¿Qué es Gobernanza?  La Association for Project Management (APM) lo define como

«La Gobernanza es el marco de autoridad y responsabilidad que define y controla los productos, resultados y beneficios de los proyectos, programas y portfolios».

O, en otras palabras, la gobernanza es el marco de gestión dentro del cual las personas adecuadas toman las decisiones del proyecto en el momento adecuado.

En términos prácticos, los aspectos más destacados de la gobernanza incluyen; una Junta de Portfolio (o entidad con nombre similar) con autoridad para aprobar proyectos para comenzar o moverse a través de Stage Gates.

Un proceso de aprobación y solicitud de cambio claramente definido. También deberían presentarse definiciones claras de roles, responsabilidades y rutas de escalada.

La gobernanza sugiere burocracia y lenta toma de decisiones.

¿Un anatema para las formas modernas y ágiles de trabajar? Absolutamente no si se ejecuta correctamente enfocada al beneficio práctico. Entonces, ¿cuáles son los 5 beneficios principales de una buena gobernanza de proyectos?

5 beneficios de una buena gobernanza del proyecto

1) Se aprueban los proyectos correctos.

Cada organización tiene recursos limitados, dinero y personas.

Es imperativo que este recurso se centre en aquellos proyectos que contribuyen mejor a los objetivos corporativos, entregando el mayor retorno de la inversión.

Un proceso de aprobación formal asegura que cada idea de proyecto sea evaluada objetivamente, por personas debidamente autorizadas, contra prioridades en competencia (y otras ideas de proyecto) con solo lo mejor para avanzar en la planificación detallada.

Los gerentes no deberían ocuparse de proyectos favoritos a expensas de una organización más amplia.

2) Mejor gestión del alcance

La razón número uno por la que los proyectos no logran brindar beneficios definidos en tiempo, costo y calidad es la variación del alcance o la falta de definición del alcance.

Documentar y aprobar el alcance acordado es fundamental para cualquier organización que busque alcanzar algún tipo de madurez de gestión de proyectos.

Este suele ser un documento de alcance, quizás un PID (término PRINCE2) o PMP (término APM), o como quieras etiquetarlo.

El buen gobierno garantiza que los gerentes de proyectos, patrocinadores y equipos de proyectos sigan un enfoque acordado.

Este enfoque acordado incluye completar la documentación apropiada del proyecto y la parte superior de esa lista (ok, quizás el segundo después de un Business Case) es el documento de alcance.

Una buena gobernanza garantiza que las personas adecuadas revisen y firmen el alcance del proyecto propuesto. Para un proyecto local o departamental, este podría ser el patrocinador del proyecto asignado.

Para grandes inversiones corporativas, esto podría ser la Junta de Portfolio o varios ejecutivos senior.

Sin un documento de alcance, es probable que fallemos, sin una buena gobernanza, corremos el riesgo de que los documentos de alcance sean una ocurrencia tardía o no sean vistos por los responsables de la toma de decisiones.

3. Mejor control de cambios

La organización no es estática. El alcance y los objetivos del proyecto tampoco son estáticos. Las personas Senior tienden a cambiar de opinión.

Hay muchas razones por las que podríamos necesitar cambiar algo en un proyecto aprobado.

Podríamos buscar agregar alcance, solicitar más fondos o pasar a una fecha límite revisada.

Estos cambios significativos no deberían recaer en el gerente del proyecto. Por el contrario, el gerente del proyecto debe garantizar que se siga un proceso de control de cambios apropiado que permita tomar decisiones al nivel apropiado.

Si una tarea se va a retrasar 5 días, entonces tal vez el equipo del proyecto lo gestione ellos mismos. Si la fecha de lanzamiento va a cambiar en 2 meses, entonces probablemente sea algo para su revisión en la Junta de Cartera como parte del buen gobierno.

El equipo del proyecto debe capturar y evaluar cualquier solicitud de cambio.

Aquellos con un impacto significativo (según lo definido por el proceso de gobernanza) deben ser transferidos a los tomadores de decisiones apropiados. Tal vez el patrocinador sea el aprobado apropiado, o el rechazador del cambio, o tal vez deba intensificarse aún más.

La buena gobernanza proporciona un claro proceso de control de cambios en la toma de decisiones.

4. Etapas

Ya hemos planeado el proyecto, ahora sigamos adelante. Hemos completado el trabajo, ahora cerremos el proyecto.

Los equipos de proyecto pueden buscar avanzar a través de las etapas del proyecto (planificación, implementación, cierre) con poca consideración por el proceso, después de todo, solo quieren llegar al final lo más rápido posible para reclamar la victoria.

Las etapas aseguran que los proyectos se revisen formalmente en puntos clave a lo largo del recorrido del proyecto. Se aseguran de que los equipos del proyecto hayan completado los procesos definidos acordados con el estándar correcto y estén preparados correctamente para la siguiente fase.

Una vez aprobado, el equipo del proyecto puede pasar a la siguiente etapa. El número de etapas y el rigor del proceso de aprobación deben reflejar la escala, la complejidad, el riesgo y el costo de cada proyecto.

La buena gobernanza garantiza que los proyectos y los equipos de proyecto puedan demostrar que han completado cada etapa correctamente y que están listos para avanzar a la siguiente.

5. Claridad de roles y responsabilidades.

La gobernanza proporciona el marco para los proyectos. Una buena gobernanza incluye una guía clara sobre el papel del equipo del proyecto, el gerente del proyecto, el patrocinador y las entidades que toman decisiones, como la Junta de Portfolio.

La buena gobernanza garantiza que tengamos una comprensión común clara de los roles y el nivel de responsabilidad. Esto proporciona la base para una clara escalada de riesgos y problemas, así como los cambios propuestos.

La claridad de quién hace qué y el enfoque acordado para seleccionar, planificar, ejecutar y cerrar proyectos es fundamental para el éxito del proyecto a largo plazo. Esto solo puede suceder si hay un marco de gobierno claro.

Este marco debe ser apto para su propósito, no apto para estallar con la burocracia. Si se presenta la información correcta en el momento adecuado, la toma de decisiones no solo puede ser rápida, sino que también puede estar bien informada.

La clave es una buena gobernanza.

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By: Vince Hines

Vince Hines
Managing Director BSc, MAPM, MACostE, MIoD, MCTS, MCITP, MCT PMO-CP, PRINCE2 & P3O

Publicado: 9 junio 2020