7 pasos a seguir para garantizar el éxito del proyecto

Vale, no puedo resolver todos los problemas del proyecto en un artículo que sea fácil de leer, pero tengo los 7 consejos principales para el éxito del proyecto de los que he hablado cientos de veces al formar a miles de gerentes de proyectos, así que aquí los tienes. Esto no es una garantía, pero seguir estos 7 pasos puede mejorar drásticamente las posibilidades de éxito del proyecto.

1) ¿Cuál es el alcance?

La razón número uno por la que los proyectos no tienen éxito es la pérdida de alcance o la falta de definición del alcance. ¿Qué diablos se supone que estáis haciendo tanto tu com el equipo del proyecto? A menudo, el Gerente de Proyecto participa mientras el alcance aún se está definiendo, y eso debe convertirse en el trabajo nº1.

Trabaja con el patrocinador del proyecto y otras partes interesadas clave para impulsar la creación por escrito de un alcance acordado. Obtén la aprobación de este alcance. Es igualmente útil enumerar las cosas que están fuera del alcance que otros supondrán que están incluidas.

2) Preparación

El primer paso para el éxito es la preparación y es sorprendente la cantidad de proyectos que fracasan debido a una mala preparación. Se citó una vez a Henry Ford diciendo que «prepararse es el secreto del éxito». Esto puede parecer obvio, pero con demasiada frecuencia el gerente de proyecto es presionado para comenzar antes de estar realmente listos. La alta dirección a veces puede confundir acción con progreso, puedes estar muy ocupado pero logrando muy poco si vas en la dirección incorrecta, así que prepárate primero y luego arranca.

Si comienzas antes de estar listo, te puedes encontrar problemas inesperados, invariablemente estos problemas retrasarán e interrumpirán el progreso. La solución de estos problemas no solo implica demoras, sino que también puede haber presión para reanudar el progreso y, como resultado, es posible que no implementes la solución más rentable debido a la presión del tiempo. ¿Cuántas veces ha escuchado «arreglarlo, nos preocuparemos por el presupuesto más adelante»?

3) Planificar

En este punto, busca entender la información que has recopilado en el paso de Preparación y establece un grado de orden y dirección. Se recomienda involucrar al equipo del proyecto en esto tan pronto como sea posible. Los miembros de tu equipo se sentirán valorados y comprometidos, harán una contribución al plan y alinearán su éxito con el tuyo. Tu equipo es un activo valioso, pueden alertarte sobre riesgos que tú mismo también ignoras o soluciones en las que nunca hubieras pensado.

Es probable que surja un plan de proyecto con el tiempo, es posible que planifiques solo la fase o etapa inmediata con gran detalle y que las etapas posteriores se asignen una ventana de tiempo proporcional. “Time-boxing” (ajustar el tiempo) tu planificación es una expresión reconocido para este enfoque.

La buena planificación es un arte más que una ciencia. No te lies tratando de reflejar cada detalle del proyecto en el cronograma de un proyecto. Como una regla de oro: un proyecto que lleva meses, debe tener tareas que lleven días.

Puedes asignar a las tareas un «factor de confianza» (bajo, medio, alto) acordado con los involucrados para mostrar cuán seguros están todos en el tiempo estimado. Aquellas tareas con poca confianza merecen una mayor atención por parte del equipo y del PM.

Recuerda: planifica el trabajo, luego trabaja en el plan.

Al planificar, hay 7 preguntas que debes hacer:

1. ¿Qué se debe hacer?
2. ¿Por qué es necesario hacerlo? ¿Cuándo debe hacerse?
3. ¿Quién lo hará?
4. ¿Qué necesitarán?
5. ¿Cuánto costará todo?
6. ¿Qué sucede si…?

Estas preguntas pueden servir para validar la necesidad del proyecto y determinar su alcance y si los plazos son realistas. A veces, los proyectos tendrán objetivos tanto ocultos como evidentes y tu, como director del proyecto, debes ser consciente de la verdadera naturaleza del proyecto, ya que serás su figura decorativa y representante durante el ciclo de vida del proyecto. También podemos identificar los requisitos de recursos y el costo de entrega del proyecto, ¿el business case aún se mantiene una vez que existe un presupuesto más realista derivado de un plan de proyecto detallado? (esta era la número 7)

La pregunta final sirve para enfocarnos en el riesgo: cualquier proyecto representará una oportunidad y con la oportunidad viene el riesgo. Debemos considerar las cosas que PODRÍAN tener un impacto en nuestro proyecto, la mayoría de los riesgos identificados nunca llegarán a suceder, pero eso no nos exime de considerar su potencial de ocurrir y de tener un impacto en los resultados de nuestro proyecto.

4) Establecer un ciclo de progreso

Debes establecer un ciclo de progreso regular, a menudo semanal o quincenal. Aquí es donde el equipo central del proyecto se sienta y revisa el progreso del período anterior, luego establece el rumbo para el período actual.

Esta reunión de progreso debe ser breve y precisa y proporcionar una claridad absoluta sobre quién es responsable de qué y los plazos acordados.

A menudo recomiendo tener esta reunión de pie, posiblemente en torno al «proyecto» si tu proyecto se relaciona con una entidad física. Las reuniones que se realizan de pie llevan la mitad de tiempo que aquellas en las que todos se sientan, toman café y se desvían del tema.

El ciclo de progreso proporciona impulso y estructura a su proyecto.

4) Comunicar

La comunicación deficiente o ineficaz se cita regularmente como la causa más común de fracaso del proyecto. A pesar de ser una actividad cotidiana, la comunicación es un tema complejo con multitud de elementos que, si no se consideran bien, pueden generar problemas.

