Se te ha encomendado la emocionante idea de implementar una PMO desde cero. ¡Qué bueno! Sin legado, sin malos hábitos o historias desalentadoras de fracasos, sino un campo nuevo para que una PMO se establezca y florezca. El problema es que esta es tu primera vez. Y, como ocurre con todas las primeras veces, no tienes ni idea de lo que realmente estás haciendo o se supone que debes hacer. Has escuchado historias de fallas de PMO, personas que salen corriendo al escuchar la palabra «PMO» y, seamos honestos, estás un poco nervioso por todo el asunto y por cómo administrarlo por tu cuenta. Sin embargo, no temas: estamos aquí para ti.

Si estás buscando una lista de pasos o sugerencias y consejos para configurar tu PMO, todo lo que debes hacer es seguir leyendo. ¡Tu puedes!

1) Trátalo como un Programa

Lo primero es lo primero: implementar una PMO es un programa en sí mismo, con varios flujos de trabajo (o proyectos) que deben administrarse.

Esto significa que deberás definir:

• Lo que quieres lograr
• Configurar un equipo (contratar, si es necesario)
• Planificar los entregables y los hitos que se deben cumplir
• Y, bueno, entregar. En términos simples, trata de responder por qué, qué, quién, cuándo, cuánto y qué bien pinta.

Estos aspectos deben incluirse en el ‘PMO Charter’, el documento que formaliza la existencia de este nuevo proyecto en la organización. Al configurar una PMO, recuerda también que estás alterando la forma en que se entienden los proyectos en la organización y cómo trabajan las personas, por lo tanto, tan importante como gestionar la entrega será gestionar el cambio resultante y en torno a este proyecto.

SUGERENCIA: si es posible, tenga un especialista en gestión del cambio como su aliado.

2) Haz un poco de investigación

Una de las primeras cosas que deberás hacer es tener una idea de lo que ya está disponible y cuántos proyectos están en marcha. A menudo, ya existen algunas plantillas de registro RAID que alguien usó en el pasado o un proceso para registrar los costes del proyecto por parte del equipo de Finanzas… Es solo que apenas un grupo de personas lo conocen y no están realmente estandarizados. No es necesario reinventar la rueda; si has descubierto tal escenario, trabaja con tu comunidad de proyectos para mejorarlo y estandarizarlo.

En cuanto a los proyectos en curso, la creación de un registro de la cartera de proyectos es imprescindible, incluso si lleva tiempo producirlo. Créeme, lo llevará, pero vale la pena el esfuerzo. Es posible que debas llamar a varias puertas (o, en realidad, unirte a varias reuniones de Teams) antes de tener una vista precisa y completa del portfolio actual. Esto sucede porque la gente no se da cuenta de que esa ‘pequeña cosa’ en la que han estado trabajando es, de hecho, un proyecto y no solo como de costumbre, o porque hay varios ‘proyectos submarinos’ que solo ven la luz del día cuando necesitan más presupuesto para continuar, o simplemente porque no existe un entendimiento común de lo que es un proyecto. Si ese es el caso, estás ante uno de los primeros desafíos que debes cubrir.

3) Co-crear la PMO

Este es mi mayor consejo para cualquiera que desee implementar una PMO desde cero. La PMO no se trata de ti, se trata de aquellos a quienes la PMO va a atender: los clientes de la PMO, es decir, el patrocinador de la PMO, los equipos de proyectos, los equipos de alta dirección, las unidades de negocio, entre otros. Puedes tener esta hermosa idea de lo que va a ser la PMO, todo de color de rosa, en un mundo feliz… pero no te equivoques, si otros no comparten esa idea, si lo que estás proponiendo no aborda sus puntos débiles, entonces, esta va a ser una «venta» muy difícil, créeme.

En este punto, lo que realmente necesitas hacer es generar confianza, generar un sentido de comunidad y conocer los desafíos que las personas están experimentando en sus proyectos. «Nadie destruye lo que uno ayuda a construir», por lo tanto, los clientes de la PMO deben participar desde la compensación.

Considera establecer una comunidad de práctica para proyectos y comienza por hacer algunas preguntas simples que serán la entrada para tu futura PMO:

• ¿Qué los mantiene despiertos por la noche (hablamos de temas de proyectos, por supuesto!)
• ¿Qué quieren de la PMO?
• ¿Cómo juzgarán el éxito de la PMO?

