sin ánimo de lucro

La PMO de la Comisión de Tumbas de Guerra de la Commonwealth: principales logros

• De la creación inicial a la NextGen PMO en dos años.
• Un marco PMO diseñado para impulsar la visibilidad, la estandarización, el control y el valor.
• Uso innovador de Office 365 para apoyar el ciclo de vida del proyecto de la PMO.
• Formación de familiarización con la PMO para 85 miembros del personal de proyectos en la sede central y 5 centros de área.
• Actualmente gestiona unos 50 proyectos en todo el mundo, parte de los 141 proyectos desplegados hasta la fecha.
• Proyectos en curso: en Eritrea, Irak, Irán y las Bahamas.

De un comienzo parado a una PMO de última generación en solo dos años

Scott se unió a CWGC en julio de 2018. «Me trajeron para construir un marco de gestión de proyectos estándar, que cubriera diversas funciones comerciales en una organización verdaderamente global», dice. «Ya sabía cómo establecer una PMO pero, a medida que pasaba el tiempo, también estaba ansioso por buscar la validación externa de mi enfoque y mantener mi pensamiento fresco.»

Durante 2018, la prioridad fue comprender las capacidades de la organización, diseñar el marco de la PMO, buscar la aceptación de las partes interesadas y lanzar la PMO. 2019 representó un año de Kaizen (o mejora continua), centrado en impulsar el valor a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A finales de 2019, se llevó a cabo una auditoría completa de la PMO, que dio como resultado una calificación de Aseguramiento Sustancial. En noviembre de 2020, estaba en marcha una segunda etapa de implementación, con la creación de un grupo PMO NextGen para evaluar el estado actual y planificar el viaje hacia adelante.

Para apoyar este proceso, Scott asistió al curso de dos días de Wellingtone acreditado APM PMO Practitioner. Allí conoció a Emma Arnaz-Pemberton, Directora de Servicios de Consultoría de Wellingtone. «Durante el curso, Emma me proporcionó un marco que me ayudó a considerar lo que habíamos conseguido hasta entonces y a trazar el camino a seguir», afirma. «En concreto, me ayudó a definir áreas de mejora específicas en nuestro catálogo de servicios, centradas en tres apartados principales: estrategia, capacidad y prestación. Fue muy útil, porque nuestro trabajo es muy complejo y actualmente abarca una cartera de unos 50 proyectos en todo el mundo, entre los 141 que hemos puesto en marcha hasta ahora. Desde el punto de vista de la PMO, centrar nuestras actividades en esos tres epígrafes principales ayuda a todo el mundo a entender el significado de lo que hacemos y el valor de nuestras propuestas

«.

Según mi experiencia, solo se pueden mejorar las cosas hablando con otras personas para conocer opiniones y perspectivas diferentes. Eso es exactamente lo que ha conseguido nuestro trabajo continuo con Emma y el equipo de Wellingtone.

Aprovechar Office 365 para impulsar la visibilidad, la responsabilidad y la mejora continua

Wellingtone ofrece un servicio de consulta gratuito para los delegados del curso PMO Practitioner llamado Dr PMO, que Scott utilizó para comprobar y discutir sus ideas y actividades a medida que se desarrollaba la etapa Next Gen. «Trabajé con Scott mensualmente durante ese tiempo», dice Emma. «Fue genial continuar la relación con esta fantástica organización y ser una caja de resonancia para Scott mientras planificaba e implementaba la estrategia para impulsar la madurez de la PMO. En particular, desarrolló un enfoque innovador para aprovechar la suite Microsoft Office 365. Utilizando las herramientas estándar de 365, ha creado una herramienta adecuada que centraliza los procesos de la PMO y de los proyectos, los datos, la comunicación, los controles, los informes e incluso las finanzas. Es realmente impresionante ver lo que se ha conseguido con los recursos disponibles y mucha creatividad. Estoy encantado de que nuestro curso para profesionales de la PMO y la Dra. PMO hayan contribuido a ello».

En particular, los conocimientos de Emma han apoyado la labor de la PMO en la creación de una matriz de competencias con vías formales de desarrollo profesional, el impulso de la revisión entre pares y la normalización de las competencias de gestión de proyectos. Para Scott, estas actividades apuntalan la calidad de la ejecución de los proyectos, incluso en una diversidad de territorios y culturas de trabajo. «Lo más importante es que la normalización del marco permite la movilidad de los recursos», explica. «Podemos desplegar equipos de proyecto en distintas zonas, y están equipados para ejecutar proyectos utilizando siempre el mismo marco. También creo que lo que hemos hecho en términos de uso de Office 365 es excepcional.

Más recientemente, además de SharePoint, Excel y Teams, hemos aprovechado Dynamics para gestionar las finanzas y crear un panel de informes de la PMO utilizando Power BI. También hemos ampliado la formación de Wellingtone Academy a nuestro personal de proyectos en el Reino Unido, Bélgica, Chipre y Francia. El resultado es que ahora operamos en una cultura en la que la gente empieza a entender el papel de herramientas como los diagramas de GANTT y las matrices de riesgo, la importancia del ciclo de vida de un proyecto, el papel de los procedimientos de control de cambios, etc. Esto está ayudando a mejorar la visibilidad, el control y la eficacia.

De cara al futuro, Scott trabaja con Emma y Wellingtone para transmitir conocimientos e inspiración a otros miembros del sector de las OMP. Ha impartido seminarios web especiales con Emma y tiene previsto hablar en el evento Future PMO de este año. También espera continuar la relación con otras opciones de desarrollo profesional para sus equipos. «Además de la formación acreditada APM de Wellingtone, estamos estudiando la posibilidad de aprovechar el curso Agile for PPM Professionals que están lanzando, así como opciones de formación para patrocinadores de proyectos. Sé mucho de gestión de proyectos y tengo mucha experiencia dirigiendo PMO. Creo que lo que hemos conseguido hasta ahora en el contexto de esta organización es asombroso. Pero siempre tengo ganas de hacer avanzar las cosas. En mi experiencia, solo se pueden mejorar las cosas hablando con otras personas para conocer opiniones y perspectivas diferentes. Eso es exactamente lo que ha conseguido nuestro trabajo continuo con Emma y el equipo de Wellingtone».