10 formas de gestionar tu PMO en tiempos de cuarentena

Si hace un mes te hubiera dicho que pronto el mundo estaría aislado y la gente estaría peleando por el papel higiénico, probablemente me habrías llamado loca. La escala del impacto resultante de covid-19 y la dificultad de predecirlo, lo ubica en la categoría de los eventos del «black swan». ¡Apuesto a que no tenías este riesgo en tu registro de riesgos!

A pesar de esta locura de situación, más típica de una película de Hollywood, el espectáculo debe continuar. ¿Y «a quién vas a llamar»? A la PMO!

Si su PMO está en cuarentena, como la mayoría de nosotros, te animo a que intentes encontrar lo positivo de todo esto. En el mundo del ajetreo, a menudo no tenemos la oportunidad de detenernos y reflexionar sobre cómo se está desempeñando la PMO, comunicando o agregando valor a la organización. Bueno, tengo algunas noticias para ti: ya te conseguiste una.

1. Ayuda a tus directores de proyectos y programas a evaluar el impacto de covid-19 en sus proyectos y programas: para apoyar la evaluación racional y la respuesta al brote de COVID-19 y su impacto en sus proyectos, iniciativas y desarrollo de productos, echa un vistazo a esta fantástica herramienta de Ricardo Vargas: https://ricardo-vargas.com/special-projects/covid19/
2. Prepárese para la continuidad del negocio: el mundo y las prácticas laborales podrían no ser las mismas después de este final de pandemia. Algunas empresas incluso podrían darse cuenta de que muchas reuniones podrían haber sido solo correos electrónicos y que el espacio de la oficina no es un gran problema después de todo. Entonces, ¿qué hacer hoy para prepararse para mañana? Es probable que los comités de gobernanza sigan existiendo, los proyectos aún necesiten aprobación, los equipos de proyecto aún necesiten orientación y la PMO aún sea necesaria. Pero ¿y si la PMO desapareció? Ser indispensable es un negocio arriesgado, por lo tanto, debe asegurarse de que, incluso durante una crisis, la PMO (o los servicios prestados por ella) puedan funcionar completamente. Comienza a tomar notas.
3. Conviértete en el Tablón de Anuncios: se espera que las PMO sean la única fuente confiable de verdad en las organizaciones y, en un escenario donde los equipos trabajan de forma remota, tener un único punto de información es más relevante que nunca. «¿Cuál podría ser el impacto para el programa si la capacitación se retrasa?» o «¿Cuánto dinero está en riesgo para el portfolio si se pospone cierta puesta en marcha?» son solo ejemplos del tipo de preguntas que podrían llegarte. Afortunadamente, ya formas parte de una organización digital transformada y los responsables de la toma de decisiones pueden autoinformarse a través de soluciones casi en tiempo real como Project Online, Project for the Web o Power BI, para que usted, PMO, pueda centrarse en proporcionar información en lugar de solo datos! Si no, tal vez es hora de llamarnos.
4. Continúe compartiendo la información: las PMO deben apoyar a las organizaciones de aprendizaje y, si los equipos del proyecto no están cerca para charlar en la máquina de café, eso no debería ser un impedimento para que usted todavía se asegure de que la información fluya, sea capturada y reutilizada. Esto es aún más importante ya que, debido a la alta tasa de contagio de covid-19, todos corremos el riesgo de enfermarnos de repente. Con herramientas que permiten realizar el trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar, como el conjunto de aplicaciones de Office 365, no hay excusa si hay perdida de información. A pesar de lo que puedan sugerir los estantes vacíos, confía en mí: ¡La información es más valiosa que el papel higiénico!
5. Haga un análisis DAFO a su PMO: comprender dónde residen las fortalezas y debilidades (dentro de la PMO) y las oportunidades y amenazas (fuera de la PMO) es un aporte importante para ayudar a construir su hoja de ruta de PMO al considerar diferentes perspectivas y capitalizar las capacidades y recursos que ya podrían estar a su disposición.
6. Revisa la hoja de ruta de la PMO: una hoja de ruta (realista) es una herramienta de comunicación fundamental para las PMO, ya que permite establecer expectativas y crear un sentido de propósito en el equipo de la PMO. Si aún no está claro qué se quiere lograr en los próximos 3, 6 o 12 meses, hoy es un gran día para comenzar a trabajar en ese plan.
7. Revisa los servicios proporcionados por la PMO: si aún no tienes un catálogo de servicios, este es un buen momento para comenzar a crear uno para que esté disponible una lista claramente definida de los servicios proporcionados por la PMO y no necesites escuchar de nuevo «¿qué hace la PMO?». Si ya tienes uno, ¿por qué no lo revisas? ¿Se prestan todos los servicios de manera efectiva? ¿Cuenta con KPI para medirlos? ¿Todavía se ajustan a las necesidades del negocio en este tiempo turbulento?
8. Desarrolla profesionalmente tu equipo de PMO: el papel de un líder es formar nuevos líderes. ¿Qué estás haciendo para desarrollar los futuros líderes en tu equipo de la PMO? Usa este tiempo para reflexionar sobre el nivel de competencia de cada miembro del equipo y lo que está en tu mano para apoyar su desarrollo profesional y personal. ¡Te aseguro que no faltarán soluciones para la creación de formación online!
9. Mantente conectado: y no me refiero a estar conectado a la pantalla, sino a las personas. No te equivoques: las PMO son instrumentos de integración. Es fácil sentirse absorto en uno mismo con rondas de conference calls o cansarse y desconectarse si intentas mantener ocupado a tu hijo y ser productivo al mismo tiempo mientras trabajas desde su casa. Sin embargo, somos animales sociales. Por lo tanto, incluso si es solo para un descanso virtual o para intercambiar recetas sobre cómo sobrevivir al autoaislamiento, mantente en contacto con tu equipo y tus compañeros. El distanciamiento social no debería equivaler a la soledad.
10. Lidera desde el ejemplo: en tiempos de crisis, los ojos de su equipo estarán puestos en ti. Tienes la responsabilidad de liderar en medio de la incertidumbre, la ansiedad, el miedo. Sé valiente para reconocer la vulnerabilidad, pero también sé amable para apoyar a otros durante el viaje. Las personas afrontan el estrés de diferentes maneras y tu papel como Líder de la PMO debe ser impulsar comportamientos y prácticas, estar disponible para escuchar (a veces eso es todo lo que se necesita) y garantizar las medidas y los próximos pasos. Covid-19 no es «solo gripe» y no solo se trata de contraerla, sino de lo que esa infección puede significar para los demás. No se trata de mi inmunidad sino de nuestra inmunidad. Este es el momento de cuidar a los demás y que las empresas muestren una verdadera responsabilidad social corporativa. Empieza contigo.

Mantente a salvo y no dejes de compartir tu amor por la PMO!