El Servicio de Extinción de Incendios y Salvamento de Cheshire mitiga los recortes presupuestarios con nuevas eficiencias en la gestión de proyectos

Visión general

Cliente

Servicio de Incendios y Rescate de Cheshire

Productos y servicios

Formación en gestión de proyectos

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

Reino Unido

Industria

Gobierno
Servicio de bomberos

Proveedor de G Cloud

Wellingtone es un proveedor reconocido de G Cloud.

«Enlugar de comprar un paquete genérico de gestión de proyectos, trabajamos estrechamente con Wellingtone para adaptar el material de formación a nuestras necesidades.Tomamos como base nuestro nuevo marco de gestión de proyectos, lo que les permitió garantizar que la formación se adaptara en gran medida a nuestras necesidades»
Gillian

Conway, Directora de la Unidad de Inteligencia Corporativa

El escenario: Racionalizar los sistemas ante los recortes presupuestarios

El Servicio de Incendios y Rescate de Cheshire se ha comprometido a crear comunidades más seguras rescatando a personas y protegiendo los intereses económicos, medioambientales y comunitarios. Pero cumplir su misión en un clima político y económico cada vez más incierto ha hecho aflorar importantes retos. «Como nos enfrentamos a cambios en el contexto exterior, tenemos que prepararnos para responder a ellos«, dice Gillian. «Eso se extiende al examen de cuestiones como los cambios en la dotación de personal y la revisión de la ubicación de los parques de bomberos para garantizar que podemos desplegar los recursos de manera eficiente y eficaz en consonancia con el perfil de riesgo de Cheshire. Lo hemos visto como una oportunidad para renovar todo nuestro enfoque de la gestión de proyectos, desde el propio sistema hasta las plantillas, las herramientas y la formación del personal«.

El reto: Impartir la formación pertinente para integrar los nuevos sistemas

Tras diseñar un nuevo marco de gestión de proyectos para sustituir a los sistemas anteriores, uno de los principales problemas detectados fue el enfoque ad hoc de la gestión de proyectos. «Queríamos conseguir cierta coherencia entre nuestro personal y nuestros sistemas para prepararlos para hacer frente a un nuevo programa de cambio en los próximos años. No existía una estructura real en términos de herramientas y plantillas«, explica Gillian. «Así que contratamos a Wellingtone para que diseñara y llevara a cabo un programa de formación para unas 100 personas de distintos niveles en toda la organización, incluido el 90% de los directivos«.

La primera prioridad era crear los materiales de formación adecuados. «Enlugar de comprar un paquete genérico de gestión de proyectos, trabajamos estrechamente con Wellingtone para adaptar el material de formación a nuestras necesidades. Tomamos como base nuestro nuevo marco de gestión de proyectos, lo que les permitió garantizar que la formación se adaptara en gran medida a nuestras necesidades«.

La cuestión crucial: Crear incentivos para la cooperación durante la formación

«Cuando intentas integrar algo nuevo siempre es un reto, pero desarrollamos el marco consultando a un grupo seleccionado que ya estaba familiarizado con la gestión de proyectos como disciplina y tenía cierta experiencia«, recuerda Gillian. «Les hicimos partícipesy también implicamos a un defensor de alto nivel para que apoyara el proceso. Eso nos ayudó mucho, porque consiguió un alto nivel de comunicación y el incentivo para que la gente cumpliera«.

Al trabajar estrechamente con Wellingtone, Cheshire Fire and Rescue pudo abordar algunos problemas relacionados con la integración de las nuevas disposiciones que surgieron en las primeras fases. «Tras el primer tramo de formación, hubo algunos movimientos operativos entre el personal de alto nivel. Eso afectó en cierta medida a la aceptación. Pero lo resolvimos trayendo de nuevo a Vince para que dirigiera un taller más centrado en la planificación. Esto ha permitido que los nuevos patrocinadores se sientan realmente implicados en los cambios que tenemos que hacer, y ha mejorado el nivel de cooperación y entusiasmo por nuestro nuevo enfoque.»

«Al principio simplemente trajimos a Wellingtone para llevar a cabo la formación. Pero una vez que nos dimos cuenta de su forma de trabajar y de comprometerse, nos dimos cuenta de que queríamos trabajar más con ellos.Poseen una gran riqueza de conocimientos, y eso tiene un valor incalculable para una organización como la nuestra, que está a punto de embarcarse en un programa de cambio masivo»
Gillian

Conway, Directora de la Unidad de Inteligencia Corporativa

El resultado: Adopción del nuevo marco

Los comentarios de los participantes sugieren de forma abrumadora que el programa de formación de Wellingtone ha ayudado a las personas a adquirir nuevas competencias y a sentirse más seguras a la hora de aplicar nuevos procesos.

«Al principio, después de cada curso de formación, podíamos percibir un zumbido entre nuestra gente acerca de la gestión de proyectos», dice Gillian. «Podía entrar en una oficina y ver que la gente estaba aplicando las técnicas que Wellingtone había enseñado, en particular técnicas como el diseño de rutas críticas utilizando ayudas visuales. Podía verles realmente entusiasmados. Ahora se trabaja mucho más en grupo y en colaboración, en lugar de sentarse cada uno frente a su ordenador. Hay una sensación colectiva de lluvia de ideas. Este esel tipo de ideas nuevas que la gente ha acogido como técnicas prácticas que pueden ayudarles a hacer mejor su trabajo».

La aportación de Wellingtone se ha producido al principio de un plan de cuatro años de cambio y reajuste, por lo que es difícil medir el impacto en esta fase. Sin embargo, Gillian está entusiasmada con la respuesta de su equipo hasta el momento. «Hicimos una evaluación tras las sesiones de formación y las reacciones al contenido y la impartición fueron positivas. Estamosdisponibles para ofrecer más apoyo y orientación, pero en general no hay duda de que hemos empezado a ver una documentación de proyectos de mejor calidad y, lo que es más importante, el personal comprende mejor la gobernanza de los proyectos«.

Lecciones aprendidas: La importancia de la adaptación

La formación se adaptó en gran medida a las necesidades particulares del Cheshire Fire and Rescue Service. «Ahí es donde creo que fue útil encontrarnos trabajando con Wellingtone, porque fueron muy flexibles al respecto«, confirma Gillian. «Esuno de sus puntos fuertes: la capacidad de escuchar nuestras necesidades y responder en consecuencia. No parecía una relación con un proveedor, sino más bien una asociación en la que trabajábamos estrechamente para asegurarnos de que todo nos salía a pedir de boca». Una ventaja añadida es que Wellingtone pudo darnos su opinión sobre nuestro marco y ayudarnos a mejorar algunas de nuestras plantillas y herramientas a lo largo del proceso«.

En resumen: Un enfoque de valor añadido para una reestructuración organizativa en curso

El enfoque y la experiencia de Wellingtone en gestión de proyectos y formación ofrecieron a Gillian mucho más de lo que esperaba. «Alprincipio nos limitamos a contratar a Wellingtone para llevar a cabo la formación. Pero una vez que nos dimos cuenta de su forma de trabajar y de comprometerse, nos dimos cuenta de que queríamos trabajar más con ellos. Poseen una gran riqueza de conocimientos, y eso tiene un valor incalculable para una organización como la nuestra, que está a punto de embarcarse en un programa de cambio masivo«.

Para saber más sobre Cheshire Fire and Rescue Service, visite www.cheshirefire.gov.uk.