Los factores que pueden socavar una comunicación clara y concisa pueden incluir:

• Edad de los participantes en la comunicación
• Trasfondo cultural
• Logro educativo
• Experiencia
• Antigüedad
• Actitud
• Ambiente
• Medio

¿Puedes considerar otros factores que podrían afectar la comunicación? Como puedes apreciar, hay muchas cosas que podrían salir mal. Agrega la proliferación de ambos canales de comunicación y la probabilidad de que la documentación evolucione con el tiempo y puede ser que las personas no reciban información o trabajen con información desactualizada.

Para que la comunicación tenga éxito, es necesario planificarla tanto como el cronograma del proyecto. Con quién te comunicarás, en qué formato y con qué frecuencia: todas estas consideraciones deben formar parte de un plan de comunicación.

También debes considerar formas de garantizar que la información se distribuya a los destinatarios relevantes de manera oportuna. El mantenimiento de un registro de distribución de información según tus especificaciones, estándares, diseños o dibujos, así como la correspondencia, debe garantizar que todos se mantengan actualizados y trabajando con la información correcta.

5) Garantiza una propiedad clara de la tarea

La claridad de la propiedad de la tarea lo es todo. Si tienes una tarea que no tiene una fecha límite definida o un propietario claramente designado, entonces no se llevará a cabo. Asegúrate de que los propietarios de las tareas acepten la responsabilidad de completar el trabajo dentro del plazo, con el nivel adecuado de calidad y, por supuesto, el costo.

Los propietarios deben estar preparados para dar actualizaciones sobre el progreso durante la reunión del ciclo de progreso.

6) Supervisión y control

Combino deliberadamente estos dos pasos como uno solo porque deben ser una disciplina continua una vez que tu proyecto esté en funcionamiento. He conocido a bastantes personas a lo largo de estos años que invierten mucho tiempo y esfuerzo en producir un plan de proyecto para presentarlo a la gerencia a fin de obtener la “aceptación” de su proyecto. Una vez que se obtiene la aprobación, el plan del proyecto ha hecho su trabajo, nada podría estar más lejos de la verdad.

El plan del proyecto puede considerarse como un mapa, sabemos dónde estamos y dónde queremos estar. El plan del proyecto establece cómo prevemos llegar a nuestro destino. ¿Te embarcarías en un viaje desconocido sin algún tipo de referencia o guía?

Idealmente, el plan del proyecto se mantiene y actualiza para reflejar el progreso hasta el momento y proporcionar una previsión hasta su finalización. Actualizar un plan puede considerarse engorroso, pero es un buen hábito para adquirir: «poco y a menudo» debe ser el mantra, si aplazas la actualización del plan, puede convertirse en una tarea ardua y también perderás la capacidad de tomar medidas correctivas antes, en lugar de demasiado tarde.

Cómo lo estamos haciendo y cuándo terminaremos son preguntas que se pueden abordar con un plan de proyecto actualizado.

Además, un plan actualizado puede ser un documento en vivo en el que puedes capturar información relevante «en el momento»: la posibilidad de agregar notas a las tareas o conectar documentos al proyecto proporciona al director del proyecto una variedad de formas de registrar y capturar información valiosa.

7) Revisión

El paso final hacia el éxito del proyecto es el proceso de revisión, comparando los resultados con lo planeado y, lo más importante, entendiendo las diferencias entre lo que planeamos y lo que realmente sucedió.

En mi opinión, este paso es casi tan importante como la comunicación en términos de influir en el éxito del proyecto. Puedes preguntarte cómo algo al final puede ser tan valioso e importante. Puede que nunca hayas oído hablar de Georges Santayana, pero apuesto a que has escuchado una frase que él acuñó.

Si no aprendemos de la historia estamos condenados a repetirla.

¿Con qué frecuencia te encuentras en circunstancias similares pero desagradables murmurando la frase consagrada, «si tan sólo …»?

El proceso de revisión nos brinda la oportunidad de aprender de la experiencia y de aplicar ese conocimiento a proyectos futuros.

Con frecuencia, la gente omite estos pasos más importantes por una de las siguientes 3 razones:

1. Estamos tan ocupados avanzando que no tenemos tiempo para mirar atrás.
2. Había un plan, pero nunca lo actualizamos, por lo que no tenemos datos significativos para usar en análisis o comparaciones.
3. Todos sabemos que el proyecto fue un desastre, solo neguemos que alguna vez sucedió.

Ninguna de estas excusas es aceptable, la gestión de proyectos está fuertemente enfocada en la mejora continua. Para aprender de la experiencia, debemos ser capaces de evaluar el desempeño de manera disciplinada y consistente. Solo podemos hacer esto si hemos registrado datos confiables para comparar los resultados con las estimaciones.

El proceso de revisión puede proporcionar información valiosa sobre áreas de mejora e igualmente áreas en las que nos desempeñamos con un alto nivel, cómo se pueden emplear estas buenas prácticas en otros lugares para beneficiar a nuestra organización y cómo se desempeña. Éstas y otras preguntas solo se pueden abordar si dedicamos tiempo a aprender de nuestros proyectos terminados, lo que a su vez requiere que hayamos ejercido la disciplina de actualizar nuestros proyectos con el progreso de principio a fin.

Espero que estos 7 pasos para el éxito del proyecto validen tu propio enfoque, te proporcionen indicaciones para mejorar o te aporten in extremis un marco sobre el cual construir el éxito de tu futuro proyecto: ¡feliz planificación!