4) Construye una hoja de ruta

Ahora que estás conectado con los clientes de la PMO y has buscado sus comentarios, usémoslos. Necesitas una hoja de ruta tangible con etapas de madurez claramente definidas e hitos clave, que pueden basarse en un análisis de madurez y los resultados de tu investigación. Roma no se conquistó en una hora, ¡empieza de manera sencilla! Implementar una PMO de alto rendimiento lleva tiempo y, si tienes recursos limitados (¿quién no los tiene?), Debes establecer la idea de que sea un viaje, una maratón en lugar de un sprint. Por lo tanto, al redactar tu hoja de ruta, es fundamental priorizar los servicios en tu futuro catálogo de servicios, asegurándote de que haya bases sólidas en su lugar. Es posible que aún no puedas definir la realización adecuada de los beneficios, pero como mínimo, todos los proyectos deben articularse en un business case, por qué son necesarios, por ejemplo.

Además, debes publicar la hoja de ruta. No tengas miedo de compartirla, después de todo, tus clientes deben saber qué pueden esperar de la PMO. Te recomiendo que lo hagas emocionante y fácil de identificar. Las PMO no deberían tener que ver con la burocracia y los procesos aburridos, sino con hacer que trabajar en proyectos sea un viaje placentero. Permitimos mejores proyectos, eso es todo.

Un último consejo: presta mucha atención a los primeros 100 días de la PMO, que es cuando la atención de las personas está en su punto máximo y tu querrás compartir algunas de las ganancias rápidas para que continúe.

5) Comunicar, comunicar, comunicar

Puedes pensar que estoy exagerando al haber repetido la palabra ‘comunicar’, pero muchas PMO fallan debido a la falta de comunicación. Son muy efectivas en la producción de guías y plantillas para los equipos de proyecto, sin embargo, no han establecido ninguna conexión con sus clientes que tampoco tienen ni idea de cómo se está desempeñando la PMO. Necesitamos comunicarnos más y mejor.

Debes dar visibilidad de lo próximos pasos de la PMO y cómo se está desempeñando la PMO en su hoja de ruta. Pedimos este tipo de información todo el tiempo en los proyectos, así que ¿por qué no hacerlo de la misma forma en la PMO? Hacer lo que se dice es una manera fantástica de generar confianza y credibilidad, así que no descuides el poder de una buena comunicación. Sin embargo, esto no se limita a un estado de progreso: puedes hacer un roadshow interno para marcar el lanzamiento de la PMO, configurar un conjunto de sesiones breves de lecciones aprendidas, celebrar el éxito en el logro de un hito importante, etc. Pero hagas lo que hagas, debes estar presente y utilizarlo como una oportunidad para involucrar a la comunidad. Al final del día, el éxito de la PMO es el éxito de la gestión de proyectos organizacionales, por lo tanto, hay que celebrarlo juntos.

Es difícil ser prescriptivo cuando se trata de implementar una PMO: como humanos, nuestro cerebro es perezoso (¡el mío, al menos!) Prefiere todo organizado y establecido en blanco y negro, sin espacio para la ambigüedad. Sin embargo, tengo buenas noticias para ti: no vivimos en un mundo así. Las PMO, al igual que los proyectos, son contextuales: rara vez se crean como un lienzo en blanco, en el sentido de que las organizaciones ya tienen una cultura establecida y los proyectos se han estado ejecutando, ya sea que la PMO existiera o no, o incluso si se llamaron proyectos o no. A continuación, las listas siempre deben tenerse en cuenta junto con un buen pensamiento crítico antiguo. Sin embargo, los fundamentos presentados anteriormente son aplicables a todos los escenarios, por lo que estoy seguro de que lo hará muy bien.

Solo necesitarás tener en cuenta un pequeño secreto (la razón por la que estoy susurrando ahora es porque realmente es un secreto, shhhhh): configurar una PMO no se trata (solo) de seleccionar el tipo de PMO apropiado (aunque en Wellingtone ¡No creemos en los tipos de PMO!) o en la discusión de procesos y herramientas. Configura una PMO porque deseas facilitar la vida de las personas cuando trabajan o toman decisiones sobre proyectos. Por lo tanto, si mantienes a las personas en el centro de la implementación de la PMO, el resto simplemente viene rodado. Ese es nuestro secreto ahora, así que cuídalo bien.

Si piensas que te vendría bien una ayuda adicional o deseas saber más sobre las alegrías de implantar una PMO, los desafíos comunes y cómo superarlos, echa un vistazo a nuestro curso PMO Practitioner o pónte en contacto para recibir asistencia especializada y consejos de un profesional que vive y respira PMO – nuestro equipo en Wellingtone.

Si lo que buscas es un software de gestión de proyectos que ayude a tu PMO a gestionar el portafolio de proyectos de tu organización, echa un vistazo a los beneficios que Power PPM o Project for the Web pueden ofrecerte.

Para aquellos que han configurado PMO antes, ¿te suena todo esto? ¿Qué más áñadirías?

Para los que se embarcan en la aventura por primera vez: ¡buena suerte! Comparte con nosotros tu experiencia, ¡nos encantaría saber de ti!