La palabra «Transformación» se utiliza mucho en estos días, especialmente dados los cambios actuales que tienen lugar en este mundo globalizado y en rápida evolución. Entonces, comencemos con qué es la Transformación del Negocio. Después de todo, todavía hay muchas definiciones dependiendo de la organización y su contexto. Aquí usaremos la definición de la APM:

La transformación digital es esencialmente la transformación el negocio que se produce como respuesta a los cambios en el comportamiento del cliente. Los cambios en la demanda de los clientes debido al rápido avance de la tecnología y el cambio en la forma en que acceden a la información, los productos y los servicios significan que las empresas deben determinar si sus procesos, procedimientos, modelos operativos y estructuras organizativas actuales siguen siendo relevantes.
Definición de APM

Las grandes empresas fomentan una tensión productiva entre continuidad y cambio.
Jim Collins

¿Por qué es importante la transformación de negocio para una organización?

Todas las empresas pasarán por una transformación empresarial en algún momento. ¿Por qué?

Las razones para la transformación del negocio incluyen:

• Obtención de ventajas de mercado
• Seguir siendo competitivo
• Encontrar eficiencias y disminuir los costes
• Adoptar nuevas tecnologías y avances
• Explorar nuevas fuentes de ingresos
• Llevar la innovación a sus clientes

Normalmente, el proceso implica comprender el contexto organizacional actual, dónde quiere estar la organización y luego desarrollar una hoja de ruta sobre cómo lograr este futuro estado aspiracional.

Creo que como empresa, si puedes hacer bien estas dos cosas: tener una dirección clara sobre lo que estás tratando de hacer y traer a grandes personas que puedan ejecutar las cosas, entonces puedes hacerlo bastante bien.
Mark Zuckerberg, CEO, Facebook

¿Cómo puede la PMO ayudar con la transformación empresarial?

En esencia, debemos pensar en las personas, los procesos y la tecnología cuando se trata de grandes transformaciones de negocio. Pero, ¿cómo puede la PMO ayudar con esta transformación empresarial? Mientras que todas las PMO (y organizaciones… y equipos… y líderes) son diferentes, estas son las que considero como las 3 formas más poderosas en que una PMO puede ayudar a lograr el éxito de la transformación empresarial:

1) La PMO debe ser vista como un socio estratégico

La PMO debe estar posicionada en el nivel Ejecutivo C-Suite. Todos los proyectos y programas deben estar vinculados a los objetivos estratégicos del negocio. Asegúrate de que todos los proyectos y programas estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización y que la PMO supervisa todo el portfolio de proyectos. La PMO debe realizar un análisis del portfolio para proporcionar recomendaciones sobre qué proyectos deben priorizarse, qué presupuesto debe asignarse y la capacidad de recursos frente a la demanda.

Los proyectos deben gestionarse con cuidado; los riesgos y los problemas deben escalarse a través de rutas de gobernanza cuando sea apropiado. En los últimos años ha habido una brecha entre la estrategia organizacional y los proyectos que se están implementando. La PMO puede buscar abordar esto y garantizar que las transformaciones correctas tengan lugar en el momento adecuado. Si la PMO es vista como un socio estratégico, entonces también tendrá más validez y credibilidad cuando se trata de liderar programas de transformación de negocio, asegurando que cualquier transformación empresarial esté alineada con las tendencias del mercado y la cultura organizacional. La PMO también puede actuar como un intermediario de información sobre la transformación, informando al alza sobre el éxito y comunicándose a la baja en la entrega.

2) Las PMO son integradoras

Debe ser un centro central de conocimiento y recursos, un equipo que supervise toda la organización. Debido a su posición única dentro del negocio, la PMO está en el lugar óptimo para fomentar y dominar la colaboración.  Es a través de la colaboración que se pueden abordar muchos desafíos organizacionales. Fomentar la colaboración entre departamentos asegurando que una visión holística del portfolio y los objetivos de la empresa esté fácilmente disponible: los colegas que trabajan hacia un objetivo común promoverán la empatía y el trabajo en equipo.

El intercambio de información también es clave para la colaboración; tener algún tipo de herramienta PPM será de gran ayuda en este punto. Otras formas en que tu PMO puede dominar la colaboración entre organizaciones es mediante el desarrollo de un lenguaje organizativo común con procesos y procedimientos comunes y, lo que es más importante, un plan de comunicación sólido para la transformación que incluya diferentes formatos y frecuencias teniendo en cuenta a las partes interesadas. ¡Asegúrate de celebrar y publicar cualquier victoria también! La PMO se encuentra en una posición distintiva para fomentar este tipo de cultura y actividad en toda una organización.

3) La PMO debe ser ágil

Todas las PMO son diferentes, no existe un enfoque de «talla única». Es crucial que el enfoque y las formas de trabajo de una PMO se adapten en función del contexto organizacional y las capacidades de gestión de proyectos en la comunidad. El enfoque de una PMO ágil debe ser proporcionar un entorno donde los proyectos ágiles tengan éxito. Puedes encontrar más información sobre la PMO AGILE en este artículo.

Las organizaciones que demuestran agilidad muestran:

• Poca jerarquía dentro de sus estructuras
• Un propósito común y un sistema de creencias
• Un enfoque en las personas empoderadas, su desarrollo y su bienestar
• Procesos y modelos de gobierno simples y adaptables
• Una cultura de apoyo a la innovación y el aprendizaje

Umbral de riesgo superior a la media

En un mundo que cambia muy rápidamente, la única estrategia que está garantizada para fracasar es no tomar riesgos.
Mark Zuckerberg, CEO, Facebook

Al asegurarse de que su PMO opere con agilidad y comprenda completamente lo que significa que un proyecto se entregue utilizando prácticas ágiles, también apoyará a su organización para realizar esos cambios transformacionales de una manera grande. Los profesionales líderes y aquellos con experiencia en principios y prácticas ágiles son muy buscados en el mundo de la gestión de proyectos y las PMO. Y son estos expertos los que pueden ser llamados a apoyar la entrega del programa de transformación de una organización. Una PMO ágil debe permitir tanto las formas ágiles de trabajar como la agilidad dentro de los propios equipos y la comunidad de gestión de proyectos en general.

En resumen, las principales formas en que su PMO puede impulsar la transformación del negocio son; abogar por que su PMO sea un socio estratégico con un patrocinador senior activo, colabore ampliamente como equipo y en toda la organización y sea ágil. Manténgalo simple y recuerde, su enfoque siempre debe ser #humanfirst.

It is not the strongest or the most intelligent who will survive, but those who can best manage change.
Charles Darwin