El departamento de Carreteras y Transportedel Consejo del Condado de Cambridgeshire desempeña un papel crucial en la visión del consejo de «crear un Cambridgeshire más ecológico, justo y solidario». Esto implica la gestión de un presupuesto anual de más de 84 millones de libras como parte de la Dirección de Lugar y Sostenibilidad, que a su vez es responsable del 10% del gasto anual total del consejo.

En 2020, Microsoft Gold Partner y proveedor aprobado de G-Cloud, Wellingtone, comenzó a trabajar con el Consejo del Condado de Cambridgeshire para desplegar una configuración de Microsoft Project Platform, incluidos los tipos de proyectos empresariales (EPT) definidos y los informes de Power BI. Para la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Autopistas y Transporte, esto puso de relieve la oportunidad de personalizar otro EPT, configurado específicamente para la ejecución de proyectos de Autopistas y Transporte. Fue el comienzo de un viaje hacia la implantación de un modelo innovador de gestión de la cartera de proyectos (PPM). Roscoe Gibbs es el responsable de la PMO para autopistas y transporte. Apoyado por la experiencia de Wellingtone, dirige el proceso de mejora continua de su equipo, que está progresando rápidamente y representa una transformación tanto cultural como técnica.

Antes de 2020, Roscoe y la PMO ya estaban elaborando un estudio de viabilidad para implantar una plataforma PPM personalizada. «Como parte de ese trabajo, creamos una importante base de conocimientos en torno a las capacidades de visibilidad, entrega y gobernanza de la cartera de Power BI», explica. «Cuando nuestro departamento central de TI anunció el despliegue de Project Online en todo el ayuntamiento, supuso un cambio de rumbo respecto a la plataforma que habíamos previsto en un principio. Pero la configuración de Wellingtone satisfacía perfectamente las necesidades generales de PPM del ayuntamiento. En Autopistas y Transportes, sin embargo, ya disponíamos de un marco de proyectos. Así que, inicialmente, pedimos a Wellingtone que trabajara con nuestra PMO para desarrollar un Enterprise Project Type (EPT) personalizado que incorporara ese marco. Trabajamos intensamente para que el EPT se ajustara exactamente a nuestras necesidades. Queríamos ampliar los límites de lo que puede hacer la plataforma Microsoft Project. Pero, desde el principio, también tuvimos en cuenta cómo nuestro planteamiento podía sustentar la visión más amplia de Place & Sustainability. El tiempo y el cuidado que dedicamos a ese proceso de reflexión, incluso antes de empezar a trabajar con Wellingtone en la configuración, está dando ahora valiosos dividendos. Nos ha permitido ampliar nuestro modelo de EPT desde la ejecución de proyectos al departamento de autopistas y transportes en primer lugar, y después potencialmente a todo el área de lugar y sostenibilidad, como siempre habíamos planeado».

Posteriormente, a principios de 2023, el ayuntamiento volvió a recurrir a la experiencia de Wellingtone para ayudar a la PMO a validar cómo podría desarrollarse aún más el marco PPM de cara al futuro. En una serie de talleres se exploraron las mejores prácticas en áreas como controles, aprobaciones por etapas, programación, gestión de recursos, dependencias, riesgos, problemas y escaladas. A continuación, Wellingtone incorporó los principios acordados en un curso de formación «Project Professional and Project Online for Practitioners» personalizado. El objetivo era capacitar al personal de la PMO de Autopistas y Transportes para que destacara en su propio trabajo y se convirtiera en embajador de su enfoque en todo el ayuntamiento.

Respaldado por el apoyo, la experiencia técnica y la formación de Wellingtone, creo que el trabajo de nuestra PMO está abriendo nuevos caminos en cuanto a lo que Project Online y Power BI pueden ayudarnos a conseguir». Roscoe Gibbs, Director de la PMO, Autopistas y Transporte.

