Ya no podemos darnos el lujo de pagar por la gestión de portfolio
De repente, muchas organizaciones se encontraron en una situación inesperada y trágica: sus fuentes de ingresos se detuvieron, se recortó su presupuesto, se suspendieron sus iniciativas y se examinaron sus proyectos actuales. Todos ellos. Uno a uno. ¿Qué podemos parar? ¿Qué necesitamos para continuar ?, se vieron obligados a preguntar. Te desmostraré porqué ahora es el mejor momento para invertir en la gestión de portfolio de proyectos.
Paradójicamente, a pesar de los reconocidos beneficios de la gestión eficaz de la cartera de proyectos, fue justo entonces, después de que fueron golpeados por la crisis pandémica, cuando estas organizaciones se dieron cuenta de la importancia de un adecuado equilibrio de riesgos y gestión de recursos en su portafolio. Tengo noticias para ti: los recursos son (siempre) limitados. También podríamos comenzar a administrar nuestros proyectos y programas con esa mentalidad en mente. Ya no podemos darnos el lujo de pagar a la gestión del portfolio.
El momento es ahora
Sin embargo, las crisis también nos aporta grandes oportunidades para reinventarnos. Esto es lo que me gustaría desafiarles hoy también considerando invertir en la gestión del portfolio de proyectos.
- Tienes tiempo para prepararte: han pasado unaos meses desde que comenzó toda esta locura. Ya no nos apresuramos a intentar que todos trabajen desde casa sin comprometer la seguridad de los datos. Ya no estamos luchando contra incendios o corriendo de una reunión a otra. Todavía no sé cómo se ve la «nueva normalidad» (¿hubo alguna vez una forma «normal») pero, si obtuvimos algo de la crisis, ciertamente era el momento. Más tiempo para reflexionar, organizar, planificar, elaborar estrategias. ¿Qué no funcionaba y necesita mejorar? Este es el momento de estar preparado para el futuro.
- Los malos proyectos no tienen lugar para esconderse: las crisis traen un tipo inusual de transparencia a las organizaciones. Debido al acortamiento de los presupuestos, los portfolios están más asegurados y ese ejercicio termina revelando los proyectos frágiles cuyos business cases nunca se acumularon, pero aún así se llevaron a cabo. Ya sabes de lo que estoy hablando: los elefantes en la habitación, los proyectos de mascotas, ese proyecto que pasa desapercibido. Se le brinda una gran oportunidad para evaluar lo que vale la pena hacer o no.
- Uso optimizado de los recursos: al implementar la gestión del portfolio de proyectos, los recursos, ya sea personas, dinero u otros, se pueden asignar a las iniciativas donde son más útiles, es decir, a los proyectos que más contribuyen al logro de los objetivos estratégicos de la organización. No es suficiente con simplemente iniciar un proyecto. Necesitamos más proyectos que se traduzcan en negocios reales y en el impacto social.
- Más previsibilidad: es imposible predecir el futuro pero, cuando se trata de diseño organizacional, es más importante estar listo que tener la razón. Al adoptar un enfoque disciplinado y coherente sobre cómo se seleccionan y priorizan las iniciativas, las organizaciones reciben una visión temprana sobre la complejidad y los recursos involucrados, los plazos potenciales o el riesgo a gestionar, de esta manera obtienen mucha más previsibilidad de lo que se avecina.
- Toma de decisiones mejor informada: si existe una forma coherente y estructurada de evaluar las iniciativas identificadas o en curso, con una visión clara de los beneficios y los impulsores estratégicos de cada una, también es más sencillo tomar decisiones de manera más segura desde el impacto de tales decisiones se conocerían a través de la planificación de escenarios y el análisis hipotético en las carteras seleccionadas. Una organización eficaz no solo debe preocuparse por hacer los proyectos correctamente, sino también por hacer los proyectos correctos.
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