Como parte de Associated British Foods plc. Allied Bakeries es una gran empresa nacional que produce una amplia gama de marcas populares de productos de panadería. Garantizar la racionalización de los sistemas y el uso de las herramientas adecuadas para alcanzar los objetivos y cumplir con los entregables es primordial en una organización de este tamaño y alcance. Por este motivo, Allied Bakeries contrató a Wellingtone PPM para que impartiera formación a varios niveles. El objetivo era mejorar el rendimiento del equipo con herramientas actualizadas diseñadas para complementar los ya estrictos sistemas de gestión de proyectos de la empresa y, al mismo tiempo, maximizar el valor para el negocio. Michelle Lynch, analista de la oficina de gestión de programas de Allied Bakeries, nos cuenta más detalles.

ALLIED BAKERIES

Visión general

Cliente

Allied Bakeries

Productos y servicios

Microsoft Project Server

Tamaño de la organización

Grande (1.000 – 9.999 empleados)

País

Reino Unido

«Consideramos la posibilidad de actualizarnos a la última versión de Project Server porque queríamos obtener mayores capacidades de elaboración de informes sobre el estado de los proyectos y una visibilidad más clara para nuestras partes interesadas«.

Michelle Lynch, Analista de la PMO – Allied Bakeries

El escenario: identificación de una brecha entre competencias y herramientas

Allied Bakeries ya contaba con metodologías y procesos avanzados de gestión de proyectos, pero la tecnología obsoleta estaba obstaculizando su capacidad para lograr la visibilidad que necesitaban para su Junta Ejecutiva y las partes interesadas. «Utilizábamos EPM 2007 y Project Pro 2007, pero no sentíamos que estuviéramos sacando el máximo partido del sistema«. afirma Michelle. «Consideramos la posibilidad de actualizar a la última versión de Project Server, ya que queríamos obtener una mayor capacidad de elaboración de informes sobre el estado de los proyectos y una visibilidad más clara para nuestros grupos de interés.
Lo que necesitábamos era una ‘ventanilla única’ para todas nuestras necesidades de proyectos. Pero reconocimos que sería prudente explorar todas las opciones y definir exactamente qué herramienta era la ideal para nosotros antes de seguir adelante con una actualización
tecnológica». Tras un proceso de licitación transparente, Allied Bakeries seleccionó a Wellingtone PPM para que le ayudara a tomar la decisión.

«Les impresionó mucho la organización que teníamos: todas las cosas que debe hacer una Oficina de Gestión de Programas (PMO), las hacíamos, y las hacíamos bien«, explica Michelle. «Teníamos una metodología de gestión de proyectos establecida y estábamos al tanto de la gestión de problemas, la gestión de riesgos, la gestión de recursos y la planificación. Simplemente no teníamos las herramientas adecuadas que nos dieran la visibilidad que necesitábamos para tomar las decisiones correctas.»

El reto: incorporar un sistema a medida

Una vez confirmada la estrategia, se decidió que Wellingtone actualizaría y personalizaría el sistema para que Allied Bakeries pudiera implantar una nueva capacidad de elaboración de informes, visibilidad, toma de decisiones y participación de las partes interesadas. Teniendo en cuenta las necesidades estratégicas de la empresa y la aportación de Wellingtone, se tomó la decisión de empezar de cero con el cambio a la última versión de Microsoft Project Server. A continuación, se trató de determinar exactamente qué quería Allied Bakeries del paquete.

«Tuvimos una sesión de planificación de dos días con los miembros de la PMO y Wellingtone, en la que definimos lo que necesitábamos conseguir«, recuerda Michelle. «Tomaron nuestros procesos y capacidades actuales, que ya están considerablemente maduros, y los ajustaron a nuestros nuevos requisitos de PPM«.

La cuestión crucial: Mantener una visibilidad y un orden de prioridades claros

Para que el nuevo despliegue complementara con éxito el nivel de sofisticación de la gestión de proyectos de Allied Bakeries, era vital que los miembros de la PMO tuvieran los conocimientos necesarios para utilizar el sistema. Wellingtone PPM diseñó e impartió un breve curso de formación para garantizar que todo el mundo partiera del mismo punto de partida. «Queríamos que todo estuviera centralizado; en aquel momento almacenábamos los documentos por separado, lo que carecía de visibilidad«, afirma Michelle. «Una vez diseñada y puesta en marcha la personalización, Wellingtone realizó la instalación in situ trabajando con nuestro equipo técnico«.