Al mismo tiempo, la PMO de Autopistas y Transportes ha estado trabajando para generar el máximo valor de la cartera ampliando las capacidades básicas de Power BI. «Nuestra base de conocimientos nos ha permitido aprovechar la configuración de Wellingtone para desafiar los parámetros de lo que el sistema puede hacer», explica Roscoe. «Lo que hemos creado no es sólo una herramienta para elaborar informes: su impacto es mucho más holístico. Por ejemplo, no sólo estamos extrayendo datos de nuestra propia EPT personalizada. Estamos vinculando la inteligencia en vivo de Sharepoint, la planificación de recursos empresariales, los registros RAID, etc., para aumentar enormemente la visibilidad para el personal, las partes interesadas y el liderazgo. Hemos desarrollado un conjunto de habilidades internas de PMO con Microsoft PowerApps, lo que permite a nuestro equipo crear nuevas bases de datos e integrarlas con la Plataforma de Proyectos para mejorar la transparencia de PPM. Por ejemplo, no es raro que los gestores de proyectos apliquen cierto grado de sesgo optimista al inicio o la planificación de un proyecto. Pero hemos integrado ese parámetro en las pasarelas de gobernanza de Project Online, de modo que el porcentaje de sesgo está controlado por la PMO. Esto elimina la subjetividad individual y permite a la PMO afinar los parámetros de riesgo a medida que el proyecto avanza y pasamos de suposiciones a conocimientos. También estamos haciendo cosas como incorporar Shapefiles de cartografía por satélite para obtener una imagen de las dependencias geográficas en los proyectos de infraestructuras en curso. Hemos creado un tablero de proyectos en PDF con Power BI incorporado, para que cualquier gestor de proyectos pueda actualizar sus informes con datos en tiempo real con sólo pulsar un botón, lo que ahorra muchas horas de trabajo y favorece una visibilidad inmediata. Todavía estamos en un proceso de mejora continua, pero ya hemos avanzado mucho en el uso innovador del sistema. A lo largo de nuestra hoja de ruta, la experiencia de Wellingtone ha sido inestimable. Han encontrado soluciones técnicas para algunas de nuestras ambiciosas aspiraciones de funcionalidad, han trabajado con nosotros para adaptar la formación a nuestra forma de trabajar y han actuado como un recurso experto y crítico para ayudarnos a validar nuestras suposiciones e ideas.»

El uso innovador de Microsoft Power Platform por parte de esta PMO demuestra cómo la tecnología puede adaptarse de forma creativa para crecer y desarrollarse. He disfrutado mucho apoyándoles a medida que se actualizan activamente, amplían los parámetros del sistema y encuentran constantemente formas de impulsar la madurez y el alcance de PPM». Marisa Silva, Consultora Senior, Wellingtone

Este trabajo también está impulsando un importante cambio cultural, según Roscoe. «Como PMO, nuestro mensaje es que el sistema es amigo de todos. Nuestra capacidad para capturar e integrar datos de forma «autoservicio» crea un viaje auditable de principio a fin a lo largo del ciclo PPM. Genera transparencia y propiedad conjunta de las decisiones importantes. Protege a nuestros gestores de proyectos de primera línea, permite obtener información basada en datos y garantiza la rendición de cuentas, algo vital a la hora de asignar fondos públicos.

«También permite a nuestra PMO actuar como un amigo crítico para todas las partes interesadas, señalando dónde tenemos que apoyar, desafiar o escalar», continúa Roscoe. «Hemos logrado una gran aceptación por parte de la alta dirección y estamos empezando a involucrar también a los patrocinadores. Entienden lo que hacemos, quieren que nuestro enfoque llegue a un público más amplio y nos ayudan a impulsar el cambio cultural».

De cara al futuro, Roscoe tiene claro que se trata de una hoja de ruta de mejora continua. «Los proyectos nunca se detienen y hay muchas posibilidades de aprovechar la tecnología emergente. Por ejemplo, la IA ofrece posibilidades apasionantes en ámbitos como los contratos de servicios comerciales, las propuestas y los diseños de proyectos. Creo que existe un auténtico interés por ampliar nuestro enfoque a toda la Dirección de Lugar y Sostenibilidad y más allá cuando llegue el momento». La experiencia de Wellingtone en Microsoft y PPM nos ha aportado un valor real. Respaldado por su apoyo, experiencia técnica y formación, creo que el trabajo de nuestra PMO está abriendo nuevos caminos en términos de lo que Project Online y Power BI pueden ayudarnos a conseguir».