Otro objetivo clave de la PMO era integrar su metodología de priorización de proyectos desarrollada internamente en MS Project Server 2010. Esto tenía dos propósitos: aumentar la visibilidad de la priorización dentro del Grupo de Dirección de TI de Allied Bakeries y gestionar las expectativas de las partes interesadas en la entrega de proyectos.

«Necesitábamos tener herramientas claras para entender la ‘salud’ de nuestra cartera de proyectos. Wellingtone nos garantizó que con la nueva PWA (Project Web App) sería mucho más fácil conocer los problemas y riesgos pertinentes. Extraer la información del sistema anterior era un proceso torpe y llevaba mucho tiempo, pero el nuevo informe que Wellingtone ha desarrollado es rápido y eficaz. Está configurado detal manera que basta con pulsar un botón para obtener toda la información«.

«El equipo técnico de Wellingtone era experto en las capacidades de elaboración de informes, lo que complementaba los profundos conocimientos estratégicos y prácticos del consultor principal. Tenemosun paquete de soporte con ellos que cubrirá los próximos 12 meses y sin duda volveríamos a utilizar Wellingtone si surgiera el proyecto adecuado.»

Michelle Lynch, Analista PMO – Allied Bakeries

El resultado: Adopción del nuevo marco

En general, el nuevo conjunto de herramientas ha ayudado al personal de Allied Bakeries a adquirir una nueva habilidad, además de dar al equipo la capacidad de centralizar documentos y tener acceso al flujo de trabajo. Esto era tanto más importante cuanto que algunas partes interesadas del equipo no trabajan in situ. Además, la mayor visibilidad ha influido positivamente en el comportamiento de los jefes de proyecto en cuanto al cumplimiento de la metodología. «Elequipo ha acogido muy bien el nuevo sistema y la formación«, confirma Michelle. «Aparte de mí, los demás miembros del equipo de la PMO son todos nuevos, así que decidimos esperar y formarlos en el nuevo sistema. En toda la empresa hay 15 personas clave que utilizan PWA y no trabajan in situ. Ahora pueden supervisar su flujo de trabajo de forma rápida y sencilla y comprobar que todo se ha hecho y que se han cumplido todos los entregables.»

Lecciones aprendidas: La importancia de la planificación

Los días iniciales de planificación e investigación previos a la implantación fueron vitales para garantizar que el paquete pudiera adaptarse exactamente a las necesidades de Allied Bakeries. Según el consultor de Wellingtone:«Pasamos dos días organizando talleres para examinar cómo quería Allied Bakeries utilizar Project Server para ayudar a seleccionar, planificar y gestionar proyectos. Examinamos todos sus procesos existentes y definimos cómo queríamos configurar Project Server para que se ajustara a sus necesidades futuras.»

El resultado final: Una resolución satisfactoria

Sobre el papel de Wellingtone en el proceso, Michelle dice:«Los consultores estaban muy bien informados, sabían claramente de lo que hablaban. Podías hacer una pregunta y enseguida sabían la respuesta«.«El equipo técnico de Wellingtone era experto en las capacidades de elaboración de informes, lo que complementaba los profundos conocimientos estratégicos y prácticos del consultor principal. Tenemosun paquete de asistencia con ellos que cubrirá los próximos 12 meses y sin duda volveríamos a recurrir a Wellingtone si surgiera el proyecto adecuado.» Según el consultor de Wellingtone:«Ha sido un verdadero éxito porque Allied Bakeries ya tenía experiencia con 2007, así como procesos avanzados y un conocimiento detallado de sus necesidades organizativas. Eso significaba que podían ser realmente proactivos y que entendían el lenguaje que utilizábamos. Sus procedimientos y procesos de gestión de proyectos son ejemplares. Fue muy satisfactorio completar el proyecto sabiendo que ahora podían tener plena visibilidad de esos procedimientos y mostrar al Consejo y a las partes interesadas el impacto positivo de sus prácticas rigurosas y bien gestionadas con sólo pulsar un botón»

Para saber más sobre Allied Bakeries, visite www.alliedbakeries.co.uk.